郑州报业集团采购制度

PAGE郑州报业集团采购制度一、总则（一）目的为规范郑州报业集团（以下简称“集团”）的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团及所属各单位（以下统称“各单位”）的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正的市场竞争原则，维护市场秩序，保障各参与方的合法权益。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，确保采购信息及时、准确、完整地披露。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。5.诚实守信原则：各参与方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构（集团采购委员会）1.组成：由集团领导、相关部门负责人等组成。2.职责审议集团采购战略、政策和制度。根据集团发展需要，审批重大采购项目。协调解决采购过程中的重大问题。对采购工作进行监督和指导。（二）采购执行部门（集团采购部）1.职责贯彻执行集团采购制度和相关规定。负责组织实施各类采购项目，包括采购计划制定、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。建立和维护供应商库，开展供应商评估与管理。收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。协调与其他部门在采购工作中的关系，处理采购过程中的日常事务。（三）需求部门1.职责根据本部门业务需求，提出采购申请。参与采购文件的编制和审核，明确采购需求和技术要求。配合采购部门进行供应商选择、采购合同签订和验收等工作。对采购项目的实施效果进行评估和反馈。（四）监督部门（集团审计部、纪检监察部门）1.职责对采购活动进行全过程监督，检查采购行为是否符合法律法规、集团制度和相关程序要求。受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查和处理。定期开展采购专项审计，评估采购制度的执行情况和采购效益。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交相关证明材料。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批。对于重大采购项目，需经集团采购委员会审议通过。（二）采购计划制定1.采购部根据批准的采购申请，结合市场供应情况、库存状况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排等。2.采购计划报采购部负责人审核后，提交分管领导审批。（三）采购文件编制1.根据采购项目的特点和需求，采购部编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、技术专家等的意见，确保采购文件的准确性和完整性。3.采购文件经采购部负责人审核后，报分管领导审批。对于重大采购项目，采购文件需经集团采购委员会审议通过。（四）供应商选择与管理1.供应商征集采购部通过多种渠道广泛征集供应商，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供应能力和售后服务能力。2.供应商资格审查采购部对征集到的供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况等相关证明材料。对于重要采购项目，可对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、技术研发能力等。3.供应商评估与选择采购部建立供应商评估指标体系，对通过资格审查的供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等方面。根据评估结果，按照规定的采购方式选择合适的供应商，并将供应商选择结果报采购部负责人审核后，提交分管领导审批。4.供应商库管理采购部建立供应商库，对已合作的供应商进行动态管理。定期对供应商的表现进行评价，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于出现问题的供应商进行警告、暂停合作或淘汰处理。供应商库应定期更新，确保入库供应商的质量和信誉。（五）采购合同签订1.采购部与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应进行法律审核，确保合同条款符合法律法规和集团制度要求。合同签订后，应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（六）采购项目实施与验收1.采购项目实施采购部按照采购合同约定，跟踪采购项目的实施进度，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。供应商应按照合同要求按时、按质、按量提供货物、工程或服务。需求部门应积极配合采购部，做好采购项目的接收和使用准备工作。2.采购验收采购项目完成后，需求部门应组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、性能指标等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的内容、标准、效果等。验收合格后，需求部门应填写《采购验收报告》，经部门负责人签字确认后，报采购部备案。对于验收不合格的采购项目，需求部门应及时通知采购部与供应商协商解决，直至达到验收标准。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。采购付款申请应包括采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附相关证明材料。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。对于重大采购项目，付款前需经分管领导审批。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的货物、工程和服务采购项目。2.招标程序采购部发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容包括采购项目的基本情况、招标要求、投标截止时间、开标时间和地点等。采购部发售招标文件，潜在供应商购买招标文件后，按照招标文件要求编制投标文件。采购部组织开标、评标和定标。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购部当众开标，公布投标人名称、投标价格等主要内容。