有限公司合同管理制度

有限公司合同管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司合同管理，防范合同风险，保障公司合法权益，提高合同履约效率，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中与自然人、法人或其他组织之间订立、履行、变更、解除、终止各类合同、协议及其他具有合同性质的文件（以下统称“合同”）。公司对外发出的要约、承诺，以及虽未形成书面文件但具有合同约束力的口头约定，亦参照本制度管理。第三条基本原则合同管理遵循以下原则：（一）合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等行为必须符合国家法律法规及行业规范。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，意思表示真实，遵循公平原则确定各方权利义务，恪守诚实信用。（三）风险控制原则：以事前防范为主，事中控制为辅，事后补救为补充，全程防范合同风险。（四）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同利益最大化，降低合同成本。（五）统一管理与分级负责相结合原则：公司对合同实行统一规范管理，各业务部门按照职责分工负责具体合同的发起、履行与跟踪。第四条合同管理定义本制度所称合同管理，是指对合同的立项、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、解除、纠纷处理、归档等全过程的管理活动。第二章组织与职责第五条合同管理部门公司综合管理部（或指定法务部门/岗位，下同）是合同管理的归口部门，负责统筹、协调、监督和指导公司各项合同管理工作。其主要职责包括：（一）拟定、修订和解释公司合同管理制度及相关配套文件；（二）组织制定和修订公司标准合同文本，并监督其使用；（三）参与公司重大合同的谈判、起草与审核工作；（四）对合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见；（五）监督检查合同履行情况，协助处理合同纠纷；（六）负责合同专用章的保管与使用管理；（七）组织合同管理培训，提供合同法律支持；（八）负责合同档案的统一归档与管理。第六条业务承办部门各业务部门是合同的发起和履行部门，对本部门业务范围内合同的真实性、必要性、可行性及合同履行的及时性、完整性负责。其主要职责包括：（一）负责合同项目的可行性研究与立项；（二）负责组织合同相对方的选择、资信调查与评估；（三）负责合同谈判的具体组织工作，提出合同主要内容和商务条款；（四）负责合同文本的初步拟定（如无标准文本）或根据标准文本进行填写；（五）按照本制度规定发起合同审核流程，并对提交审核材料的真实性、完整性负责；（六）负责合同的履行、跟踪、协调，及时报告履行中出现的问题；（七）负责收集、整理合同履行过程中的相关证据材料；（八）参与合同纠纷的协商、调解工作。第七条财务部门财务部门负责对合同中涉及的财务条款进行审核，包括但不限于价款、支付方式、税务处理、发票开具等，并对合同履行过程中的资金收付进行管理和监督。第八条其他相关部门根据合同性质和内容，涉及技术、质量、安全等方面的合同，应由相应的技术部门、质量部门、安全管理部门等对相关专业条款进行审核并提出意见。第九条审批权限公司根据合同的性质、金额、重要程度等因素，设定不同层级的合同审批权限。具体审批权限表作为本制度的附件另行制定。任何合同的签署均须经相应权限的审批人批准后方可进行。第三章合同的发起与准备第十条合同立项业务承办部门在开展业务活动需要订立合同时，应首先进行立项。对于重大或复杂的合同项目，应进行可行性研究论证，并形成书面报告。第十一条缔约相对方资格审查与资信调查业务承办部门在与相对方接触前或正式谈判前，必须对其进行资格审查和资信调查。审查内容包括但不限于：（一）相对方的主体资格证明文件（如营业执照、组织机构代码证、相关资质证书等）；（二）相对方的法定代表人或授权代表人的身份证明及授权委托书；（三）相对方的经营状况、财务状况、履约能力、商业信誉、过往合作情况等；（四）对涉及担保、知识产权、特许经营等特殊业务的，还应审查相对方是否具备相应的许可或权利证明。