鄂旅投集团采购制度流程

PAGE鄂旅投集团采购制度流程一、总则1.目的本采购制度流程旨在规范鄂旅投集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障集团各项业务的顺利开展，实现采购效益最大化，维护集团利益。2.适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司的各类物资采购、服务采购等活动。涵盖但不限于办公用品、设备器材、工程建设、营销策划、咨询服务等采购项目。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、政策以及集团内部规定，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证供应商公平参与竞争，防止暗箱操作。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励众多合格供应商参与投标，通过竞争实现采购成本降低和质量提升。效益优先原则：在确保采购质量的前提下，追求采购效益最大化，合理控制采购成本，提高资金使用效率。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团成立采购决策委员会，负责重大采购项目的决策审批。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，主要职责包括：审议采购战略规划、年度采购计划等重大事项。审批金额较大、影响重大的采购项目方案。对采购过程中的重大问题进行决策。2.采购执行部门集团设立采购部门，作为采购活动的具体执行机构。采购部门职责如下：制定和完善采购管理制度、流程及标准。组织实施各类采购项目，包括采购需求调研、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商数据库，管理供应商关系。负责采购项目的成本控制、质量监督和交付跟踪。配合内部审计、纪检监察等部门对采购活动进行监督检查。3.需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门开展采购工作。具体职责包括：根据业务需要，准确详细地提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等。参与供应商选择、采购合同评审等环节，提供专业意见和建议。负责采购物资或服务的验收工作，及时反馈使用过程中的问题。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据年度业务计划和工作安排，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等。采购预算草案应经本部门负责人审核后提交至财务部门。财务部门会同采购部门对各部门采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合集团资金状况和整体战略目标，编制集团年度采购预算。2.预算执行采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。因特殊原因需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及预计增加金额等，经采购部门审核、财务部门复核后，报采购决策委员会审批。3.预算监督财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期通报预算执行进度。采购部门应配合财务部门做好预算监督工作，及时反馈预算执行过程中的问题。四、采购需求管理1.需求提出需求部门应根据业务实际需求，填写采购申请表，详细描述采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、技术参数、交付时间、使用部门等信息。采购申请表应经本部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.需求审核采购部门收到采购申请表后，对需求的合理性、必要性、完整性等进行审核。对于复杂或专业性较强的采购需求，采购部门可组织相关技术专家或专业人员进行论证，确保需求准确清晰。如采购需求存在问题，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其修改完善后重新提交。3.需求变更在采购项目实施过程中，如因业务调整等原因需要变更采购需求的，需求部门应填写采购需求变更申请表，说明变更原因、变更内容等。采购需求变更申请表应经本部门负责人审核、采购部门审核后，报采购决策委员会审批（如涉及预算调整等重大变更）。采购部门根据审批结果及时调整采购计划和相关工作安排。五、供应商管理1.供应商准入采购部门制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等条件。供应商应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量检测报告等相关资料，申请准入。采购部门对供应商提交的资料进行审核，并实地考察供应商情况，必要时可要求供应商提供样品进行检测。经审核和考察合格的供应商纳入集团供应商数据库。2.供应商评价与考核采购部门定期（每年至少一次）对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等进行评价和考核。评价和考核方式包括供应商自评、采购部门评价、需求部门反馈、客户投诉处理等。根据评价和考核结果，对供应商进行分级管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于评价结果较差的供应商，采购部门可采取警告、暂停合作、取消准入等措施。3.供应商关系维护采购部门应与供应商保持密切沟通，定期召开供应商座谈会，及时了解供应商情况，协调解决合作过程中的问题。对于重要供应商，采购部门可建立定期走访机制，加强合作与交流。鼓励供应商参与集团采购项目的改进和优化，共同提高采购效益。六、采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。采购部门按照相关法律法规和集团规定，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。通过公开媒体发布招标公告，邀请符合条件的供应商投标。组织开标、评标、定标等活动，按照评标结果确定中标供应商。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值比例过大的项目。采购部门根据项目特点和供应商情况，选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标类似。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等进行谈判。根据谈判结果确定成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应提供充分的理由和依据，填写单一来源采购申请表，经采购决策委员会审批后实施采购。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择价格合理、质量可靠的供应商成交。七、采购实施1.采购文件编制根据采购方式和采购需求，采购部门编制采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的各项要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购活动有章可循。2.采购信息发布对于公开招标、邀请招标等采购项目，采购部门应通过集团官网、政府采购网等指定媒体发布采购信息，包括招标公告、招标文件等。及时向潜在供应商提供采购文件，确保其有足够时间准备投标或响应文件。3.投标或响应文件接收与评审采购部门按照规定时间和地点接收供应商的投标或响应文件，并进行登记和初步审查。组织评审小组对投标或响应文件进行评审，评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，按照评审标准进行打分或评议。记录评审过程和结果，形成评审报告。4.采购合同签订根据评审结果，确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门备案。5.采购项目执行与监控采购部门负责跟踪采购项目的执行情况，督促供应商按照合同约定履行义务，确保按时、按质、按量交付采购物资或服务。需求部门应配合采购部门做好项目执行过程中的协调工作，及时反馈问题。采购部门定期对采购项目执行情况进行检查和评估，发现问题及时采取措施解决，确保采购项目顺利完成。八、采购验收管理1.验收准备采购项目完成交付前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作，明确验收标准和验收人员。需求部门应组织相关人员熟悉采购合同要求和验收标准，制定验收方案。2.验收实施采购物资或服务交付后，需求部门按照验收方案进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于技术复杂、专业性较强的采购项目，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。验收过程中应做好记录，形成验收报告，验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收人员签字等内容。3.验收结果处理如验收合格，需求部门应在验收报告上签字确认，并通知采购部门办理相关结算手续。如验收不合格，需求部门应及时向采购部门反馈，采购部门负责与供应商沟通协商解决，要求供应商限期整改或退换货物。如因供应商原因导致验收不合格给集团造成损失的，采购部门应按照合同约定追究供应商责任。九、采购付款管理1.付款申请采购合同执行完毕且验收合格后，供应商应向采购部门提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。采购部门对付款申请进行审核，核实采购项目执行情况和相关资料的真实性、完整性。审核通过后，采购部门填写付款审批单，提交财务部门。2.付款审批财务部门收到付款审批单后，对付款金额、付款方式、资金来源等进行审核。根据集团资金状况和财务管理制度，按照审批权限进行审批。对于金额较大的付款，可能需经财务负责人、集团领导等审批。3.付款执行经审批同意后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付款项。财务部门应做好付款记录，及时与供应商核对付款情况。十、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，加强供应商管理和合同执行监督，要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施。对于质量风险，加强采购物资或服务的检验检测，要求供应商提供质量保证承诺，建立质量追溯机制。对于价格波动风险，合理选择采购时机，采用套期保值等方式锁定价格，与供应商协商签订价格调整条款。对于法律风险，加强采购人员法律法规培训，确保采购活动合法合规，在合同签订前进行法律审核。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采购部门应采取相应措施进行处理，防止风险扩大。十一、采购监督与审计1.内部监督集团内部审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督检查，定期或不定期开展采购专项审计。监督检查内容包括采购制度执行情况、采购流程