2026年会议展览服务合同协议

2026年会议展览服务合同协议甲方（委托方）：[甲方公司全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[甲方公司地址]联系电话：[甲方联系电话]电子邮箱：[甲方电子邮箱]乙方（服务方）：[乙方公司全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[乙方公司地址]联系电话：[乙方联系电话]电子邮箱：[乙方电子邮箱]鉴于甲方有意于2026年举办“[活动名称]”（以下简称“活动”），需要乙方提供专业的会议展览策划、组织、执行及相关配套服务，乙方具备相应的能力和资源可以满足甲方需求。双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定，本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成以下协议，以资共同遵守。第一条服务范围与内容乙方同意根据甲方的要求，并按照行业惯例和标准，为活动提供以下服务：1.1活动策划与咨询：包括活动主题构思、形式设计、流程规划、目标受众分析、预算初步建议等。1.2场地选址、评估、预订与管理：根据活动需求，协助甲方进行场地考察，推荐合适的场地，并负责与场地方进行沟通、谈判、签订场地租赁合同及相关管理事宜。1.3预算编制与费用管理：制定详细的活动总体预算方案，并负责或协助甲方管理活动各项费用的支出，确保费用使用符合合同约定。1.4宣传推广：制定并执行活动宣传推广方案，包括但不限于设计制作宣传物料（如海报、邀请函、网站宣传页等）、利用社交媒体平台进行线上推广、发送电子邮件邀请等。1.5注册与接待管理：建立和管理活动在线注册系统，负责活动参与者的注册、确认和管理；负责活动现场签到、引导、资料发放、礼品派发等接待工作。1.6物料设计与制作：根据活动主题和需求，负责设计制作活动所需的各类物料，包括但不限于背景板、舞台搭建、指示牌、签到台、会议手册、宣传册、工作证、纪念品等，并确保按时交付。1.7设备租赁与管理：根据活动需求，负责租赁音响设备、灯光设备、投影设备、LED显示屏、同声传译设备等必要的技术设备，并负责设备的搭建、调试、现场操作及维护保障。1.8供应商协调与管理：负责筛选、评估、邀请和谈判活动所需的搭建公司、餐饮服务商、演艺人员、礼仪模特、安保服务公司、运输服务公司等第三方供应商，并负责签订合同及活动期间的现场协调与管理。1.9现场执行与管理：负责活动当天的整体流程控制、人员调度、现场秩序维护、突发事件处理、与场地管理方及各供应商的协调沟通，确保活动顺利进行。1.10会后服务：负责活动结束后的场地清理、物料回收（或根据甲方要求处置）、活动资料整理、参与反馈收集、媒体对接等工作。第二条活动信息2.1活动名称：[活动名称]2.2活动时间：2026年[具体日期][具体开始时间]至[具体结束时间]2.3活动地点：[具体活动场地名称]2.4活动规模：预计参会/参展人数约为[具体人数]人2.5活动形式：[具体活动形式，如论坛、展览、发布会等]第三条费用与支付条款3.1服务总费用：本合同项下乙方提供全部约定的服务，服务总费用为人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]整）。3.2费用构成：服务总费用已包含乙方为提供本合同项下服务所需产生的所有费用，具体构成明细参见本合同附件一（若约定，若无则删除此句）。3.3支付方式：甲方应通过银行转账方式向乙方支付合同款项。乙方指定收款账户信息如下：开户名：[乙方公司全称]开户银行：[开户银行名称]银行账号：[银行账号]3.4支付节点与比例：3.4.1本合同签订后[具体天数]日内，甲方应向乙方支付合同总费用的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元（作为定金/预付款）。3.4.2活动场地租赁合同签订后[具体天数]日内，甲方应向乙方支付合同总费用的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元。3.4.3活动举办前[具体天数]日内，甲方应向乙方支付合同总费用的[具体百分比]%，即人民币[具体金额]元。3.4.4活动成功举办完毕后[具体天数]日内，甲方应根据乙方提供的符合要求的费用结算单据，支付剩余的[具体百分比]%合同款项，即人民币[具体金额]元。3.5发票：乙方应在收到甲方每笔付款后[具体天数]日内，向甲方开具等额、合法的增值税[专用/普通]发票。3.6税费承担：本合同项下所有费用均以人民币表示，为含税价格。与乙方服务相关的税费（如增值税等）由[甲方/乙方]承担。第四条双方权利与义务4.1甲方的权利与义务：4.1.1有权对乙方提供的服务进行监督，并提出合理化的建议和意见。4.1.2有权要求乙方按照合同约定提供服务，确保服务质量符合要求。