调查可通过查询官方信息平台、要求对方提供相关资料、实地考察、咨询行业协会或第三方机构等方式进行。调查结果应形成书面记录。第十二条合同谈判业务承办部门应根据立项内容和资信调查情况，组织与相对方进行合同谈判。谈判前应制定谈判策略和底线。重大合同的谈判，合同管理部门及其他相关部门应参与。谈判过程中应做好记录，重要事项应取得对方书面确认。第四章合同文本的拟定与审核第十三条合同文本的选用公司鼓励使用经合同管理部门审定的标准合同文本。标准合同文本由合同管理部门根据业务需要组织制定和修订，并定期发布。对于非标准合同，业务承办部门应参照类似标准文本或国家示范文本（如有）拟定。第十四条合同基本条款合同一般应包含以下主要条款：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的（指货物、服务、工程等）；（三）数量；（四）质量；（五）价款或者报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法（优先选择诉讼或仲裁，并明确管辖地或仲裁机构）；（九）合同生效条件、签订日期。根据合同性质的不同，还可包括技术标准与规范、保密条款、知识产权归属、不可抗力、通知与送达等其他必要条款。第十五条合同评审合同正式签署前，必须经过评审。合同评审采用会签或指定审批路径的方式进行。评审流程由业务承办部门发起，依次提交给相关部门（如财务、技术、法务等）进行审核。各审核部门应在规定时限内对职责范围内的条款进行认真审核，并签署明确的审核意见（同意、修改、不同意）。对需要修改的，应提出具体修改建议。第十六条法律审核所有合同在签署前均须经过合同管理部门的法律审核。合同管理部门主要审核以下内容：（一）合同主体资格的合法性；（二）合同内容的合法性、合规性；（三）合同条款的完整性、严谨性、公平性；（四）违约责任的明确性和可操作性；（五）争议解决方式的合理性；（六）合同形式的规范性。合同管理部门对审核中发现的问题，应及时与业务承办部门沟通，并提出修改意见。第五章合同的谈判与签署第十七条合同的最终确认合同经评审通过后，业务承办部门应根据评审意见与相对方进行最终确认或修改，形成合同定稿。如修改内容涉及已审核通过的条款，应重新履行相应的审核程序。第十八条合同签署（一）合同文本应使用A4纸张打印，字迹清晰，无涂改。如有修改，应经双方签字盖章确认。（二）合同签署应坚持“先审批后签署”的原则。未经审批或审批未通过的合同，不得签署。（三）法定代表人是公司合同的签署人。法定代表人可根据公司章程或书面授权委托其他人员代为签署合同。授权委托书应明确授权范围、权限和期限。（四）合同签署时，应加盖公司合同专用章。合同专用章的使用按照本制度第七章的规定执行。（五）相对方为单位的，应加盖其公章或合同专用章，并由其法定代表人或授权代表人签字；相对方为自然人的，应由其本人签字并加按指印。第十九条合同份数合同签署份数应根据实际需要确定，一般至少应签署两份，双方各执一份。涉及财务、归档等需要的，应增加相应份数。第六章合同的履行第二十条履行原则合同生效后，业务承办部门应严格按照合同约定全面、及时、适当履行合同义务，并积极督促相对方履行其合同义务。第二十一条履行跟踪与监控业务承办部门是合同履行跟踪的第一责任人，应指定专人负责：（一）建立合同履行台账，记录合同主要内容、履行进度、付款情况等；（二）定期检查合同履行情况，对发现的问题及时处理并向相关领导和合同管理部门报告；（三）在履行期限届满前，及时提醒相关部门或人员做好履行准备；（四）对相对方可能或已经发生的违约行为，应立即采取措施防止损失扩大，并收集相关证据。第二十二条合同款项支付财务部门应根据生效的合同及审批手续办理款项支付。对于未按合同约定履行或存在争议的款项，财务部门有权暂缓支付，并及时通知业务承办部门。第二十三条合同履行的变更、解除与终止（一）在合同履行过程中，因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务承办部门应与相对方协商，并签订书面变更或解除协议，按原合同审批程序履行审核手续。