郑州市采购管理制度

PAGE郑州市采购管理制度一、总则（一）目的为了规范郑州市各单位的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家有关法律法规和郑州市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于郑州市行政区域内各级国家机关、事业单位、社会团体以及国有企业等组织（以下统称“采购人”）的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和郑州市相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保证采购结果的公正性。4.诚实信用原则：采购人、供应商及其他参与采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构各采购人应设立采购决策机构，如采购领导小组或采购委员会等，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大采购事项，确保采购决策的科学性和公正性。采购决策机构成员应包括单位领导、财务人员、相关业务部门负责人等，明确各自职责，实行集体决策。（二）采购执行部门采购人应明确采购执行部门，负责具体采购活动的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。采购执行部门的职责包括：1.编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。2.根据采购项目特点和采购方式，制定采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。3.组织发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。4.对供应商进行资格审查，确定参与采购活动的供应商名单。5.组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，记录采购过程。6.与中标、成交供应商签订采购合同，并负责合同的履行和验收。7.整理采购档案，保存采购活动的相关文件和资料。（三）其他相关部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。2.业务部门：提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购执行部门进行供应商资格审查，参与采购项目的验收工作。3.监督部门：对采购活动进行全程监督，受理供应商的投诉和举报，查处采购活动中的违法违规行为。三、采购预算管理（一）预算编制采购人应按照部门预算编制的要求，结合本单位的事业发展规划和工作实际需要，科学合理地编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容，并细化到具体的采购品目和支出项目。采购预算应与部门预算同步编制，经财政部门审核后纳入部门预算。（二）预算执行采购人应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得擅自调整采购预算。如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照规定的程序报财政部门审批。采购执行部门应根据采购预算控制采购成本，确保采购项目在预算范围内完成。（三）预算监督财政部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购人的采购预算执行情况进行通报。采购人应建立健全采购预算执行情况的内部监督机制，定期对采购预算执行情况进行分析和评估，及时发现和解决存在的问题。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，招标公告应在指定的媒体上发布。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。邀请招标应符合《中华人民共和国招标投标法》规定的条件，邀请的供应商应具备相应的资格条件和良好的信誉。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。单一来源采购应符合《中华人民共和国政府采购法》规定的情形，如只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购程序（一）采购计划申报采购人的采购执行部门应根据本单位的工作需要和预算安排，编制年度采购计划，并报采购决策机构审议通过。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。采购执行部门应将审议通过的采购计划报财政部门备案。（二）采购文件编制采购执行部门应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，确保采购活动的公平、公正、公开。（三）采购信息发布采购执行部门应按照规定的程序和渠道发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。采购信息应在指定的媒体上发布，如政府采购网、公共资源交易平台等。采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、采购预算、供应商资格条件、报名时间、开标时间等内容。（四）供应商资格审查采购执行部门应按照采购文件规定的供应商资格条件，对参与采购活动的供应商进行资格审查。资格审查应包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉情况等内容。采购执行部门应将资格审查结果通知供应商，并向合格供应商发出采购文件。（五）采购活动组织采购执行部门应按照采购文件规定的时间、地点和程序组织采购活动。采购活动应包括开标、评标、谈判、询价等环节。采购执行部门应记录采购活动的全过程，包括开标记录、评标报告、谈判纪要、询价记录等。（六）中标、成交供应商确定采购执行部门应根据采购文件规定的评标标准或成交条件，确定中标、成交供应商。中标、成交供应商确定后，采购执行部门应向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，并将中标、成交结果通知所有参与采购活动的供应商。（七）采购合同签订采购执行部门应与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同应符合法律法规和采购文件的要求，确保双方的合法权益。（八）采购项目验收采购项目完成后，采购人应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收应按照采购合同和相关标准进行。验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。六、采购合同管理（一）合同签订采购执行部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（二）合同履行采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付货款，供应商应按照合同约定按时、按质、按量交付货物或提供服务。采购执行部门应跟踪采购合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同变更采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容。合同变更协议应作为采购合同的补充文件，与采购合同具有同等法律效力。（四）合同终止采购合同履行完毕后，合同自然终止。如因不可抗力或其他原因导致合同无法履行的，双方应协商一致，解除合同。合同解除后，双方应按照合同约定办理结算和清理手续。（五）合同纠纷处理采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在合同纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中不涉及争议的部分。七、采购监督与管理（一）内部监督采购人应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购决策机构应定期对采购活动进行审议和监督，采购执行部门应定期向采购决策机构报告采购活动的进展情况。采购人应设立专门的监督岗位或部门，对采购活动进行日常监督，受理供应商的投诉和举报。（二）财政监督财政部门应加强对采购人采购活动的监督检查，定期对采购人的采购预算执行情况、采购方式选择、采购合同签订等情况进行检查。财政部门应建立健全采购监督管理制度，加强对采购代理机构的管理和监督，规范采购代理机构的行为。（三）审计监督审计部门应加强对采购人采购活动的审计监督，定期对采购人的采购项目进行审计。审计部门应重点审计采购项目的预算执行情况、采购方式选择、采购合同签订、采购资金使用等情况，查处采购活动中的违法违规行为。（四）社会监督采购活动应接受社会监督，采购人应及时公开采购信息，保障供应商的知情权和参与权。供应商对采购活动有异议的，可以向采购人提出质疑，采购人应及时答复。供应商对采购人的答复不满意的，可以向财政部门投诉，财政部门应及时处理。八、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购活动全过程的相关文件和资料，如采购计划、采购文件、采购公告、供应商资格审查文件、开标记录、评标报告、谈判纪要、询价记录、中标、成交通知书、采购合同、验收报告、投诉处理结果等。（二）档案整理采购执行部门应按照档案管理的要求，对采购档案