评标委员会按照招标文件规定的评标标准进行评标，推荐中标候选人。采购部根据评标结果确定中标供应商，并发布中标公告。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物、工程和服务采购项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的采购项目。2.招标程序采购部根据采购项目特点和供应商库情况，选择若干家潜在供应商，向其发出投标邀请书。采购部发售招标文件，潜在供应商购买招标文件后，按照招标文件要求编制投标文件。采购部组织开标、评标和定标。开标、评标和定标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的货物、工程和服务采购项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的采购项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序采购部发布竞争性谈判公告或邀请书，邀请潜在供应商参加谈判。采购部组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组由采购部代表、需求部门代表、技术专家等组成。谈判过程中，谈判小组与供应商就采购项目的技术规格、商务条款、价格等进行谈判，供应商可以多次报价，采购部根据谈判情况确定成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序采购部向多家供应商发出询价通知书，询价通知书应明确采购项目的规格、标准、数量、交货期等要求。供应商按照询价通知书要求报价，采购部对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的货物、工程和服务采购项目（即因货物或者服务使用不可替代的专利、专有技术，或者公共服务项目具有特殊要求，导致只能从某一特定供应商处采购），发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、申请单一来源采购的理由等，并提交相关证明材料。采购部对单一来源采购申请进行审核，报分管领导审批。对于重大采购项目，需经集团采购委员会审议通过。采购部与单一来源供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款等内容。谈判过程中，采购部应充分了解供应商的成本构成和价格合理性，确保采购价格公平合理。采购部与单一来源供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.各单位应根据本单位业务发展规划和年度工作计划，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照集团财务预算管理要求进行编制和上报。2.采购部对各单位上报的采购预算进行汇总和审核，结合集团整体采购需求和资金状况，提出集团年度采购预算草案，报集团财务部门审核。3.集团财务部门对采购预算草案进行审核后，提交集团采购委员会审议。经审议通过的采购预算纳入集团年度财务预算，作为采购资金安排的依据。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照集团财务预算调整程序办理相关手续。2.各单位应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购预算执行情况进行分析和总结，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求、价格等发生重大变化。集团业务发展需要，新增或变更采购项目。因不可抗力因素，导致采购项目无法按原计划实施。2.预算调整申请由需求部门提出，经采购部审核后，报集团财务部门审核。集团财务部门审核通过后，提交集团采购委员会审议。经审议通过的预算调整方案作为采购预算执行的依据。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.采购部应根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。对于高风险等级的风险因素，应制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对加强供应商资格审查和评估，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。定期对供应商进行考核和评价，建立供应商激励和约束机制，促使供应商提高服务质量和供应能力。2.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购过程中的质量监控，对采购货物、工程或服务进行抽检或检验。建立质量反馈机制，及时处理质量问题，要求供应商限期整改或承担相应责任。3.价格风险应对加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购预算和价格控制目标。采用多种采购方式，如招标、竞争性谈判、询价等，通过市场竞争降低采购价格。与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况适时调整采购价格。4.合同风险应对加强采购合同管理，严格按照合同签订程序签订合同，确保合同条款合法合规、明确具体。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同执行情况，发现问题及时与供应商沟通协商解决。将合同执行情况纳入供应商考核评价体系，对合同执行不力的供应商进行相应处理。5.法律风险应对加强采购人员的法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和集团制度要求，确保采购行为合法合规。对于重大采购项目，聘请专业律师进行法律审核，防范法律风险。（三）风险监控与预警1.采购部应建立采购风险监控机制定期对采购风险进行监控和评估，及时掌握风险变化情况。2.采购部应制定风险预警指标体系，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。3.采购部应定期对采购风险管理工作进行总结和分析，评估风险应对措施的有效性，不断完善采购风险管理体系。七、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.采购部应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购信息发布1.采购部应及时发布采购信息，包括采购项目公告、招标信息、中标公告等，确保采购信息公开透明。2.采购信息