4.1.3有权在按照合同约定支付全部服务费用后，获得由乙方提供的与活动相关的部分成果（如活动照片、视频等，具体范围以合同附件二约定为准，若无则删除此句）。4.1.4应按照本合同第三条的约定，按时足额向乙方支付服务费用。4.1.5应及时、准确地向乙方提供举办活动所需的相关资料、信息及决策支持。4.1.6应保证其拥有举办本次活动所需的全部权利和许可，并确保活动场地符合相关法律法规的要求。4.1.7应积极配合乙方进行活动筹备及现场协调工作。4.1.8应对活动效果进行最终确认。4.2乙方的权利与义务：4.2.1有权按照本合同第二条约定的服务范围和第三条约定的费用，获得相应的报酬。4.2.2有权要求甲方按时支付服务费用。4.2.3应按照合同约定的服务范围、标准和时间要求，勤勉尽责地完成各项服务工作，确保服务质量。4.2.4应配备足够数量且具备相应资质和经验的人员来完成本合同项下的服务。4.2.5应妥善保管在服务过程中接触到的甲方的商业秘密和保密信息。4.2.6应积极配合甲方及场地管理方进行现场管理工作。4.2.7应对活动期间可能出现的风险进行预判和管理，并制定应急预案，妥善处理现场突发事件。4.2.8应在活动结束后负责场地清理及相关工作的收尾，并按照甲方要求或约定处理剩余物料。第五条知识产权归属5.1乙方为履行本合同而创作的活动主题设计、创意方案等知识产权归乙方所有。5.2活动过程中由乙方拍摄的照片、视频等成果，在甲方支付完全部合同款项后，甲方拥有用于[约定具体用途，如内部存档、非商业性宣传等]的使用权，但署名权仍归乙方。5.3其他知识产权的归属，由双方根据具体成果另行协商确定。第六条保密条款6.1甲乙双方对于在本合同签订及履行过程中所知悉的对方的商业秘密（包括但不限于价格信息、客户信息、技术信息、经营策略等）均负有保密义务。6.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露该商业秘密，但法律法规另有规定或有权机关要求披露的除外。6.3本保密义务不因本合同的终止而失效，持续有效期限为本合同终止后[具体年限，如三]年。第七条违约责任7.1若甲方未能按照本合同第三条约定按时支付款项，每逾期一日，应按逾期支付金额的[具体比例，如万分之五]向乙方支付违约金，逾期超过[具体天数]日，乙方有权暂停服务或解除合同，并要求甲方赔偿因此造成的损失。7.2若乙方未能按照本合同第一条约定提供服务，或服务质量不符合约定标准，甲方有权要求乙方限期整改，整改后仍不符合要求的，甲方有权要求减少服务费用或解除合同，并要求乙方赔偿因此造成的损失。7.3任何一方违反本合同第六条保密义务，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。7.4因不可抗力导致本合同无法履行或部分无法履行时，双方互不承担违约责任，但应在不可抗力发生后[具体天数]日内通知对方，并提供相关证明文件，并应采取积极措施减少损失。第八条不可抗力8.1本合同所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括但不限于自然灾害（如地震、洪水、台风）、战争、动乱、政府行为、法律法规变更、大规模传染病疫情等。8.2遭遇不可抗力的一方应在不可抗力发生后[具体天数]日内书面通知对方，并提供相关证明。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延期履行、部分履行或解除合同。因不可抗力影响，导致合同目的无法实现的，合同可解除，双方互不承担违约责任。第九条争议解决凡因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均有权向[有管辖权的人民法院，例如：乙方所在地有管辖权的人民法院]提起诉讼。第十条合同生效、变更与终止10.1本合同自双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）之日起生效。10.2对本合同的任何修改或补充，均须经双方书面同意，并签订书面补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。10.3本合同在下列任一情况下终止：(a)双方约定的合同服务全部履行完毕；(b)双方协商一致同意终止；(c)一方严重违反本合同约定，导致合同目的无法实现，守约方有权书面通知违约方解除合同；(d)出现本合同第八条约定的不可抗力，且双方协商决定解除合同。10.4合同终止后，双方应结清所有费用，乙方应向甲方返还属于甲方的资料、物品等，并按照约定处理未完成的工作或剩余物料。第十一条通知与送达11.1双方在本合同中载明的地址、联系电话、电子邮箱为有效联系方式。任何书面通知按此地址邮寄（以挂号信或快递发出后[具体天数]日视为送达）、传真（以发出时视为送达）或电子邮件（以发送成功时视为送达）均视为有效送达。11.2任何一方变更联系方