阿盟卫生局档案管理制度

PAGE阿盟卫生局档案管理制度一、总则（一）目的为加强阿盟卫生局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生事业发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于阿盟卫生局机关各科室、直属事业单位及所属医疗卫生机构的档案管理工作。（三）档案定义本制度所指档案是指在阿盟卫生局各项工作活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。二、档案管理机构与职责（一）档案管理领导小组成立阿盟卫生局档案管理领导小组，由局主要领导任组长，各分管领导任副组长，机关各科室负责人及直属事业单位主要领导为成员。领导小组负责统筹协调全局档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理部门设立阿盟卫生局档案管理科，配备专职档案管理人员，负责具体实施档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本局及所属单位形成的各类档案，确保档案的齐全、完整、准确。3.开展档案的鉴定、统计、编研等工作，积极开发档案信息资源，为卫生事业发展提供服务。4.指导、监督所属单位的档案管理工作，组织档案业务培训和交流活动。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。（三）各科室及直属事业单位职责1.各科室指定专人负责本科室文件材料的收集、整理和移交工作，确保本科室形成的文件材料及时、准确地归档。2.直属事业单位应设立档案管理机构或配备专兼职档案管理人员，按照本制度要求，做好本单位档案管理工作，并接受卫生局档案管理部门的监督指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与本局工作有关的文件、指示、规定、决议等。2.本局形成的各类文件，包括局党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、统计报表、业务文件、科研成果、人事档案、财务档案等。3.本局召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。4.本局与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。5.本局工作人员在工作中形成的重要书信、手稿、照片、录音、录像等资料。6.所属医疗卫生机构报送的各类统计报表、业务资料、工作总结等。（二）收集要求1.各科室及直属事业单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应保持其真实性、完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值进行分类整理。（四）分类方法档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。其中，文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目类别进行分类；人事档案按照干部人事档案管理有关规定进行分类；财务档案按照会计档案管理办法进行分类；声像档案按照载体形式和内容进行分类。（五）整理步骤1.文书档案整理收集齐全本科室年度内形成的文件材料，对文件进行分类、排序。按照归档要求，对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录。将文件材料装订成册，填写案卷封面、卷脊，编制案卷目录。2.科技档案整理对科研项目、基建项目等科技文件材料进行收集、分类。按照项目进展情况，及时整理项目文件，建立项目档案卷册。编制项目档案目录，注明项目名称、编号、起止时间、归档日期等信息。3.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对干部档案材料进行收集、鉴别、整理。分类装订档案材料，填写档案目录，建立人事档案信息库。4.财务档案整理按照会计档案管理办法，对会计凭证、账簿、报表等财务文件材料进行收集、整理。定期将财务档案移交档案管理部门，进行统一保管。5.声像档案整理对照片、录音、录像等声像资料进行分类、编号。填写声像档案目录，注明拍摄（录制）时间、地点、内容、人物等信息。将声像资料进行整理归档，存储于磁性介质或纸质载体上。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.人事档案应及时归档，确保档案材料的完整性。4.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门。5.声像档案应在活动结束后及时整理归档。（二）归档要求1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，符合整理规范要求。2.归档的文件材料应编制详细的目录，注明文件名称、日期、文号、责任者等信息。3.归档的档案应进行装订或装盒，确保档案的整齐、美观。（三）移交手续1.各科室及直属事业单位应在规定的归档时间内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，如发现问题应及时与移交单位沟通解决。五、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点，确保档案安全。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.库房应设置不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序开展。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。2.档案柜应排列整齐，编号清晰，便于查找和管理。3.档案盒应按照档案分类编号顺序进行存放，盒内文件应排列有序，并有明确的标识。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本局主要职能活动和历史面貌的，对卫生事业发展有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对本局工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（四）保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应进行备份，存储于不同的介质上，并定期进行检查和维护。4.严格控制档案库房的温度、湿度，定期进行记录，确保档案保存环境适宜。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守机密的原则，在确保档案安全的前提下，为卫生事业发展提供有效服务。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关因办案需要查阅档案。4.其他单位或个人因特殊原因需要查阅档案，经局领导批准后可查阅相关档案。（三）利用手续1.本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级机关、有关部门查阅档案，应出具单位介绍信，经局办公室审核后，由档案管理部门安排查阅。3.司法机关查阅档案，应出具相关法律文书，经局领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。4.其他单位或个人查阅档案，应提交书面申请，说明查阅目的、内容等，经局领导批准后，按照规定办理查阅手续。（四）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的查阅地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人及相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准档案鉴定应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，按照国家有关规定进行。对已超过保管期限、确无保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.经局领导批准后，确定销毁档案名单。（四）销毁手续1.对批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。八、档案的统计与信息化管理（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门报送，并向本局领导及相关科室提供档案统计信息。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）信息化管理1.推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管