论高校档案收集归档制度

PAGE论高校档案收集归档制度一、总则（一）目的高校档案是学校在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的历史记录，是学校发展历程的真实反映。建立健全档案收集归档制度，旨在确保档案的完整、准确、系统，便于档案的保管、利用和开发，为学校的教学、科研、管理以及社会服务提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职工和学生在从事教学、科研、管理等活动中形成的各类档案的收集归档工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项活动的实际情况，不得虚构、篡改。2.完整性原则：全面收集学校各项活动中形成的各类档案，确保档案的门类齐全、内容完整。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等表述清晰规范。4.系统性原则：按照档案形成的规律和内在联系，对档案进行科学分类、系统整理，便于保管和利用。5.及时性原则：各部门、各单位应及时将档案收集归档，避免档案积压、散失。二、档案收集范围（一）党群类档案1.学校党委、纪委、工会、团委等组织的会议记录、决议、决定、工作计划、总结、统计报表等文件材料。2.党员、团员名册，入党、入团申请书，转正报告，奖惩材料等。3.党群组织的活动记录、照片、音像资料等。（二）行政类档案1.学校行政机构设置、人员编制、干部任免、职称评定等文件材料。2.学校发展规划、年度工作计划、总结、报告、统计报表等。3.学校规章制度、会议纪要、大事记等。4.学校与上级主管部门、其他单位的来往文件、信函、协议、合同等。5.学校各类行政事务的处理文件、记录等。（三）教学类档案1.专业设置、教学计划、教学大纲、课程表等教学文件。2.教材、教案、课件、试卷、成绩册等教学资料。3.教学改革、教学研究项目的申报、立项、结题材料。4.学生学籍管理文件、成绩单、毕业登记表、学位授予材料等。5.教学实习、毕业设计（论文）等实践教学环节的相关材料。（四）科研类档案1.科研项目申报书、立项通知书、合同、协议书等。2.科研计划、实验方案、研究报告、论文、著作等科研成果材料。3.科研项目经费预算、决算、报销凭证等财务材料。4.科研项目的评审、鉴定、验收材料。5.科研机构、学术团体的相关材料。（五）基本建设类档案1.学校基本建设规划、设计文件、图纸等。2.工程建设项目的立项、可行性研究报告、初步设计、概算等文件。3.工程建设项目的招投标文件、合同、协议等。4.工程建设项目的施工图纸、施工记录、隐蔽工程验收记录、工程变更记录等。5.工程建设项目的竣工验收文件、决算报告等。（六）仪器设备类档案1.仪器设备的申购计划、论证报告、审批文件等。2.仪器设备的购置合同、发票、装箱单、说明书等。3.仪器设备的验收记录、调试报告、操作规程等。4.仪器设备的维修、保养记录、报废申请、审批文件等。（七）出版类档案1.学校出版的学报、学术刊物、著作、教材等的编辑、出版过程中的相关文件材料。2.出版单位的机构设置、人员编制、规章制度等。3.出版选题计划、编辑大纲、审稿意见、校对记录等。4.出版物的发行情况、样书等。（八）外事类档案1.学校外事活动的计划、方案、协议、合同等文件材料。2.出国（境）人员的审批文件、护照、签证、邀请函等。3.外宾来访的接待计划、活动记录、礼品清单等。4.在国外（境外）举办的学术会议、合作研究等活动的相关材料。（九）财会类档案1.学校财务管理制度、预算、决算报告等。2.会计凭证、账簿、报表等财务核算资料。3.财务审计报告、专项检查报告等。4.收费文件、票据、退费记录等。（十）学生类档案1.学生个人档案，包括入学登记表、体检表、学籍卡、成绩单、奖惩材料、社会实践记录等。2.学生班级档案，包括班级工作计划、总结、班会记录、团支部活动记录等。3.学生社团档案，包括社团章程、活动记录、获奖情况等。三、档案收集要求（一）文件材料的质量要求1.归档的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。2.使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久书写材料形成的文件，应进行复制或摘抄，以保证档案的耐久性。3.电子文件应采用通用格式存储，并确保其真实性、完整性和可读性。同时，应按照规定进行备份，防止数据丢失。（二）文件材料的整理要求1.归档的文件材料应按照档案分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件材料应单独装订或装盒，并在首页加盖归档章，注明文件编号、责任者、日期、页数等信息。3.照片、音像资料等应进行编号、编目，并与文字说明材料一起归档。（三）文件材料的移交要求1.各部门、各单位应指定专人负责档案收集归档工作，并按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交学校档案管理部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应包括档案名称、数量、保管期限等信息。3.档案管理部门应对移交的档案进行检查验收，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。