高校档案馆上墙制度汇编

PAGE高校档案馆上墙制度汇编一、总则（一）目的高校档案馆作为学校档案管理的重要机构，承担着保存、管理和利用学校各类档案的重要职责。为了加强馆藏档案的科学管理，提高档案服务质量，确保档案工作规范、有序、高效运行，特制定本制度汇编。（二）适用范围本制度适用于高校档案馆全体工作人员以及利用档案的校内各单位和个人。（三）基本原则1.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映学校各项工作的历史原貌。2.完整性原则：全面收集、整理学校各部门形成的各类档案，保证档案的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、个人隐私等档案信息予以保密。4.服务性原则：以提供优质、高效的档案利用服务为宗旨，满足学校教学、科研、管理等工作的需求。二、档案收集制度（一）收集范围1.学校党政管理工作中形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等档案。2.教学管理工作中形成的教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩册、实习报告、毕业论文等档案。3.科研管理工作中形成的科研项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定证书、专利证书等档案。4.师资队伍建设工作中形成的教师个人档案、职称评审材料、培训记录等档案。5.学生管理工作中形成的学生入学登记表、学籍档案、奖惩材料、毕业登记表等档案。6.基本建设工作中形成的校园规划、基建图纸、工程预决算、竣工验收报告等档案。7.财务工作中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等档案。8.外事工作中形成的外事协议、出访报告、接待记录等档案。9.其他具有保存价值的文件、资料、实物等档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案及时整理、移交至档案馆。2.移交的档案应齐全完整、分类准确、编目规范，确保档案质量。3.对于重要活动、重大事件形成的档案，应实行跟踪收集，及时归档。（三）收集程序1.各部门档案管理人员对本部门档案进行初步整理，编制档案移交清单。2.档案管理人员将档案移交清单报送档案馆，与档案馆工作人员进行核对。3.档案馆工作人员对接收的档案进行质量检查，符合要求的予以签收，并办理交接手续。三、档案整理制度（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准1.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、声像、实物等类别。2.各类档案再根据具体情况进行二级、三级分类。（三）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制卷内目录和案卷目录。2.教学档案：按照学科、专业、年级等进行分类整理，建立教学档案数据库。3.科研档案：按照项目类别、研究阶段等进行分类整理，建立科研档案信息管理系统。4.基建档案：按照工程项目、阶段进行分类整理，绘制竣工图。5.设备档案：按照设备型号、购置时间等进行分类整理，建立设备档案台账。6.财会档案：按照会计年度、凭证种类等进行分类整理，装订成册。7.声像档案：按照载体形式、内容主题等进行分类整理，编制声像档案目录。8.实物档案：按照实物类别、来源等进行分类整理，建立实物档案登记册。（四）整理要求1.整理档案应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订规范。2.档案整理过程中，应保持档案的原貌，不得擅自涂改、伪造、损毁档案。3.整理后的档案应及时上架，妥善保管。四、档案保管制度（一）库房管理1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案装具1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放安全、整齐、有序。2.档案盒应按照规定的格式和尺寸制作，标明档案类别、年度、保管期限、起止件号等信息。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应按照保管期限、年度顺序排列，依次上架存放。3.档案存放应遵循从左至右、从上至下的顺序，便于查阅。（四）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期、短期三种。2.永久保管的档案主要包括党和国家领导人的题词、本校重要会议记录、重要人事任免文件、重大科研成果档案等。3.长期保管的档案主要包括学校一般性文件材料、教学科研档案等，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案主要包括学校临时性文件材料、一般性事务档案等，保管期限为15年以下。（五）档案清点与检查1.档案馆应定期对档案进行清点和检查，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放安全。2.检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.对于破损、褪色、字迹模糊等档案，应及时进行修复或复制。五、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案馆负责人、业务骨干以及相关部门的专家组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定原则依据国家有关法律法规和学校档案管理规定，结合学校实际情况，对档案的保存价值进行科学鉴定。（三）鉴定标准1.档案是否反映学校主要职能活动和基本历史面貌。2.档案是否对学校教学、科研、管理等工作具有重要参考价值。3.档案是否具有一定的历史研究价值或文化价值。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.