酒店采购招评标管理制度

PAGE酒店采购招评标管理制度一、总则（一）目的为规范酒店采购招评标活动，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各类物资、服务的采购招评标活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、设备设施、工程维修、营销推广等项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购招评标活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招评标的供应商，提供平等的机会，不偏袒任何一方，保证评标结果公正合理。3.公开透明原则：采购招评标信息应及时、准确地公开，接受酒店内部和相关部门的监督。4.择优选择原则：通过综合评审，选择最符合酒店需求、性价比最高的供应商。二、采购招评标组织与职责（一）采购招评标小组1.成立采购招评标小组，成员包括采购部门负责人、相关使用部门代表、财务部门人员、法务人员等。2.采购招评标小组设组长一名，由采购部门负责人担任，负责组织和主持采购招评标活动。（二）职责分工1.采购部门负责采购招评标活动的组织和实施，制定采购招评标文件，发布招标公告，收集和整理投标文件，组织开标、评标等工作。对供应商进行资格预审，了解供应商的基本情况、经营状况、信誉等，确保参与招评标的供应商具备相应的资质和能力。与供应商进行沟通和谈判，解答供应商的疑问，记录谈判过程和结果。2.使用部门参与采购招评标文件的制定，提出物资或服务的技术规格、质量要求、使用需求等，确保采购的物资或服务符合实际工作需要。对投标供应商的产品或服务进行评估，提供使用体验和意见，协助评标小组进行评标。3.财务部门参与采购招评标文件的审核，对采购预算、价格条款等进行把关，确保采购成本合理控制。对投标供应商的报价进行分析和比较，评估采购项目的成本效益，为评标提供财务专业意见。4.法务人员审查采购招评标文件和相关合同，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。对采购招评标活动中的法律问题提供咨询和指导，处理可能出现的法律纠纷。三、采购招标程序（一）采购需求申报1.使用部门根据实际工作需要，填写《采购需求申报表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交给采购部门。2.采购部门对《采购需求申报表》进行审核，核实需求的合理性和必要性，如有疑问及时与使用部门沟通确认。（二）采购预算编制1.采购部门根据审核后的《采购需求申报表》，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应包括物资或服务的采购成本、运输费用、税费、售后服务费用等所有可能发生的费用。2.采购预算编制完成后，提交财务部门进行审核。财务部门根据酒店的财务状况和预算安排，对采购预算进行审核，确保预算合理可行。（三）招标公告发布1.采购部门根据采购项目的特点和要求，制定招标公告。招标公告应包括采购项目的名称、内容、要求、投标资格条件、报名时间、地点、投标截止时间、开标时间和地点等信息。2.招标公告通过酒店内部公告栏、官方网站、行业媒体等渠道发布，广泛邀请潜在供应商参与投标。（四）供应商报名与资格预审1.潜在供应商在规定的报名时间内，向采购部门提交《供应商报名登记表》，并提供相关资质证明文件，如营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、产品质量认证证书、业绩证明材料等。2.采购部门对报名供应商进行资格预审，审查其提交的资质证明文件是否齐全、有效，供应商的经营状况、信誉、业绩等是否符合要求。对通过资格预审的供应商，发放《招标文件》。（五）招标文件编制与发放1.采购部门根据采购项目的需求和特点，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格要求、商务条款、评标标准和方法、合同条款等内容。2.招标文件编制完成后，经采购招评标小组审核通过，加盖酒店公章后发放给通过资格预审的供应商。（六）投标文件接收与开标1.供应商应在规定的投标截止时间前，将密封完好的投标文件送达指定地点。采购部门负责接收投标文件，并进行登记和编号。2.在开标时间，采购招评标小组组长主持开标会议，宣布开标纪律，介绍参会人员，公布投标供应商名单，检查投标文件的密封情况，当众开启投标文件，宣读投标供应商名称、投标报价、交货期、质量承诺等主要内容，并记录在案。四、采购评标程序（一）评标小组组建开标结束后，采购招评标小组根据采购项目的特点和要求，从专家库中随机抽取或邀请相关领域的专家组成评标小组。评标小组人数应为单数，且不少于五人。（二）评标文件评审1.评标小组对投标文件进行详细评审，审查投标文件是否完整、响应招标文件要求，包括技术规格、商务条款、价格条款、售后服务等方面。