街道货物采购管理制度

PAGE街道货物采购管理制度一、总则（一）目的为加强街道货物采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道各部门、社区及所属事业单位使用财政性资金进行的货物采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受社会监督。3.公平竞争原则：营造良好的竞争环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构街道成立采购领导小组，由街道主要领导担任组长，相关部门负责人为成员。负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构街道设立采购办公室，负责具体采购工作的组织实施。采购办公室应配备专业的采购人员，明确其职责分工，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。（三）各部门职责1.需求部门：负责提出货物采购需求，提供详细的技术规格、数量、质量要求等信息，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，确保资金安全和合规支付。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据工作需要和实际情况，在每年规定时间内编制下一年度的货物采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购理由和资金来源。2.采购办公室对各部门提交的采购预算进行汇总审核，结合街道财力状况和工作重点，提出调整建议，报采购领导小组审议通过后，纳入街道年度财政预算。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理审批手续。2.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现问题并采取措施加以解决。（三）预算调整1.在采购项目实施过程中，如遇市场价格波动、政策调整等因素导致原采购预算无法满足实际需求时，需求部门应及时提出预算调整申请。2.采购办公室对预算调整申请进行审核，提出调整意见，报采购领导小组审批。经批准的预算调整应及时通知财务部门，并相应调整采购计划和合同。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式。达到公开招标数额标准的货物采购项目，应当采用公开招标方式。2.采购办公室应按照相关规定，在指定媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购办公室应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购办公室应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物的质量、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购,且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购办公室应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。批准后，与单一供应商就采购价格、合同条款等进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购办公室应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购程序（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《街道货物采购申请表》，详细说明采购货物的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后，报采购办公室。2.采购申请表应附相关的技术文件、市场调研资料等，以便采购办公室进行审核和评估。（二）采购审批1.采购办公室收到采购申请后，对其进行初步审核，重点审核采购需求的合理性、预算金额的准确性、采购方式的适用性等。2.经初步审核合格的采购申请，报采购领导小组审批。采购领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批权限进行审批。（三）采购实施1.根据采购领导小组批准的采购方式和采购计划，采购办公室组织实施采购活动。公开招标和邀请招标项目：采购办公室应按照相关规定编制招标文件，发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。竞争性谈判项目：采购办公室应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购项目：采购办公室应组织相关人员对单一来源采购的必要性和合理性进行论证，并报采购领导小组批准。批准后，与单一供应商就采购价格、合同条款等进行协商，签订采购合同。询价项目：采购办公室应成立询价小组，向供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.在采购实施过程中，采购人员应严格遵守采购程序和法律法规，确保采购活动的公正、公平、公开。采购人员不得与供应商串通，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购货物的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，采购办公室应将合同副本送财务部门、审计部门等相关部门备案。（五）验收付款1.采购货物到货后，需求部门应按照采购合同的约定，组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术性能等。验收合格后，需求部门应填写《街道货物采购验收单》，并由验收人员签字确认。2.财务部门根据采购合同和验收单，按照规定的付款方式和程序办理付款手续。付款时，应严格审核采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保付款的真实性、合法性和准确性。3.审计部门应对采购项目的资金使用情况进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购办公室应建立供应商资格审查制度，对参与街道货物采购活动的供应商进行资格审查。审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.只有通过资格审查的供应商才能参与街道货物采购活动。采购办公室应定期更新供应商资格审查名单，确保名单的准确性和有效性。（二）供应商选择与评价1.采购办公室应根据采购项目的特点和需求，选择合适的供应商。在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式确定成交供应商。2.采购办公室应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价。评价结果作为供应商后续参与街道货物采购活动的重要参考依据。（三）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购办公室提出投诉。采购办公室应及时受理供应商的投诉，并进行调查核实。2.对于供应商的投诉，采购办公室应在规定时间内作出答复。如投诉属实，应按照相关规定进行处理，维护供应商的合法权益。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收单、发票、付款凭证以及其他与采购活动有关的文件资料。（二）档案整理与归档采购办公室应指定专人负责采购档案的整理与归档工作。采购活动结束后，采购人员应及时将相关文件资料收集齐全，按照档案管理的要求进行整理、分类、编号，并装订成册。采购档案应妥善保管，不得随意销毁或丢失。（三）档案查阅与借阅1.街道内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《街道货物采购档案查阅申请表》，经采购办公室负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。2.因特殊情况需要借阅采购档案的，应填写《街道货物采购档案借阅申请表》，经采购办公室负责人和街道分管领导批准后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人应按时归还档案，并保证档案的完整性和保密性。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.审计部门应定期对街道货物采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性和采购结果的公正性。审计部门有权查阅采购档案、询问相关人员、调查采购活动情况等。2.采购办公室应建立内部监督机制，对采购人员的采购行为进行监督检查。采购人员应自觉接受监督，遵守采购纪律，确保采购活动的规范进行。（二）责任追究1.对于在采购活动中违反法律法规和本制度规定的单位和个人，应