青岛政府采购内控制度

PAGE青岛政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强青岛市政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青岛市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的市场竞争机制，保障各类市场主体平等参与政府采购活动的权利。3.公开性原则：采购信息应依法及时、准确、完整地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，提高采购资金使用效益，实现物有所值目标。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度和流程，加强对采购活动各环节的风险防控和监督制约。二、采购预算与计划管理（一）采购预算编制1.采购人应当按照财政部门要求，根据事业发展需要和行政任务，科学、合理、准确地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等内容，并按照规定的预算编制格式和要求进行填报。3.在编制采购预算时，采购人应充分考虑项目的实际需求，避免盲目采购和重复采购，确保预算的合理性和可行性。（二）采购计划制定1.采购人应根据批准的采购预算，结合项目实施进度，制定详细的采购计划。采购计划应包括采购项目的实施时间、采购方式、采购程序、采购需求等内容。2.采购计划应按照规定的时间节点报送财政部门备案。财政部门对采购计划进行审核，对不符合规定的采购计划提出修改意见，采购人应及时进行调整。3.采购人应严格按照采购计划组织实施采购活动，不得擅自变更采购计划。如因特殊情况需要变更采购计划的，应按照规定的程序报经财政部门批准。三、采购活动组织与实施（一）采购方式选择1.采购人应根据采购项目的性质、特点、金额等因素，按照法律法规规定的采购方式进行采购。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价等。2.采用公开招标方式采购的，采购人应按照规定在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。4.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判，确定成交供应商。5.采用竞争性磋商方式采购的，采购人应成立磋商小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行磋商，确定成交供应商。6.采用询价方式采购的，采购人应成立询价小组，向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，确定成交供应商。（二）采购文件编制1.采购人应根据采购项目的特点和需求，编制详细、准确、完整的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务要求、评标标准、合同条款等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。3.在编制采购文件时，采购人应充分考虑采购项目的风险因素，制定相应的风险防控措施，如设置资格条件、要求提供履约保证金等。（三）采购程序执行1.采购人应按照规定的采购程序组织实施采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正。采购程序主要包括采购公告发布、资格审查、投标（响应）文件接收、开标（谈判、磋商、询价）、评标（评审）、中标（成交）结果公示等环节。2.在采购活动实施过程中，采购人应严格遵守法律法规和采购文件的规定，不得擅自改变采购程序和评标标准。3.采购人应建立采购活动记录制度，对采购活动的全过程进行记录，包括采购项目的名称、采购方式、采购程序、采购文件、供应商名单、评标（评审）报告、中标（成交）结果等内容。采购活动记录应妥善保存，以备查阅。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购人应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标（成交）供应商签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、交货时间、交货地点、质量标准、验收方法、付款方式、违约责任等条款。3.在签订政府采购合同前，采购人应将合同文本报财政部门备案。财政部门对合同文本进行审核，对不符合规定的合同文本提出修改意见，采购人应及时进行调整。（二）合同履行1.采购人应按照政府采购合同约定，及时向中标（成交）供应商支付采购资金。2.中标（成交）供应商应按照政府采购合同约定，按时、按质、按量履行合同义务，提供货物、工程或服务。3.在合同履行过程中，采购人应加强对合同执行情况的监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发现中标（成交）供应商有违约行为的，采购人应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与终止1.在政府采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购人应与中标（成交）供应商协商一致，并签订书面补充合同。补充合同的金额不得超过原合同金额的百分之十。2.如因不可抗力或其他法定事由需要终止政府采购合同的，采购人应及时通知中标（成交）供应商，并按照合同约定办理相关手续。五、采购验收管理（一）验收组织1.采购人应成立验收小组，负责对采购项目进行验收。验收小组应由采购人代表、专业技术人员、质量管理人员等组成。2.验收小组应根据采购文件和政府采购合同的要求，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收程序1.中标（成交）供应商应在合同约定的交货时间前，向采购人提交验收申请，并提供相关验收资料。2.采购人收到验收申请后，应及时组织验收小组进行验收。验收小组应按照验收方案的要求，对采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等进行逐一核对。3.验收过程中，验收小组应做好验收记录，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等内容。验收记录应由验收人员签字确认。4.验收合格的，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、验收标准、验收方法、验收结果等内容。验收报告应由验收人员签字确认，并加盖采购人公章。5.验收不合格的，验收小组应出具验收整改意见，要求中标（成交）供应商限期整改。中标（成交）供应商整改后，应重新申请验收，直至验收合格为止。六、采购资金支付管理（一）资金支付申请1.采购人应按照政府采购合同约定，及时向财政部门提交资金支付申请。资金支付申请应包括采购项目的名称、采购合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容。2.采购人提交资金支付申请时，应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）资金审核与支付1.财政部门收到采购人提交的资金支付申请后，应按照规定进行审核。审核内容主要包括采购项目的合法性、采购合同的履行情况、验收报告的真实性、发票的合规性等。2.经审核无误的，财政部门应按照规定及时将采购资金支付给中标（成交）供应商。七、监督检查与责任追究（一）内部监督检查1.采购人应建立健全内部监督检查制度，加强对政府采购活动的全过程监督检查。内部监督检查应包括采购预算编制、采购计划制定、采购方式选择、采购文件编制、采购程序执行、采购合同管理、采购验收管理、采购资金支付管理等环节。2.采购人应定期对政府采购活动进行内部审计，及时发现和纠正采购活动中存在的问题。（二）财政监督检查1.财政部门应加强对政府采购活动的监督检查，依法对采购人、采购代理机构、供应商等政府采购当事人的采购活动进行监督管理。2.财政部门应定期对政府采购项目进行专项检查，重点检查采购项目的合法性、采购程序的合规性、采购文件的规范性、采购合同的履行情况等内容。3.财政部门在监督检查过程中，发现政府采购当事人存在违法违规行为的，应依法予以处理，并将处理结果向社会公开。（三）社会监督1.政府采购活动应接受社会监督。任何单位和个人有权对政府采购活动中的违法违规行为进行举报。2.财政部门应设立举报电话和举报邮箱，及时受理社会公众的举报，并对举报内容进行调查核实。对经查实的违法违规行为，应依法予以处理，并将处理结果向社会公开。