郑州大学档案及利用制度

PAGE郑州大学档案及利用制度一、总则（一）目的为了加强郑州大学档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规及相关行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郑州大学各学院、部门、直属单位及校内其他组织和个人形成的各类档案的管理与利用。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，各类档案由学校档案管理部门归口管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.完整准确原则各部门和个人应及时、准确地将工作中形成的各类文件材料收集齐全，整理归档，保证档案的完整性和准确性。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案服务质量，方便学校师生和社会各界对档案的查阅利用。二、档案管理体制与职责（一）档案管理机构学校设立综合档案馆，作为学校档案管理的职能部门，负责全校档案工作的统筹规划、组织协调、业务指导和监督检查。（二）各部门职责1.学校各学院、部门、直属单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。2.各部门档案管理人员应接受学校档案管理部门的业务培训，熟悉档案管理业务，按照学校档案管理规定开展工作。3.各部门应将档案工作纳入本部门工作计划和岗位职责，保障档案工作所需的经费、设备和场地。（三）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管全校各类档案，建立健全档案检索体系，确保档案的安全与完整。3.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.组织开展档案编研工作，开发利用档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供服务。5.对全校各部门档案工作进行业务指导和监督检查，组织档案工作人员业务培训，提高档案管理队伍素质。6.依法向社会提供档案查阅利用服务，做好档案开放鉴定和统计工作。三、档案的收集与归档（一）归档范围1.党群类档案：包括学校党委及各党群部门在工作中形成的各类文件材料，如党委会议记录、组织建设、宣传工作、纪检监察等方面的文件。2.行政类档案：学校行政部门在行政管理活动中形成的文件材料，如学校行政会议记录、人事管理、财务管理、教学管理、科研管理、学生管理等方面的文件。3.教学类档案：教学单位在教学活动中形成的文件材料，如教学计划、教学大纲、课程教案、学生成绩管理、教学实践等方面的文件。4.科研类档案：科研项目承担单位和个人在科研活动中形成的文件材料，如科研项目申请书、研究报告、实验数据、学术论文、知识产权等方面的文件。5.基本建设类档案：学校基本建设项目从项目立项到竣工验收全过程形成的文件材料，如项目可行性研究报告、初步设计、施工图、工程合同、竣工验收报告等。6.仪器设备类档案：学校购置、自制、调拨、捐赠等仪器设备从申购到报废全过程形成的文件材料，如仪器设备申购审批表、合同、验收报告、使用说明书等。7.出版物类档案：学校编辑出版的各类学报、学术著作、教材等出版物从编辑到出版全过程形成的文件材料，如编辑计划、审稿意见、出版合同等。8.外事类档案：学校对外交流与合作活动中形成的文件材料，如外事协议、出访计划、接待安排、留学生管理等方面的文件。9.财会类档案：学校财务部门在财务管理活动中形成的文件材料，如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。10.声像类档案：学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。11.实物类档案：学校在各项活动中获得的具有保存价值的奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（二）收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整、准确地收集齐全。2.对归档范围内的文件材料，应按照规定的分类标准和编号方法进行整理，保持文件材料之间的有机联系。3.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，纸质文件材料应使用A4纸打印或复印，不符合要求的应进行整理或复制。4.电子文件应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.各部门应在次年6月底前将上一年度形成的档案整理归档完毕，并向学校档案管理部门移交。2.科研项目档案应在项目结题后3个月内归档；基本建设项目档案应在项目竣工验收后3个月内归档；仪器设备档案应在仪器设备验收合格后3个月内归档。3.声像类档案应在活动结束后及时整理归档；实物类档案应在接收后及时登记归档。（四）归档程序1.各部门档案管理人员对收集到的文件材料进行初步整理，按照分类标准进行分类、编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。2.将整理好的档案装订成册，编制档案盒封面和脊背标签，注明档案类别、年度、保管期限等信息。3.填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交学校档案管理部门。4.学校档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回移交部门重新整理。审核合格后，办理档案交接手续，将档案入库保管。四、档案的整理与保管（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的形成领域和性质，将档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会、声像、实物等十大类。2.每大类下再根据档案的具体内容和特点进行二级分类，如党群类档案可分为党委工作、组织工作、宣传工作等二级类目；行政类档案可分为学校办公室工作、人事工作、财务工作等二级类目。3.二级类目下再根据档案的形成时间、来源等因素进行细分，形成三级类目，如党委工作类档案的三级类目可包括党委会议记录、党委工作计划、党委工作总结等。（三）编号方法1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的四级编号方法。2.全宗号：学校档案管理部门统一编制，代表学校档案全宗。3.目录号：根据档案分类方案，对每一大类档案分别编制目录号，用三位数字表示。4.案卷号：在每本档案目录内，对每一案卷分别编制案卷号，用四位数字表示。5.件号：在每一案卷内，对每份文件分别编制件号，用三位数字表示。（四）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。3.长期保管的档案：凡是在相当长时期内学校需要查考利用的档案，列为长期保管，保管期限为30年。4.短期保管的档案：凡是在较短时期内学校需要查考利用的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（五）保管要求1.学校档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理；对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。4.档案管理人员应严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制；对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.学校师生因教学、科研、管理等工作需要，可查阅利用学校档案。2.校外单位因工作需要，经学校档案管理部门批准，可查阅利用与本单位工作相关的学校档案。3.个人因特殊需要，经学校档案管理部门批准，可查阅利用本人相关的学校档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到学校档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：对确需借出档案的，利用者应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续，限期归还。3.复制：利用者可根据需要复制档案内容，档案管理部门应按照规定收取复制费用。（三）利用手续1.校内利用者：应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、保管期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到学校档案管理部门办理查阅手续。2.校外利用者：应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、保管期限等信息，经学校档案管理部门负责人批准后，办理查阅手续。查阅重要档案或涉及国家机密的档案，需经学校主管领导批准。3.个人利用者：应持本人有效身份证件，填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、保管期限等信息，经学校档案管理部门负责人批准后，办理查阅手续。查阅本人人事档案等特殊档案，需按照学校相关规定办理。（四）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，按照国家有关保密规定进行管理，未经批准不得查阅利用。2.对珍贵档案和易损档案，应严格控制查阅利用次数，如需复制，应采取特殊保护措施。3.利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作领导小组，由学校分管领导担任组长，档案管理部门、纪检监察部门、审计部门等相关人员为成员，负责对学校档案的鉴定工作进行组织领导和监督检查。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限划分标准，对超过保管期限的档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，如重复文件、无关文件、临时文件等，进行鉴定。3.对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，按照国家有关保密规定进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档案清单，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对拟销毁档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.对确定需要销毁的档案，编制销毁清册，经学校分管领导批准后，进行销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用数据擦除等方式进行销毁，确保电子数据无法恢复。（五）销毁记录档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.学校档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应按照国家有关档案统计报表制度的要求填报，做到数据准确、内容完整、报送及时。3.档