财务档案管理制度新规定

PAGE财务档案管理制度新规定一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分公司、子公司的财务档案管理工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料以及其他与财务相关的资料。2.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。3.会计账簿：指全面记录和反映公司经济业务的簿籍，包括总账、明细账、日记账、辅助账等。4.财务报告：指公司对外提供的反映公司某一特定日期财务状况和某一会计期间经营成果、现金流量等会计信息的文件，包括月度、季度、年度财务报告。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务部门负责统一管理财务档案工作，各分公司、子公司财务部门负责本单位财务档案的具体管理，并接受公司财务部门的指导和监督。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动情况，确保档案内容真实、准确、完整，不得伪造、篡改。3.安全保密原则。采取必要的安全防护措施，确保财务档案的安全，防止档案毁损、散失和泄密。同时，严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司商业秘密的财务档案进行妥善保管。4.便于利用原则。建立健全财务档案管理制度，科学分类、整理和保管财务档案，便于查询、调阅和使用，提高档案利用效率。二、财务档案的归档范围（一）会计凭证1.原始凭证：包括发票、收据、报销单、借款单、合同协议、银行结算凭证等各类原始单据。2.记账凭证：根据审核无误的原始凭证编制的，记载经济业务内容、会计分录和记账方向等的凭证。（二）会计账簿1.总账：按照会计科目分类登记全部经济业务的账簿，总括反映公司财务状况和经营成果。2.明细账：按照明细科目分类登记某一类经济业务的账簿，详细反映各项经济业务的具体情况。3.日记账：包括现金日记账和银行存款日记账，逐日逐笔记录现金和银行存款的收支情况。4.辅助账：如固定资产明细账、应收账款明细账、应付账款明细账等，用于对某些特定经济业务进行详细核算和管理。（三）财务报告1.月度财务报告：包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注，反映公司月度财务状况和经营成果。2.季度财务报告：在月度财务报告基础上，增加一些必要的分析和说明，更全面地反映公司季度财务情况。3.年度财务报告：包括年度资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注，以及审计报告、财务情况说明书等，是对公司全年财务状况和经营成果的综合反映。（四）其他财务资料1.财务预算、决算资料：包括年度财务预算编制、执行情况报告以及决算报告等，反映公司财务收支计划和实际执行结果。2.财务分析报告：对公司财务状况、经营成果、现金流量等进行分析评价的报告，为公司决策提供依据。3.税务申报资料：包括增值税、企业所得税等各类税费的纳税申报表、完税凭证等。4.银行对账单、余额调节表：反映公司银行账户资金收支情况及与银行之间未达账项的调节情况。5.财务印章使用记录：记录公司财务印章的启用、变更、注销以及使用情况。6.财务人员交接清单：记录财务人员工作交接的详细内容，包括会计凭证、账簿、报表等资料的交接情况。7.其他与财务相关的文件、合同、协议等资料。三、财务档案的整理与装订（一）整理要求1.会计凭证应按照编号顺序，将原始凭证附在相应记账凭证后面，并在记账凭证上注明所附原始凭证的张数。对于纸张面积过小的原始凭证，可先按一定顺序和类别排列，然后粘在一张同记账凭证大小相同的白纸上，粘贴时以胶水为宜，在白纸一旁注明原始凭证的张数和金额。对于纸张面积较大的原始凭证，可按记账凭证的面积尺寸，先自右向后，再自下向后两次折叠。注意应把凭证的左上角或左侧面让出来，以便装订后还可以展开查阅。2.会计账簿应在年度终了后，及时整理立卷。各种账簿应按账页顺序编号，加具封面、封底，装订成册。封面应注明单位名称、账簿名称、年度、月份、起止页数等内容。3.财务报告应按年度分类整理，装订成册，并加盖单位公章。年度财务报告应包括审计报告、财务情况说明书等相关资料。4.其他财务资料应根据资料的性质和类别进行分类整理，如按时间顺序、项目类别等进行排列，确保资料的系统性和完整性。（二）装订要求1.会计凭证装订应牢固、整齐，不得有折角、缺页等现象。装订时，应使用棉线在左上角装订，装订线结要打在凭证的背面，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类及起讫日期、起讫号码、凭证张数等内容。2.会计账簿装订应使用线绳或装订机进行装订，确保账簿牢固、平整。装订后的账簿应在封面上加盖单位公章，并由装订人员和会计主管人员签字或盖章。3.财务报告装订应使用订书钉或线绳进行装订，装订后的报告应整齐美观，并在封面上注明单位名称、报告年度、报告期等内容。4.其他财务资料装订应根据资料的特点选择合适方式，确保装订牢固、整齐，便于查阅和保管。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.其他财务资料：根据其重要性和实际需要确定保管期限，但一般不得少于10年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案室，用于存放财务档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.财务档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关规定要求。3.财务档案应分类存放在专用的档案柜中，并按照档案类别、保管期限等进行标识，便于查找和管理。(三）保管要求1.财务档案管理人员应定期对财务档案进行检查和核对，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。2.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅财务档案。因工作需要查阅或借阅财务档案的，应按照规定办理审批手续，并在指定地点查阅或借阅，不得擅自带出档案室。3.对电子财务档案应进行备份，并分别存储在不同的介质上，如光盘、硬盘等。备份数据应定期进行检查和维护，确保数据的可用性和完整性。同时，应建立电子财务档案的安全管理制度，采取加密、访问控制等措施，防止电子档案数据被篡改、丢失或泄露。4.财务档案管理人员应做好档案的出入库登记工作，详细记录档案的名称、数量、出入库时间以及借阅人员等信息，并定期进行盘点和核对，确保账实相符。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.公司内部人员因工作需要查阅财务档案的，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、查阅目的、查阅时间等内容，并经所在部门负责人签字批准后，提交财务部门负责人审核。2.财务部门负责人对查阅申请进行审核，如认为申请合理，应在申请表上签字同意，并安排档案管理人员提供相应档案。3.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，查阅过程中应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、抽换或损坏。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《财务档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案的，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、借阅目的、借阅时间、预计归还时间等内容，并经所在部门负责人签字批准后，提交财务部门负责人审核。2.财务部门负责人对借阅申请进行审核，如认为申请合理，应在申请表上签字同意，并与借阅人员签订《财务档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。3.档案管理人员根据审核意见，办理档案借阅手续，将档案交给借阅人员，并在《财务档案借阅登记表》上详细记录借阅情况。4.借阅人员应按照约定的时间归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和完好性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告财务部门负责人，并追究借阅人员的责任。（三）查阅与借阅限制1.涉及公司商业秘密的财务档案，未经公司授权，不得查阅和借阅给外部单位或个人。2.财务档案原则上不得外借，如有特殊情况确需外借的，须经公司主管领导批准，并采取必要的安全措施，确保档案的安全。3.查阅和借阅财务档案的人员，不得擅自复制、拍照、传播档案内容。如需复制档案，应按照规定办理审批手续，并在档案管理人员的监督下进行复制。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.保管期满的财务档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证外，可以按照规定程序进行销毁。2.对于未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，编制《财务档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人审核后，报公司主管领导审批。3.经批准销毁的财务档案，应由财务部门会同档案管理部门共同派人监销。监销人员在销毁财务档案前，应当按照《财务档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司主管