综合分析法：结合档案的来源、形成时间、数量、完整程度等因素，综合判断其保存价值。（五）鉴定程序1.档案鉴定工作小组根据鉴定标准，对到期档案进行初步筛选，提出鉴定意见。2.组织相关人员对初步筛选出的档案进行逐件鉴定，形成鉴定报告。3.根据鉴定报告，对失去保存价值的档案进行销毁处理，对仍有保存价值的档案继续保管。（六）销毁程序1.编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、件号、销毁原因等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组组长审核签字后，报学校分管领导审批。3.按照审批意见，对档案进行销毁处理，销毁过程应进行记录，并有两人以上监销。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。六、档案检索制度（一）检索工具建设1.建立健全档案检索体系，编制多种形式的检索工具，如案卷目录、全宗指南、分类目录、专题目录、人名索引、文号索引等。2.利用现代信息技术，建立档案检索数据库，实现档案检索的自动化、网络化。（二）检索方法1.手工检索：利用编制好的检索工具，通过目录、索引等查找所需档案。2.计算机检索：通过档案检索数据库，输入关键词、题名、文号等信息，快速查找所需档案。（三）检索要求1.检索工具应编制规范、准确，便于查找和利用。2.档案检索数据库应及时更新，确保数据的准确性和完整性。3.工作人员应熟练掌握检索方法，能够快速、准确地为利用者提供档案信息。七、档案利用制度（一）利用范围本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅、复制相关档案；校外单位和个人因工作需要查阅本校档案，须经学校有关部门批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用手续1.本校教职工查阅、借阅档案，应填写档案利用登记表，注明利用目的、档案名称、查阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅、借阅手续。2.校外单位和个人查阅本校档案，应持单位介绍信，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息，经学校有关部门批准后，到档案馆办理查阅手续。查阅重要档案，须经学校分管领导批准。3.查阅档案应在档案馆指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案馆。如需借阅档案，应按照规定的借阅期限归还，如需续借，应办理续借手续。4.复制档案应经档案馆工作人员同意，并按照规定的收费标准缴纳复制费用。（三）利用限制1.涉及国家机密、个人隐私等档案信息，未经批准不得查阅、利用。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要外借的，须经档案馆负责人批准，并办理外借手续，限期归还。3.利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、折叠、抽取、撤换档案材料。八、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况。2.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。3.档案利用的人次、卷次、件次等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案工作的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成档案统计报表。（三）统计要求1.统计数据应准确、及时、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.档案统计报表应按照规定的格式和时间要求报送学校有关部门和上级档案行政管理部门。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，推动档案管理工作的现代化、信息化。（二）硬件设施管理1.配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息化工作的正常开展。2.定期对硬件设施进行维护、保养和更新，保证设备的性能和稳定性。（三）软件系统管理1.选用符合国家档案管理标准和学校实际情况的档案管理软件，实现档案的数字化管理。2.对档案管理软件进行定期升级和维护，确保软件的功能和安全性。3.加强对档案管理软件用户的管理，设置不同用户的操作权限，防止数据泄露和非法操作。（四）数据管理1.建立档案数据库，对档案信息进行集中存储和管理。2.定期对档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.加强对档案数据的质量管理，保证数据的准确性、规范性和一致性。（五）信息安全管理1.建立健全档案信息安全管理制度，加强对档案信息的安全防护。2.采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止档案信息被非法获取、篡改和泄露。3.对档案信息系统的访问进行严格控制，设置用户账号和密码，定期更换密码，并对用户操作进行审计。十、档案工作人员岗位职责（一）馆长岗位职责1.全面负责档案馆的行政管理和业务工作，制定工作计划和规章制度，组织实施并监督检查。2.负责档案队伍建设，组织工作人员的业务培训和考核，提高工作人员的业务素质和工作能力。3.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作，确保档案工作规范、有序、高效运行。4.负责与学校各部门的沟通协调，争取各方支持，做好档案工作。5.负责档案信息化建设，推动档案管理工作的现代化、信息化。6.完成学校领导交办的其他工作任务。（二）档案管理人员岗位职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理质量。2.负责档案的保管工作，做好库房管理、档案装具维护、温湿度调节等工作，保证档案安全。3.负责档