重点实验室档案管理制度

PAGE重点实验室档案管理制度一、总则（一）目的为加强重点实验室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在实验室科研、教学、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于重点实验室及其所属各部门、项目组在科研、教学、行政管理等活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则重点实验室档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映实验室各项活动的真实情况，归档的文件材料必须是原始材料，不得擅自修改、伪造。3.完整性原则全面收集实验室在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，能够完整地反映实验室的发展历程和工作成果。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理，防止档案信息泄露。5.方便利用原则档案管理应便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为实验室的各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施重点实验室档案管理制度。2.负责集中统一管理重点实验室的各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门、项目组的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。5.积极开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。(二)各部门、项目组职责1.负责本部门、项目组在科研、教学、管理等活动中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门、项目组档案工作的日常管理，协助档案管理部门做好档案的整理、归档和利用等工作。3.严格遵守档案管理制度，确保本部门、项目组档案的完整、准确和安全。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业的档案管理知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅、统计等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展档案利用工作，为实验室各项工作提供优质服务。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.科研项目档案包括项目申报书、可行性研究报告、项目计划任务书、科研合同、实验记录、研究报告、论文著作、成果鉴定材料、奖励申报材料等。2.教学档案包括教学大纲、教案、课件、考试试卷、学生成绩册、教学评估材料等。3.行政管理档案包括实验室工作计划、总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案等。4.其他档案包括对外交流合作材料、学术活动记录、知识产权相关材料等。（二）收集要求1.各部门、项目组应按照档案收集范围，及时将本部门、项目组形成的文件材料进行收集整理，确保档案的齐全完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科研项目档案按照项目研究周期，分阶段整理，建立项目档案专卷，编制项目档案目录。3.教学档案按照教学环节分类整理，建立教学档案专柜，编制教学档案索引。4.设备档案按照设备型号，建立设备档案袋，收集设备购置申请、合同、验收报告、使用说明书等材料，编制设备档案清单。5.财务档案按照会计年度，分类整理会计凭证、账簿、报表等材料，编制财务档案目录。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则根据档案的保存价值和历史意义，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。（二）鉴定方法及保管期限划分1.文书档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。永久保管的档案主要包括：实验室重大决策、重要会议记录、重要人事任免、机构演变、规章制度、财务预决算、科研成果及奖励等具有长远利用价值的文件材料。定期保管的档案中，30年保管期限的主要包括：一般性科研项目文件、教学文件、行政管理文件等；10年保管期限的主要包括：临时性、事务性文件等。2.科研项目档案根据项目的重要性和研究周期，确定保管期限。一般重要科研项目档案保管期限为30年，一般性科研项目档案保管期限为10年。3.教学档案教学档案保管期限根据教学环节和文件性质确定。一般教学大纲、长期使用的教案等保管期限为30年，短期教案、学生成绩册等保管期限为10年。4.设备档案设备档案在设备报废后保管10年。5.财务档案会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。（三）鉴定工作组织及程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组定期对档案进行逐卷审查，根据档案的鉴定原则和保管期限划分标准，确定档案的保管期限。3.对拟销毁的档案，编制档案销毁清册，经档案鉴定小组审核、主管领导批准后，予以销毁。（四）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，做到账物相符。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的载体上，并定期进行检查和维护。五、档案的利用与统计（一）利用原则1.合法合规原则档案利用应符合国家法律法规和重点实验室的相关规定，不得损害国家利益、实验室利益和他人合法权益。2.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息安全，防止档案内容泄露。（二）利用范围1.实验室内部人员因科研、教学、管理等工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.因学术交流、合作研究等需要查阅档案。（三）利用手续1.实验室内部人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经重点实验室主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人查阅、借阅。4.查阅档案一般不得摘抄、复印，确因工作需要摘抄、复印的，需经档案管理部门负责人批准。（四）利用期限1.借阅档案的期限一般不得超过两周，如需延期使用，应办理续借手续。2.查阅档案应在规定的时间内完成，不得长时间占用档案。（五）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出数量，整理、鉴定、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和实验室领导报告档案管理工作情况。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立重点实验室档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行扫描，形成电子档案，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.对电子文件进行元数据采集和整理，建立电子文件数据库。（三）档案信息管理系统功能1.档案录入功能实现档案信息的批量录入和单个录入，确保录入信息的准确性和完整性。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按年度、保管期限、关键词等进行检索，方便快捷地查找所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，实时跟踪档案借阅情况。4.统计分析功能对档案的收进、移出、利用等情况进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供依据。5.安全管理功能设