四、档案归档流程（一）文件材料的形成与积累1.学校各部门、各单位在开展教学、科研、管理等活动过程中，应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时收集和妥善保管。2.承办人员应按照档案收集范围的要求，将办理完毕的文件材料进行分类整理，并定期移交本部门、本单位的档案管理人员。（二）档案的整理与编目1.各部门、各单位的档案管理人员应按照档案整理要求，对接收的文件材料进行进一步整理，包括分类、编号、编目等工作。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。3.编目工作应准确、规范，编制的目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数等信息，以便于查找和利用档案。（三）档案的装订与装盒1.整理好的档案应进行装订，以保证档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。2.装订后的档案应装入档案盒，并在档案盒封面和脊背填写档案编号、题名、保管期限等信息。3.档案盒应按照档案分类顺序排列，并在档案架上进行存放，便于查找和管理。（四）档案的移交与接收1.各部门、各单位的档案管理人员应按照规定的时间和要求，将整理好的档案移交学校档案管理部门。2.档案管理部门在接收档案时，应认真检查档案的质量和数量，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。3.档案管理部门接收档案后，应按照档案分类方案进行重新整理和编目，并将档案入库保管。五、档案保管期限（一）永久保管的档案1.学校制定的重要规章制度、规范性文件。2.学校发展规划、年度工作计划和总结。3.学校机构设置、人员编制、干部任免等文件材料。4.学校党代会、教代会、团代会等重要会议的文件材料。5.学校与上级主管部门、其他单位签订的重要协议、合同。6.学校获得的省部级以上奖励证书、奖杯、奖牌等。7.学校主要领导的重要讲话、报告、批示等。8.学校具有重要历史意义和价值的照片、音像资料。（二）定期保管的档案1.保管期限为30年的档案学校一般性的规章制度、规范性文件。学校各部门、各单位的年度工作计划和总结。学校教学、科研、管理等活动中的一般性文件材料。学校学生学籍管理文件、成绩单、毕业登记表等。学校科研项目的申报、立项、结题材料，但未达到永久保管期限的。2.保管期限为10年的档案学校临时性的工作计划、总结、报告等。学校一般性的会议记录、纪要等。学校各类行政事务的处理文件、记录，但未达到30年保管期限的。学校教学实习、毕业设计（论文）等实践教学环节的一般性材料。（三）保管期限的划分原则1.对学校发展具有重要历史意义和长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.在一定时期内对学校工作具有查考利用价值的档案，应列为定期保管。定期保管期限根据档案的重要程度和实际利用需求确定为30年或10年。3.保管期限的划分应遵循有利于档案的保管和利用的原则，确保档案既能满足当前工作的需要，又能为学校的长远发展提供历史依据。六、档案利用与保密（一）档案利用1.学校档案管理部门应建立健全档案利用制度，积极为学校教学、科研、管理等工作提供档案信息服务。2.校内各部门、各单位因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经本部门、本单位负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.校外单位或个人因特殊需要查阅学校档案时，应持单位介绍信或个人有效身份证件，经学校档案管理部门负责人批准，并按照规定办理查阅手续。查阅档案的范围和内容应严格按照有关规定执行。（二）档案保密1.学校档案管理部门应加强档案保密工作，建立健全档案保密制度，确保档案信息的安全。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得擅自泄露档案内容。对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施。3.在档案利用过程中，查阅人员应严格遵守保密规定，并对档案内容予以保密。如需对档案进行摘抄、复印或拍照等，应按照规定办理手续，不得擅自扩大范围或传播档案信息。4.对违反档案保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。七、监督与检查（一）监督检查机构学校成立档案工作监督检查小组，负责对全校档案收集归档工作进行监督检查。监督检查小组由学校办公室、档案管理部门等相关人员组成。（二）监督检查内容1.档案收集归档制度的执行情况，包括档案收集范围的落实、收集要求的执行、归档流程的规范等。2.档案的质量，包括文件材料的完整性、准确性、系统性等。3.档案的保管情况，包括档案的整理、装订、装盒、存放等是否符合要求。4.档案的利用情况，包括档案利用制度的执行、利用手续的办理等。（三）监督检查方式1.定期检查：每年定期对全校各部门、各单位的档案收集归档工作进行全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对