（二）出现法律规定或合同约定的解除情形时，业务承办部门应及时提出处理意见，按审批程序报批后，依法或依约行使解除权。（三）合同履行完毕或因其他原因终止后，业务承办部门应及时办理合同终结手续，并将相关情况告知合同管理部门和财务部门。第二十四条合同履行中的证据管理业务承办部门在合同履行过程中，应注意收集、整理和妥善保管与合同履行相关的所有文件资料，包括但不限于订单、送货单、验收单、入库单、发票、付款凭证、往来函件、会议纪要、变更协议等。这些资料是合同履行的重要证明，也是处理合同纠纷的关键证据。第七章合同专用章管理第二十五条合同专用章的刻制与保管公司合同专用章由合同管理部门统一申请刻制，并指定专人负责保管。保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止被盗用、滥用。第二十六条合同专用章的使用（一）合同专用章仅限用于公司对外签订各类合同，严禁用于其他用途。（二）使用合同专用章前，必须履行完备的审批手续，经有权审批人批准后方可盖章。（三）盖章时应确保合同文本与审批通过的版本一致，并核对合同相对方的签字盖章情况。（四）严禁在空白合同文本、空白纸张或未经审批的合同上加盖合同专用章。（五）合同专用章使用情况应进行登记，记录用印日期、合同名称、编号、用印部门、审批人、经办人等信息。第二十七条合同专用章的交接与废止合同专用章保管人发生变动时，应办理严格的交接手续。因公司名称变更、印章损坏或其他原因需要废止原合同专用章的，应按规定程序办理，并将废止印章及时封存或销毁。第八章合同纠纷的处理第二十八条纠纷报告与处理原则合同履行过程中发生争议或纠纷的，业务承办部门应立即查明原因，及时向公司领导和合同管理部门报告，并积极采取措施防止事态扩大和损失蔓延。合同纠纷处理应遵循“友好协商、平等互利、依法处理”的原则。第二十九条协商与调解发生合同纠纷后，业务承办部门应首先尝试与相对方进行友好协商或请求第三方调解，争取达成和解协议。协商或调解达成一致的，应签订书面协议。第三十条仲裁与诉讼协商或调解不成，或根据合同约定需通过仲裁或诉讼解决的，业务承办部门应在合同管理部门的指导下，及时收集、整理相关证据材料，提出处理方案，按审批程序报批后，依法向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。第三十一条纠纷处理中的配合在合同纠纷处理过程中，各相关部门应积极配合，提供必要的支持和协助。合同管理部门负责提供法律支持和指导。第九章合同的归档与保管第三十二条合同归档范围所有经过签署的合同原件及其附件、审批文件、履行过程中的重要单据、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等，均属于合同归档范围。第三十三条归档要求合同履行完毕或终止后三十日内，业务承办部门应将合同及相关资料整理成册，按照公司档案管理规定移交合同管理部门统一归档。归档材料应齐全、完整、规范。第三十四条档案保管与查阅合同管理部门应建立健全合同档案管理制度，对归档合同进行分类、编号、登记、装订，并采取防火、防潮、防虫、防盗等措施妥善保管。合同档案的查阅、复制、借阅须履行相应的审批手续，并遵守保密规定。第三十五条档案保管期限合同档案的保管期限应根据合同性质、重要程度及法律规定确定，一般不少于合同有效期届满后三年，重要合同应永久保存。第十章监督与责任第三十六条监督检查公司合同管理部门及审计部门（如有）应定期或不定期对公司合同管理制度的执行情况进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见。第三十七条责任追究对于违反本制度规定，导致公司合同管理混乱、发生合同纠纷、造成公司经济损失或不良影响的，公司将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。具体情形包括但不限于：（一）未经审批擅自签订合同的；（二）在合同谈判、审核、履行中弄虚作假、玩忽职守的；（三）泄露合同商业秘密或公司机密的；（四）擅自变更、解除合同或不按合同约定履行义务的；（五）因管理不善导致合同文件、印章遗失或损坏的；（六）发生