福州政府采购内控制度

PAGE福州政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强福州政府采购内部控制管理，规范采购行为，提高采购效率，防范采购风险，确保政府采购活动合法合规、公正透明、高效有序，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于福州市各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）使用财政性资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平的原则，保障所有参与采购活动的当事人的合法权益，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：政府采购信息应当依法公开，接受社会监督，提高采购活动的透明度。4.效益性原则：在满足采购需求的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。5.风险防控原则：建立健全风险防控机制，对政府采购活动中的各个环节进行风险识别、评估和应对，有效防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购人应按照财政部门的要求，结合本单位事业发展规划和年度工作计划，科学合理地编制政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额等详细内容，并按照规定的格式和要求进行填报。3.对于纳入集中采购目录的项目，采购人应严格按照集中采购的要求编制预算；对于分散采购项目，应根据实际需求进行合理安排。（二）预算执行1.采购人应严格按照批准的政府采购预算执行采购活动，不得擅自调整或变更采购项目和采购金额。2.如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报经财政部门批准。3.在采购执行过程中，采购人应及时跟踪采购项目的实施进度，确保采购活动按照预算要求顺利进行。（三）预算监督1.财政部门应加强对政府采购预算编制和执行情况的监督检查，对违反预算管理规定的行为依法进行处理。2.采购人应建立健全内部预算监督机制，定期对采购预算的执行情况进行自查自纠，发现问题及时整改。三、采购需求管理（一）需求调研1.采购人在编制采购需求前，应开展充分的市场调研和需求分析，了解同类产品或服务的市场价格、技术参数、质量标准等信息。2.可以通过问卷调查、实地考察、专家咨询等方式，广泛征求相关部门、用户单位和专业人士的意见和建议，确保采购需求的合理性和准确性。（二）需求编制1.采购需求应明确、具体、完整，包括采购项目的功能要求、技术规格、质量标准、服务要求、验收标准等内容。2.技术规格应采用国家或行业标准，如无相应标准的，应明确提出采购人的特殊要求，但不得含有指向特定供应商的技术参数或其他不合理的限制条件。3.质量标准应符合国家相关法律法规和行业规范的要求，确保采购产品或服务的质量可靠。（三）需求审核1.采购人应建立采购需求内部审核机制，对采购需求进行严格审核。审核内容包括需求的合理性、合规性、完整性等方面。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购人可组织相关专家进行论证，确保采购需求科学合理。3.采购需求审核通过后，应形成正式的采购需求文件，并作为采购文件的重要组成部分。四、采购方式选择（一）公开招标1.采购人采购货物或者服务达到公开招标数额标准的，应当采用公开招标方式。2.公开招标应按照规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。3.招标公告应在指定的媒体上发布，招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容，确保潜在供应商能够充分了解招标要求。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，经财政部门批准后，与单一供应商协商确定成交价格。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价小组应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（六）采购方式变更1.采购人需要变更采购方式的，应按照规定的程序报经财政部门批准。2.变更采购方式的申请应说明变更的理由、原采购方式、拟变更的采购方式以及相关证明材料等内容。五、采购文件编制（一）招标文件1.公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确招标项目的要求、评标标准和方法、投标报价要求、投标文件的编制要求和格式等内容，确保投标人能够准确理解招标要求。（二）谈判文件1.竞争性谈判项目应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术规格、谈判响应文件格式等内容。2.谈判文件应明确谈判项目的技术要求、商务条款、谈判程序、报价要求、谈判响应文件的编制要求和格式等内容，为谈判提供明确的依据。（三）询价通知书1.询价项目应编制询价通知书。询价通知书应包括询价邀请书、询价供应商须知、询价程序、合同条款及格式、技术规格、询价响应文件格式等内容。2.询价通知书应明确询价项目的技术规格、商务条款、询价程序、报价要求、询价响应文件的编制要求和格式等内容，确保询价活动的顺利进行。（四）单一来源采购文件1.单一来源采购项目应编制单一来源采购文件。单一来源采购文件应包括单一来源采购邀请函、采购项目说明、供应商提供的货物或者服务清单、合同条款及格式、技术规格、单一来源采购响应文件格式等内容。2.单一来源采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、价格协商方式及相关证明材料等内容，确保单一来源采购活动的合法性和公正性。（五）采购文件审核1.