苏州市档案馆归档制度

PAGE苏州市档案馆归档制度一、总则（一）目的为了加强苏州市档案馆档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本馆实际情况，制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于苏州市档案馆接收、整理、保管和利用的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、专门档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则苏州市档案馆对全市范围内的档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合和有效利用。2.真实性原则归档的档案必须真实反映历史事实，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则归档的档案应齐全完整，包括文件的正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文等。4.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案进行科学分类、编号和排列，保持档案之间的有机联系。5.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、归档范围（一）文书档案1.上级机关颁发的与本馆工作有关的文件、指示、规定等。2.本馆形成的各类文件，包括党组文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.下级机关报送的重要文件、请示、报告等。4.与其他单位签订的合同、协议、合作项目文件等。（二）科技档案1.本馆承担的科研项目、工程建设项目等形成的文件，包括项目立项文件、研究报告、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。2.本馆设备仪器的购置、安装、调试、使用、维护等过程中形成的文件，包括设备清单、说明书、操作规程、维修记录等。（三）专门档案1.人事档案，包括干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。2.会计档案，包括会计凭证、账簿、报表等。3.声像档案，包括照片（底片）、录音带、录像带、光盘等，反映本馆重要活动、工作场景、人物事迹等。4.电子档案，包括以电子形式存在的各类文件、数据、信息等，如办公自动化系统生成的文件、数据库文件等。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件以及相关的实物材料等。3.对重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理。（二）文件材料的整理1.纸质文件应按照分类方案进行分类，同一类别的文件应按照时间顺序排列。2.电子文件应按照电子档案管理要求进行整理，确保文件的格式规范、元数据完整。3.整理后的文件应编制页码，填写卷内文件目录，装订成册。（三）文件材料的质量1.文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全。2.电子文件应确保其真实性、完整性和可读性，存储载体应符合要求。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。四、归档时间（一）文书档案1.当年形成的文书档案，应在次年上半年完成归档工作。2.跨年度的文件，应放入办结年度归档。（二）科技档案1.科研项目、工程建设项目等完成后，应在项目验收后三个月内完成归档工作。2.设备仪器档案应在设备仪器验收合格后及时归档。（三）专门档案1.人事档案应按照干部职工人事变动情况及时归档。2.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交本馆归档。3.声像档案应在活动结束后及时整理归档。4.电子档案应定期进行归档，确保数据的安全和完整。五、归档程序（一）部门整理各部门按照归档要求对本部门形成的文件材料进行收集、整理，编制部门档案目录，填写《档案移交清单》，并将整理好的档案移交本馆档案管理部门。（二）档案管理部门审核接收档案管理部门对各部门移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。审核合格后，办理档案接收手续，将档案入库保管。（三）编目上架档案管理部门对接收的档案进行编目，编制档案目录、全宗卷等检索工具，并按照档案分类方案将档案上架排列，便于保管和利用。六、档案保管（一）库房建设与管理1.苏州市档案馆应具备符合档案保管要求的库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定标准。2.库房应配备防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.库房应设置专门的档案架、柜，按照档案分类顺序排列档案，便于查找和利用。（二）档案保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案是指反映本馆主要职能活动和历史面貌的，对本馆、国家和社会具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案是指反映本馆一般工作活动，在较长时间内对本馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案是指反映本馆一般性工作活动，在较短时间内对本馆工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（三）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、数量变化等情况。2.对检查中发现问题的档案，应及时采取措施进行处理，如修复、复制、更换存储载体等。3.检查情况应详细记录，并存入全宗卷。七、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家法律法规，确保档案信息的安全和合法使用。2.服务为本原则以服务社会、服务公众为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.规范有序原则建立健全档案利用制度，规范利用流程，确保档案利用工作的有序进行。（二）利用范围1.本馆工作人员因工作需要查阅档案的，应按照规定办理查阅手续。2.外单位因工作需要查阅本馆档案的，应持单位介绍信，经本馆负责人批准后，方可查阅。3.公民因个人需要查阅涉及本人权益的档案的，应持有效身份证件，经本馆审核同意后，方可查阅。（三）利用方式1.查阅利用者可在本馆查阅室查阅档案，查阅时应遵守查阅室的规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅期限、归还日期等。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应经本馆负责人批准，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖本馆档案利用专用章。（四）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对利用者的姓名、单位、利用目的、查阅内容、查阅时间等进行详细登记。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作提供参考依据。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素。2.价值评估原则根据档案对本馆、国家和社会的利用价值，进行科学合理的价值评估。3.慎重决定原则档案鉴定工作应慎重进行，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成。2.档案鉴定小组按照档案保管期限划分标准，对到期档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的题名、文号、日期、保管期限等内容。（三）销毁审批与实施1.《档案销毁清册》经本馆负责人审核批准后，