中职学校档案管理制度

中职学校档案管理制度第一章总则第一条为规范学校档案管理工作，提高档案管理科学化、制度化、规范化水平，有效保护和利用档案资源，服务学校教育教学、科学研究、行政管理及各项事业发展，根据《中华人民共和国档案法》《中等职业学校档案管理办法》及相关法律法规，结合本校实际，制定本制度。第二条本制度所称学校档案，是指学校在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。第三条学校档案工作是学校整体工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业。全校各部门和全体师生员工均有保护档案的义务。第四条档案管理工作遵循统一领导、分级负责、集中管理的原则，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章管理机构与职责第五条学校档案工作实行校长领导下的档案机构统一管理体制。学校办公室是档案工作的职能管理部门，负责统筹、协调、指导和监督全校档案工作。设立综合档案室，配备专职档案员，具体负责学校各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。第六条各部门应明确一名负责人分管本部门档案工作，并指定兼职档案员，负责本部门应归档文件材料的收集、初步整理和定期向学校档案室移交。兼职档案员应保持相对稳定。第七条档案管理部门及人员职责：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善学校档案管理规章制度。2.负责全校各类档案的接收、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计、编目和利用工作。3.指导和督促各部门做好文件材料的形成、积累、整理和预归档工作。4.组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质和管理水平。5.负责档案库房的日常管理，确保档案安全，防止档案损毁、丢失和泄密。6.积极开发档案信息资源，编制检索工具和参考资料，为学校各项工作提供服务。7.按规定向有关档案馆移交档案。第三章档案的收集与整理第八条档案收集范围包括：1.党群类：学校党委、党总支、党支部、工会、共青团、学生会等组织的各类会议文件、决议、纪要、工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要通知等。2.行政类：学校行政管理工作中形成的各类文件，如学校发展规划、年度计划、总结、规章制度、机构设置与人员任免、奖惩、人事管理、财务管理、资产管理、后勤保障、安全保卫等方面的文件材料。3.教学类：教学计划、教学大纲、课程标准、教材、讲义、教案、教学日历、学生名册、学籍卡、成绩册、毕业生登记表、实习报告、技能鉴定材料、教学研究成果、教学评估材料等。4.学生类：学生入学登记表、学籍档案、奖惩材料、党团组织材料、毕业生推荐表、体检表等。5.科研类：科研项目立项、研究过程、成果鉴定、获奖、专利、学术论文等材料。6.基建类：学校基本建设项目的可行性研究、规划设计、施工图纸、工程概预算、招投标文件、竣工验收报告等材料。7.设备类：各类教学、科研、办公设备的购置合同、开箱记录、安装调试报告、使用说明书、维修保养记录等。8.财务类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等（按会计档案管理规定执行）。9.外事类：对外交流、合作办学、考察访问等活动中形成的文件材料。10.声像及实物类：学校重大活动、重要会议、校园建设、师生风采等方面的照片、录音、录像、光盘、荣誉证书、奖杯、纪念品等。11.电子档案类：在计算机等电子设备中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。第九条文件材料的归档时间：1.党群、行政、教学、学生、科研等类文件材料，应在次年上半年完成归档。2.基建项目档案，在项目竣工验收后三个月内完成归档。3.设备档案，在设备安装调试合格后一个月内完成归档。4.会计档案，在会计年度终了后，由会计部门整理立卷，保管一年后移交档案室。5.声像、实物等档案，应在活动结束后及时整理归档。第十条归档要求：1.归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件，手续齐全，内容真实，字迹清楚，符合归档要求。2.归档文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，区分不同价值，分类整理、立卷。3.纸质文件材料应使用碳素墨水、蓝黑墨水书写，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水及易褪色的墨水。4.电子文件的归档应符合国家关于电子文件归档的相关规定，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。5.各部门兼职档案员应将整理好的案卷连同案卷目录（一式两份）一并移交档案室，办理交接手续。第四章档案的保管与保护第十一条档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。配备必要的温湿度调控设备、消防器材和监控设备。第十二条档案库房应保持整洁、干燥，严禁吸烟和存放易燃易爆物品。档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并报告。第十三条档案实行集中统一管理，专人负责。不同载体的档案应分类存放，妥善保管。对珍贵、重要的档案应采取特殊保护措施。第十四条严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行登记手续。第十五条积极采用先进的档案保护技术和现代化管理手段，对档案进行数字化加工和存储，建立档案管理信息系统，提高档案管理和利用效率。第十六条定期对档案进行清点核对，发现档案短缺、破损、变质等情况，应及时采取补救措施，并报告主管领导。第五章档案的利用与服务第十七条档案利用是档案工作的根本目的。档案室应建立健全档案利用制度，简化利用手续，为学校各项工作和社会提供服务。第十八条学校内部人员因工作需要查阅档案，须凭所在部门介绍信或本人有效证件，经档案管理人员同意后，方可查阅。查阅秘密以上级别的档案，须经学校分管档案工作的领导批准。第十九条校外单位或个人查阅档案，须持单位介绍信和本人有效证件，经学校办公室主任或档案管理部门负责人批准。查阅涉密档案，须经学校分管档案工作的领导批准。第二十条查阅档案时，必须遵守档案管理规定和阅览室规则，爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经许可，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。第二十一条档案一般不得带出档案室。确因特殊情况需要借出的，须经档案管理部门负责人批准，严格履行借阅手续，限期归还。档案借出期间，借阅者对档案的安全、保密负全部责任。第二十二条复制档案须经档案管理人员同意，并由档案室负责复制，复制件须加盖档案证明章。第二十三条查档者应在指定位置查阅档案。查阅完毕，档案管理人员要认真核对，确认无误后，在查阅登记簿上签字。第二十四条档案室应根据学校工作需要，主动开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等，为学校决策提供依据。第六章档案的鉴定与销毁第二十五条档案鉴定工作由学校档案鉴定小组负责。鉴定小组由分管档案工作的校领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门人员组成。第二十六条档案鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行价值鉴定，区分其存毁。对确无保存价值的档案，应提出销毁意见，报学校分管领导批准后，方可销毁。第二十七条销毁档案必须严格按