会议策划委托书

会议策划委托书甲方（委托人）：________________________名称/姓名：________________________地址：________________________联系方式：________________________法定代表人/负责人：________________________（若为单位）乙方（受托人）：________________________名称/姓名：________________________地址：________________________联系方式：________________________法定代表人/负责人：________________________甲乙双方根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，本着平等自愿、诚实信用原则，就甲方委托乙方策划会议事宜，达成如下协议：###第一条委托事项与具体要求1.1会议基本信息（1）会议名称：________________________（2）会议类型：________________________（如行业峰会、产品发布会、年会等）（3）会议时间：______年____月____日____时至____时（具体日期、时段）（4）会议地点：________________________（城市、具体场馆，如需乙方协调需注明）1.2会议目标________________________（如“参会人数不少于____人”“媒体报道不少于____家”“品牌曝光量不低于____”等需量化目标）。1.3策划范围（1）前期策划：主题创意设计、议程框架拟定、嘉宾邀请及名单确认、场地选址与协调、物料设计（背景板、手册、礼品等）、宣传推广方案（线上/线下渠道及排期）。（2）中期执行：现场布置（舞台、灯光、音响、桌椅等）、流程控场（主持人对接、环节衔接）、签到管理（线上线下签到系统）、应急方案（设备故障、人员疏散、天气突变等）。（3）后期服务：会议总结报告（含参会数据、反馈分析、媒体报道汇总）、资料归档（电子/纸质资料）、费用结算。1.4特殊要求________________________（如需多语言翻译、线上直播、互动环节设计、防疫措施等，需具体说明）。###第二条双方权利与义务2.1甲方权利与义务（1）权利：①对乙方策划方案提出修改意见，直至符合要求；②监督乙方服务进度，有权要求乙方提供阶段性成果（如议程初稿、场地确认函）；③按约定标准对乙方完成的工作进行验收，有权拒绝不符合要求的服务。（2）义务：①按时提供必要资料（会议背景、嘉宾名单、品牌VI系统等），并确保资料真实合法；②按约定支付费用（见第三条）；③配合乙方开展工作（如确认嘉宾行程、签署场地租赁合同等）。2.2乙方权利与义务（1）权利：①要求甲方提供必要资料和配合，否则可顺延工期；②按约定收取报酬。（2）义务：①专业义务：按行业标准和委托要求策划会议，确保方案可行性（如场地容量匹配参会人数、设备符合技术标准）；②亲自处理义务：原则上需亲自完成策划事务，未经甲方同意不得转委托（紧急情况需事后X日内书面追认）；③报告义务：每____日向甲方汇报工作进展，及时告知可能影响会议的重大事项（如场地临时取消）；④保密义务：不得泄露甲方提供的商业秘密、会议敏感信息（如未公开的产品计划、嘉宾隐私）；⑤损害赔偿义务：因乙方过错（如场地协调失误导致会议延期）造成甲方损失的，需承担赔偿责任。###第三条费用与支付3.1费用构成（1）策划费：________________________元（含方案设计、创意策划等智力服务费用）；（2）执行费：________________________元（明细：场地租赁____元/天、物料制作____元、设备租赁____元、人员劳务____元、嘉宾差旅/接待____元等）；（3）其他费用：________________________元（如宣传推广费、线上直播技术费等）。3.2支付方式（1）预付款：合同签订后3个工作日内，甲方支付总费用的30%，即________________________元；（2）进度款：策划方案及宣传推广方案经甲方书面确认后，甲方支付总费用的40%，即________________________元；（3）尾款：会议结束后7个工作日内，甲方凭乙方提供的《验收合格证明》支付剩余30%，即________________________元。（4）支付账户：乙方指定银行账户________________________，户名________________________，开户行________________________。3.3发票开具乙方应在收到每笔款项后X日内，向甲方提供等额合法发票（类型：□增值税普通发票□增值税专用发票）。###第四条服务期限与成果交付4.1服务期限（1）策划阶段：自合同签订之日起至______年____月____日完成策划方案，甲方需在3个工作日内反馈意见；（2）执行阶段：自方案确认之日起至______年____月____日会议结束，____月____日前提交总结报告。4.2成果交付（1）交付内容：策划方案（电子版/纸质版）、场地确认函、物料设计稿（含源文件）、宣传推广排期表、会议执行手册、现场照片/视频（精选30张/5分钟）、总结报告；（2）交付方式：电子版发送至甲方邮箱________________________，纸质版签字盖章后邮寄至甲方地址或现场交付。###第五条验收标准与方式5.1验收标准（1）符合本合同第一条约定的“委托事项与具体要求”；（2）符合行业通行标准（如舞台搭建符合《建筑施工安全规范》、音响设备无杂音）；（3）甲方提出的合理修改意见（书面确认）已全部落实。5.2验收方式（1）阶段性验收：策划方案、宣传推广方案需甲方签署《方案确认函》；（2）最终验收：会议结束后7个工作日内，甲方按以下清单验收并签署《验收合格证明》：①会议议程与最终版本一致；②参会人数达到目标____%以上；③物料布置与设计稿一致；④宣传推广曝光量达到____；⑤无重大安全事故或流程失误。（3）若验收不合格，乙方应在X日内整改，整改后仍不合格，甲方有权解除合同并要求乙方退还已支付费用及赔偿损失。###第六条违约责任6.1甲方违约责任（1）未按时支付费用：每逾期一日，按应付未付金额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，乙方有权解除合同并要求甲方赔偿已投入的前期成本；（2）未提供必要资料或配合：导致会议延期或无法进行的，乙方有权顺延工期，并要求甲方支付合理费用（如场地加急租赁费）。6.2乙方违约责任（1）未按时完成服务：每逾期一日，按合同总金额的0.05%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同并要求乙方退还已支付费用及赔偿损失（如另行委托第三方的费用）；（2）服务不符合标准：经整改仍不合格的，甲方有权要求乙方退还部分或全部费用，并赔偿直接损失（如宣传方案失误导致的品牌声誉损失）；（3）泄露甲方秘密：支付违约金________________________元，并赔偿全部损失（包括间接损失）；（4）转委托未经同意：支付转委托部分费用10%的违约金，并承担第三方造成的损失。###第七条保密条款7.1保密信息范围：甲方提供的商业秘密（财务数据、营销计划）、会议敏感信息（嘉宾名单、未发布产品信息）、乙方策划方案、双方合作中知悉的隐私等。7.2保密期限：合同履行期间及终止后3年。7.3保密义务：双方不得向任何第三方泄露，不得用于非合作目的，需采取加密存储、限制访问等合理措施。7.4违约责任：违反保密义务的，支付违约金________________________元并赔偿全部损失。###第八条不可抗力8.1不可抗力指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况（如自然灾害、战争、政府行为、疫情封控等）。8.2不可抗力发生后X日内，受影响方需书面通知对方并提供证明（如政府部门通知）。8.3法律后果：（1）导致合同无法履行的，双方解除合同，互不担责，甲方已支付费用，乙方扣除已发生成本后退还；（2）导致部分履行的，部分免除责任，但需采取减损措施（如改为线上会议）。###第九条争议解决9.1双方协商解决争议；协商不成的，按下列方式解决（勾选）：（1）向甲方所在地有管辖权的人民法院提起诉讼；（2）提交________________________仲裁委员会，按其现行仲裁规则仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。###第十条其他约定10.1合同变更与解除：变更需双方书面同意；解除需满足约定条件（如违约、不可抗力）或双方协商一致。10.2通知送达：双方在本合同载明的地址/联系方式为有效送达地址，变更需书面通知，否则原地址仍有效。10.3合同生效：自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（单位）或签