采购人应建立采购文件内部审核机制，对采购文件进行严格审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，采购人可组织相关专家进行论证，确保采购文件科学合理。3.采购文件审核通过后，应加盖采购人公章，并按照规定的程序发布或送达供应商。六、采购活动组织（一）采购代理机构选择1.采购人可以委托采购代理机构办理政府采购事宜。采购代理机构应具备相应的资格条件，并在财政部门指定的代理机构名录中选择。2.采购人应与采购代理机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务，确保采购代理机构按照采购人的要求和委托协议的约定开展采购活动。（二）采购活动实施1.采购代理机构应按照采购文件的要求，组织实施采购活动。采购活动包括发布采购信息、发售采购文件、组织开标、评标、定标等环节。2.在采购活动实施过程中，采购代理机构应严格遵守法律法规和采购文件的规定，确保采购活动的公正、公平、公开。3.采购人应积极配合采购代理机构开展采购活动，提供必要的协助和支持。（三）开标、评标、定标1.开标应按照规定的时间和地点进行，由采购代理机构主持，采购人、投标人参加。开标过程应公开、透明，唱标人应宣读投标人的投标报价、投标文件的主要内容等信息。2.评标应按照评标办法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成。评标委员会应按照客观、公正、审慎的原则，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标供应商。3.定标应根据评标委员会的推荐意见，按照规定的程序确定中标供应商。中标供应商确定后，采购代理机构应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（四）采购活动记录1.采购代理机构应建立采购活动记录制度，对采购活动的全过程进行记录。采购活动记录应包括采购项目的基本情况、采购文件、采购方式、采购程序、开标、评标、定标等环节的相关资料等内容。2.采购活动记录应真实、完整、准确，并存档备查。采购活动记录是政府采购监督管理部门进行监督检查的重要依据。七、合同签订与履行（一）合同签订1.采购人与中标、成交供应商应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同。2.政府采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、单价、金额、质量标准、服务要求、验收标准、付款方式、违约责任等内容。3.政府采购合同不得对采购文件确定的事项和中标、成交供应商的投标文件作实质性修改。（二）合同备案1.采购人应自政府采购合同签订之日起七个工作日内，将政府采购合同副本报同级财政部门备案。2.财政部门对备案的政府采购合同进行审查，发现合同条款违反法律法规和采购文件规定的，应责令采购人及时纠正。（三）合同履行1.采购人和供应商应按照政府采购合同的约定履行各自的义务。采购人应按照合同约定及时支付采购资金，供应商应按照合同约定提供货物、工程或服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、中止或终止等情况，采购人和供应商应按照法律法规和合同约定的程序进行处理，并及时通知财政部门。（四）验收管理1.采购人应按照政府采购合同的约定和验收标准组织对采购项目进行验收。验收可以邀请国家认可的质量检测机构参加，也可以由采购人自行组织验收小组进行验收。2.验收小组应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行逐一核对，出具验收报告。验收报告应包括验收的基本情况、验收结果、存在问题及处理建议等内容。3.采购人应将验收情况及时反馈给供应商，如发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应要求供应商及时整改或承担相应的违约责任。八、采购资金支付（一）资金支付申请1.采购人应按照政府采购合同的约定，在验收合格后及时向财政部门提交资金支付申请。资金支付申请应包括采购项目的名称、合同编号、采购金额、已支付金额、应支付金额、付款方式、收款单位名称及账号等内容。2.资金支付申请应附政府采购合同、验收报告、发票等相关证明材料，确保资金支付的真实性、合法性和准确性。（二）资金审核与支付1.财政部门应按照规定的程序对采购人提交的资金支付申请进行审核。审核内容包括采购项目的合法性、合同履行情况、资金支付的合规性等方面。2.经审核无误后，财政部门应按照合同约定的付款方式及时将采购资金支付给供应商。对于实行国库集中支付的项目，财政部门应通过国库集中支付系统办理资金支付手续。（三）资金支付监督1.财政部门应加强对政府采购资金支付的监督管理，定期对资金支付情况进行检查，确保资金支付安全、规范、高效。2.采购人应建立健全内部资金支付管理制度，加强对资金支付环节的审核和监督，防止出现资金挪用、截留等问题。九、监督检查与责任追究（一）监督检查主体1.财政部门是政府采购监督管理部门，负责对政府采购活动进行监督检查。2.审计机关依法对政府采购活动进行审计监督。3.监察机关依法对参与政府采购活动的国家机关、事业单位和团体组织及其工作人员实施监察。（二）监督检查内容1.政府采购法律法规和相关政策的执行情况；2.采购预算的编制和执行情况；3.采购需求的确定和审核情况；4.采购方式的选择和变更情况；5.采购文件的编制和审核情况；6.采购活动的组织实施情况；7.合同签订与履行情况；8.采购资金的支付情况；9.其他与政府采购活动有关的事项。（三）监督检查方式1.财政部门可以通过日常检查、专项检查、重点抽查等方式对政府采购活动进行监督检查。2.审计机关可以通过审计项目对政府采购活动进行审计监督。3.监察机关可以通过调查、检查等方式对参与政府采购活动的国家机关、事业单位和团体组织及其工作人员实施监察。（四）问题处理与责任追究1.对于监督检查中发现的问题，监督检查部门应责令采购人