高校物资设备采购制度

PAGE高校物资设备采购制度一、总则（一）目的为加强学校物资设备采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院（系）、各直属单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的物资设备采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和学校规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和资金使用效益，节约资金。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校利益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责审议学校物资设备采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式等。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立采购与招标管理办公室（以下简称“采购办”），作为学校物资设备采购的执行机构，负责组织实施学校物资设备采购活动。采购办的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购制度，制定采购工作流程和操作规范。2.编制采购计划，审核采购预算，组织采购项目的实施。3.建立和管理供应商库，组织供应商资格审查和采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，协调处理采购过程中的纠纷和问题。5.收集、整理采购信息，建立采购档案，定期向上级主管部门和学校领导汇报采购工作情况。（三）采购需求部门各部门、各学院（系）、各直属单位作为采购需求部门，负责提出物资设备采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。采购需求部门应指定专人负责采购工作，确保采购需求的合理性和准确性。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.采购需求部门应根据学校事业发展规划、教学科研任务、学科建设需要等，结合本部门实际情况，每年定期编制物资设备采购计划。采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容。2.采购需求部门编制的采购计划应报本部门负责人审核后，提交采购办汇总。采购办对各部门提交的采购计划进行审核和综合平衡后，编制学校年度物资设备采购计划，报采购工作领导小组审议通过后实施。（二）采购预算编制1.采购需求部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应包括采购项目的设备购置费用、安装调试费用、运输费用、培训费用、售后服务费用等全部费用。采购预算应按照学校财务预算编制要求进行编制，确保预算的准确性和合理性。2.采购需求部门编制的采购预算应报本部门负责人审核后，提交学校财务部门审核。学校财务部门对采购预算进行审核后，报采购工作领导小组审议通过后纳入学校年度财务预算。（三）采购计划与预算调整1.采购计划和预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购计划和预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整原因和调整内容，经本部门负责人审核后，提交采购办审核。采购办审核同意后，报采购工作领导小组审议批准。2.采购计划和预算调整后，采购需求部门应及时通知采购办和相关部门，确保采购工作的顺利进行。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行组织实施。2.达到公开招标数额标准的采购项目，必须采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请与审批1.采购需求部门根据采购计划和实际工作需要，填写《物资设备采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并提交本部门负责人审核。2.采购需求部门负责人对采购申请进行审核，签署意见后提交采购办。采购办对采购申请进行初审，审核通过后报采购工作领导小组审批。3.采购工作领导小组对采购申请进行审批，审批通过后由采购办组织实施采购活动。（二）采购文件编制与发布1.采购办根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，采购办应按照规定的方式发布采购文件。公开招标采购项目的采购公告应在指定的媒体上发布；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购项目的采购文件应直接发送给被邀请的供应商。（三）供应商资格审查与报名1.采购办对报名参加采购项目的供应商进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参加采购项目的投标、谈判、询价等活动。采购办应将资格审查结果及时通知供应商。（四）开标、评标、谈判、询价1.采购办按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、谈判、询价等活动。开标应公开进行，由采购办主持，邀请所有投标人参加。评标、谈判、询价应按照规定的评标标准、谈判程序、询价规则进行，确保采购结果的公正、公平、公开。2.评标委员会、谈判小组、询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会、谈判小组、询价小组应按照采购文件规定的评标标准、谈判程序、询价规则进行评标、谈判、询价，向采购人推荐中标候选人、成交候选人或成交供应商。（五）中标、成交结果公示与公告1.采购办根据评标委员会、谈判小组、询价小组的推荐意见，确定中标、成交供应商，并发布中标、成交结果公示。中标、成交结果公示期不得少于三个工作日。2.中标、成交结果公示期满无异议后，采购办发布中标、成交公告，并向中标、成交供应商发出中标、成交通知书。（六）采购合同签订与履行1.中标、成交供应商应在收到中标、成交通知书之日起三十日内，与采购人签订采购合同。采购合同应按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件、谈判文件、询价文件等内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。采购人应按照合同约定及时支付货款，中标、成交供应商应按照合同约定及时提供货物、工程和服务，并承担相应的质量保证责任。（七）采购验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、规格型号、技术参数、质量、性能、售后服务等。2.验收合格的采购项目，采购人应签署验收报告；验收不合格的采购项目，采购人应及时与中标、成交供应商协商解决，要求中标、成交供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务。六、采购监督与管理（一）内部监督1.学校纪检监察部门负责对学校物资设备采购活动进行监督检查，受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉。2.采购办应建立健全内部监督管理制度，加强对采购工作流程的监督和管理，确保采购活动合法合规、公开透明。（二）外部监督1.学校物资设备采购活动应接受财政、审计、监察等部门的监督检查。采购办应积极配合相关部门的监督检查工作，及时提供有关资料和信息。2.学校应建立健全采购信息公开制度，将采购项目的采购计划、采购预算、采购方式、采购文件、中标成交结果、采购合同等信息在学校内部网站或指定媒体上公开，接受师生员工和社会公众的监督。（三