贵州省学校采购管理制度

PAGE贵州省学校采购管理制度一、总则（一）目的为加强贵州省学校采购管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和贵州省教育相关规定，结合本省学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于贵州省各级各类学校（含幼儿园）使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和贵州省相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争机制，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，择优选择成交供应商，提高采购效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与管理（一）采购管理机构1.学校采购领导小组：由学校领导班子成员、相关职能部门负责人等组成，负责审议学校采购工作的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购预算、采购方式等，对采购工作进行决策和监督。2.采购执行部门：根据学校实际情况，可设立专门的采购部门或指定相关职能部门负责采购项目的具体实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，负责采购项目的组织、协调、谈判、合同签订等工作。（二）采购人员职责1.采购领导小组职责制定和完善学校采购管理制度和工作流程。审议采购计划和采购预算，确保采购项目符合学校发展需要和财务状况。监督采购过程，对采购项目的合规性、公正性进行审查。协调解决采购工作中的重大问题。2.采购执行人员职责贯彻执行学校采购管理制度和工作流程，依法依规组织采购活动。负责采购项目的需求调研、采购文件编制、供应商邀请与选择、采购谈判、合同签订等工作。收集、整理采购项目相关资料，建立采购档案，确保采购资料完整、准确。配合学校相关部门做好采购项目的验收、付款等工作，及时反馈采购过程中的问题和情况。三、采购预算管理（一）预算编制1.学校应根据事业发展规划和教学、科研、管理实际需要，编制年度采购预算。采购预算应涵盖货物、工程和服务等各类采购项目，并明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，充分考虑学校财力状况，确保采购项目资金来源合理、可靠。同时，应结合市场价格变化情况，合理确定采购预算金额，提高资金使用效益。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。学校应按照采购预算安排采购项目，不得擅自调整或突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经学校采购领导小组批准，并报财政部门备案。2.采购执行部门应根据采购预算，合理安排采购进度，确保采购项目按时完成。在采购过程中，如发现预算金额不足或有其他预算调整事项，应及时向学校采购领导小组报告，并按照规定程序办理预算调整手续。（三）预算监督1.学校财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期对采购项目的资金使用情况进行审核，确保采购资金专款专用，不得截留、挪用。2.学校审计部门应定期对采购预算执行情况进行审计，重点审查采购项目的合规性、预算执行的准确性、资金使用的效益性等，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改。四、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定程序进行开标、评标。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应在保证采购项目质量和满足学校需求的前提下，与供应商协商确定成交价格，并签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请与审批学校各部门根据教学、科研、管理等工作需要，提出采购项目申请，填写《贵州省学校采购项目申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购需求、采购方式建议等内容，并提交相关证明材料。采购项目申请经部门负责人审核签字后，报学校采购执行部门。采购执行部门对采购项目申请进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。审核通过后，提交学校采购领导小组审批。学校采购领导小组对采购项目申请进行审议，根据学校实际情况和采购管理制度规定，做出是否批准采购项目的决定。对批准的采购项目，下达《贵州省学校采购项目批准书》，明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式等内容。2.采购文件编制采购执行部门根据采购项目批准书，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件完整、准确、清晰，能够满足采购项目的需求和评审要求。对于技术复杂、专业性强的采购项目，采购执行部门可组织相关专家对采购文件进行论证，确保采购文件的科学性和合理性。采购文件编制完成后，经采购执行部门负责人审核签字，报学校采购领导小组备案。3.供应商选择与邀请根据采购方式和采购项目特点，采购执行部门通过贵州省政府采购网、学校官网、专业采购平台等渠道发布采购公告（招标邀请书），邀请潜在供应商参与采购活动。采购公告（招标邀请书）应明确采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、地点、方式等内容。对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有符合资格条件的供应商才能参与采购项目的后续环节。对于公开招标、邀请招标项目，采购执行部门应从资格审查合格的供应商中随机抽取或通过其他公平公正的方式确定不少于三家的供应商参与投标（谈判）。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价项目，采购执行部门应根据项目实际情况，选择符合资格条件的供应商参与采购活动。4.采购评审成立采购评审小组，负责对采购项目进行评审。采购评审小组由学校采购领导小组成员、相关职能部门代表、技术专家、财务人员等组成，成员人数应符合相关法律法规规定。采购评审小组应严格按照采购文件规定的评标标准和方法进行评审，确保评审过程公平公正、评审结果客观准确。采购评审过程中，采购评审小组应认真审查供应商的投标（谈判）文件，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评价。对于需要进行现场考察、演示、答辩等环节的采购项目，采购评审小组应按照规定程序组织实施。采购评审小组根据评审结果，编写评审报告，推荐成交供应商候选人。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐成交供应商候选人名单及理由等内容。采购评审小组全体成员应在评审报告上签字确认。5.采购合同签订学校采购领导小组根据采购评审小组推荐的成交供应商候选人名单，确定成交供应商，并下达《贵州省学校采购项目成交通知书》。采购执行部门应在规定时间内与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容，确保合同条款完整、准确、合法有效。采购合同签订前，应报学校法律顾问进行合法性审查。采购合同签订后，采购执行部门应及时将采购合同副本送学校财务部门、审计部门备案，作为支付采购款项、进行采购项目验收和审计监督的依据。五、采购合同管理（一）合同签订采购合同应按照采购评审结果和学校采购领导小组的决定签订，合同条款应符合法律法规和采购文件要求，明确双方的权利和义务。合同签订前，采购执行部门应将合同文本送学校法律顾问进行合法性审查，并报学校采购领导小组备案。（二）合同履行1.采购执行部门应跟踪采购合同履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，督促供应商按照合同约定履行义务。2.供应商应严格按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程和服务。如因特殊原因需要变更合同条款，应提前书面通知学校采购执行部门，并经学校采购领导小组批准。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员按照采购合同约定的验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量与规格、工程质量、服务内容与质量等。2.验收合格后，验收人员应填写《贵州省学校采购项目验收报告》，经验收人员签字确认后，报学校采购执行部门存档。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（四）合同付款1.学校财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购款项支付手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于采用财政性资金支付的采购项目，应按照财政国库集中支付制度的规定办理支付手续。对于自有资金支付的采购项目，应按照学校财务管理制度的规定进行支付。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目申请与审批文件、采购文件（含采购公告、采购需求、采购预算、采购程序、评标标准、合同条款等）、供应商资格审查文件、投标（谈判）文件、采购评审报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购项目相关的所有文件资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部门应在采购项目完成后，及时收集、整理采购项目相关文件资料，并按照档案管理要求进行分类、编号、装订。2.采购档案应指定专人负责保管，建立采购档案台账，记录采购档案的名称、编号、存放位置、保管期限等信息，确保采购档案资料完整、准确、可查。（三）档案保管期限采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般采购项目档案保管期限为[X]年，重要采购项目档案保管期限为[X]年。保管期限届满后，经学校采购领导小组批准，可按照规定程序进行销毁。七、监督与检查（一）内部监督1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计监督，重点审查采购项目的合规性、预算执行情况、采购程序的合法性、合同签订与履行情况等，对发现的问题及时提出整改意见，并督促相关部门落实整改。2.学校纪检监察部门应加强对采购工作的纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，确保采购工作廉洁高效。（二）外部监督1.接受财政、审计