采购三家询价制度

PAGE采购三家询价制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购活动中的询价流程，确保采购决策的科学性、公正性和透明度，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则公平公正原则：询价过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与询价的供应商享有平等的机会。合法合规原则：采购活动必须符合国家法律法规和行业标准，不得从事任何违法违规行为。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的义务，确保采购活动顺利进行。二、询价流程1.采购申请各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.询价准备采购部门接到采购申请后，对采购项目进行评估，确定询价范围和询价方式。根据采购项目的特点，收集相关的市场信息，包括供应商名单、产品价格、质量标准等。制定询价文件，明确询价要求、报价截止时间、评审标准等内容。3.选择询价对象采购部门通过多种渠道选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。询价对象应具有良好的商业信誉、较强的供应能力和合理的价格水平。采购部门可通过市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等方式获取询价对象名单。4.发出询价文件采购部门将询价文件发送给选定的询价对象，确保询价对象清楚了解询价要求和报价规则。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货期、售后服务等内容。明确报价截止时间和报价方式，要求询价对象在规定时间内将报价文件密封送达采购部门。5.接收报价文件采购部门在报价截止时间后，接收询价对象提交的报价文件。对报价文件进行初步审查，检查报价文件的完整性、准确性和合规性。如发现报价文件存在问题，及时与询价对象沟通，要求其进行补充或修正。6.评审报价文件成立询价评审小组，成员包括采购部门代表、技术专家、财务人员等。评审小组根据询价文件规定的评审标准，对报价文件进行详细评审。评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。评审小组对各询价对象的报价进行比较和分析，综合评估其优势和劣势。7.确定成交供应商评审小组根据评审结果，推荐成交供应商名单。采购部门将成交供应商名单提交至公司管理层审批。公司管理层根据评审小组的推荐意见，确定最终的成交供应商。8.签订采购合同采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的详细规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定，确保采购项目顺利实施。三、询价文件编制1.基本信息询价文件应包含采购项目的名称、编号、采购方名称、询价日期等基本信息。2.采购项目说明详细描述采购项目的规格、技术要求、质量标准等内容，确保询价对象能够准确理解采购需求。提供必要的图纸、技术资料等附件，作为询价对象报价的参考依据。3.报价要求明确报价的范围和方式，包括总价、单价、含税价、不含税价等。规定报价的有效期，确保询价对象在报价有效期内不得随意更改报价。要求询价对象提供详细的报价清单，注明各项费用的组成和计算依据。4.交货期要求明确采购项目的交货时间和地点，要求询价对象根据自身生产能力和物流情况，合理报出交货期。对于有特殊交货期要求的采购项目，应在询价文件中明确说明。5.售后服务要求规定供应商应提供的售后服务内容，包括维修、保养、培训等。明确售后服务的期限和响应时间，确保在采购项目出现问题时能够及时得到解决。6.评审标准制定详细的评审标准，明确价格、质量、交货期、售后服务等各项评审因素的权重。评审标准应客观、公正、合理，能够准确反映采购项目的实际需求。7.其他要求根据采购项目的特点，可在询价文件中提出其他特殊要求，如环保要求、知识产权要求等。明确询价对象在报价过程中应遵守的法律法规和行业规范。四、询价对象管理1.供应商库建立采购部门建立供应商库，收录符合公司采购要求的供应商信息。供应商库应包括供应商的基本信息、联系方式、经营范围、供应产品清单、业绩情况等内容。定期对供应商库进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、商业信誉等方面。采用定量和定性相结合的评估方法，对供应商进行综合评价。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等不同等级。3.供应商淘汰对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时将其从供应商库中淘汰。在采购活动中，禁止与被淘汰的供应商进行合作。对被淘汰的供应商进行原因分析，总结经验教训，避免类似问题再次发生。4.供应商激励采购部门对表现优秀的供应商给予适当的激励，如优先采购、增加订单量、给予奖励等。通过激励措施，提高供应商的积极性和合作意愿，促进供应商不断提高自身的产品质量和服务水平。五、询价评审小组1.组成人员询价评审小组由采购部门代表、技术专家、财务人员等组成。采购部门代表负责与供应商沟通、协调采购活动等工作。技术专家负责对采购项目的技术要求、质量标准等进行评审。财务人员负责对采购项目的价格、成本等进行分析和评估。2.职责分工采购部门代表负责组织询价评审小组会议，记录会议内容，整理评审结果。技术专家负责对询价对象的技术方案、产品质量等进行评审，提出技术方面的意见和建议。财务人员负责对询价对象的报价进行分析和比较，评估价格的合理性，提出财务方面的意见和建议。询价评审小组全体成员应共同参与评审过程，充分发表意见，确保评审结果的公正性和客观性。3.工作流程在评审报价文件前，询价评审小组应召开会议，明确评审标准和评审流程。根据评审标准对报价文件进行逐一评审，记录评审意见和评分结果。对评审过程中发现的问题进行讨论和分析，必要时可要求询价对象进行澄清或补充说明。根据评审结果，推荐成交供应商名单，并撰写评审报告。六、监督与投诉1.内部监督公司内部审计部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购活动符合本制度规定和公司利益。审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购流程的执行情况、询价文件的编制情况、评审过程的公正性等。对发现的问题及时提出整改意见，要求采购部门进行整改，并跟踪整改情况。2.供应商投诉供应商如对询价过程或采购结果有异议，可在规定时间内以书面形式向采购部门提出投诉。采购部门接到投诉后，应及时进行调查核实，并将调查结果反馈给供应商。如投诉属实，采购部门应根据情况采取相应的措施，如重新组织询价、调整评审结果等。3.投诉处理流程受理投诉：采购部门收到供应商投诉后，对投诉内容进行登记，明确投诉事项、投诉人、投诉时间等信息。调查核实：采购部门组织相关人员对投诉事项进行调查核实，收集相关证据材料，与投诉人、被投诉人进行沟通了解情况。提出处理意见：根据调查核实结果，采购部门