2.对投标文件中的技术方案进行评估，比较各供应商的技术实力、产品质量、技术创新性等，选择最符合酒店需求的技术方案。3.对投标文件中的商务条款进行审查，包括供应商的资质、信誉、业绩、售后服务承诺等，评估供应商的综合实力和信誉度。（三）评标方法选择根据采购项目的特点和要求，选择合适的评标方法。常见的评标方法包括综合评分法、最低价评标法等。1.综合评分法：对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评审，按照预先设定的评分标准进行打分，得分最高的供应商为中标候选人。综合评分法的评分标准应明确、合理，体现采购项目的重点需求。2.最低价评标法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低的供应商为中标候选人。采用最低价评标法时，应确保供应商的报价合理，能够保证产品或服务的质量。（四）评标过程记录评标小组在评标过程中，应详细记录评标情况，包括评审内容、评审意见、评分结果等。评标记录应妥善保存，作为采购项目档案的重要组成部分。（五）评标结果公示评标结束后，采购招评标小组应及时整理评标结果，确定中标候选人名单。中标候选人名单应在酒店内部公告栏、官方网站等渠道进行公示，公示期不少于三个工作日。公示期间，如有供应商或其他相关人员对评标结果提出质疑，采购部门应及时进行调查和处理，并将处理结果进行公示。（六）中标通知与合同签订1.公示期满无异议后，采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，通知其中标。中标通知书应明确中标项目的名称、内容、中标金额、交货时间、质量要求等主要内容。2.中标供应商收到《中标通知书》后，应在规定的时间内与酒店签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格履行合同约定。五、采购评标标准与方法（一）评标标准制定原则1.全面性原则：评标标准应涵盖采购项目的各个方面，包括技术、商务、价格、售后服务等，确保对供应商进行全面评估。2.客观性原则：评标标准应客观公正，避免主观随意性，能够真实反映供应商的实际情况和能力。3.针对性原则：评标标准应根据采购项目的特点和要求进行制定，突出重点需求，确保评标结果符合项目实际需要。（二）技术评分标准1.技术方案的合理性：评估供应商提供的技术方案是否符合采购项目的技术要求，是否具有可行性和创新性。2.产品质量与性能：考察供应商产品的质量认证情况、性能指标是否满足要求，以及产品的稳定性和可靠性。3.技术支持与服务：了解供应商是否能够提供及时、有效的技术支持和售后服务，包括技术培训、维修保养、故障排除等。（三）商务评分标准1.供应商资质与信誉：审查供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等资质证明文件是否齐全、有效，以及供应商的信誉记录、业绩情况等。2.售后服务承诺：评估供应商提供的售后服务承诺是否完善，包括售后服务期限、服务响应时间、维修保养费用等。3.交货期与交货地点：考察供应商承诺的交货期是否满足酒店需求，交货地点是否符合要求。（四）价格评分标准1.投标报价的合理性：比较各供应商的投标报价，评估其价格是否合理，是否符合市场行情。2.价格构成的完整性：审查投标报价是否包含了采购项目所需的所有费用，如物资或服务的采购成本、运输费用、税费、售后服务费用等。（五）综合评分法示例1.技术部分（40分）技术方案合理性（20分）：根据技术方案的可行性、创新性等进行评分，最高20分。产品质量与性能（10分）：依据产品质量认证情况、性能指标等进行评分，最高10分。技术支持与服务（10分）：根据技术支持和售后服务承诺等进行评分，最高10分。2.商务部分（30分）供应商资质与信誉（平）：审查供应商资质证明文件和信誉记录，最高15分。售后服务承诺（10分）：根据售后服务承诺的完善程度进行评分，最高10分。交货期与交货地点（5分）：考察交货期和交货地点是否满足要求，最高5分。3.价格部分（30分）：以满足招标文件要求且投标价格最低的供应商为基准价，其他供应商的价格得分按照以下公式计算：价格得分=（基准价÷投标报价）×30。六、采购招评标监督与管理（一）内部监督1.酒店内部审计部门负责对采购招评标活动进行监督，审查采购招评标文件、评标过程记录、中标结果等是否合规，确保采购活动符合酒店规定和法律法规要求。2.酒店纪检监察部门对采购招评标活动中的违规违纪行为进行调查和处理，维护采购活动的公平公正。（二）投诉处理1.供应商或其他相关人员对采购招评标活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向采购部门提出投诉。投诉应包括投诉事项、事实依据、相关证明材料等内容。2.采购部门收到投诉后，应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给投诉