看守所档案室规章制度

PAGE看守所档案室规章制度一、总则（一）目的看守所档案室规章制度旨在规范看守所档案的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为看守所的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本规章制度适用于看守所全体工作人员在档案管理工作中的行为。（三）基本原则1.集中统一管理原则：看守所档案由档案室集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案内容必须真实、准确、完整，如实反映看守所工作的实际情况。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案不被泄露、篡改或丢失，严格遵守保密规定。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和规章制度，制定看守所档案管理的具体办法和实施细则。2.负责看守所各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案管理制度和工作流程，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.负责对看守所各部门档案管理工作的指导、监督和检查。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体工作人员的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案室。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的完整和安全。3.配合档案室做好档案的查询、借阅和利用工作，提供必要的协助和支持。4.严格遵守档案管理的各项规定，不得擅自销毁、涂改或转移档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.看守所工作中形成的各类文件、材料、记录、报表、照片、音像等资料。2.上级机关下发的与看守所工作相关的文件、指示、通知等。3.看守所与其他单位签订的合同、协议、信函等。4.看守所工作人员的人事档案、培训档案、考核档案等。5.看守所开展各类活动形成的具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门工作中形成的档案资料，确保档案的完整性和时效性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要的档案资料，应进行备份或复制，以防原件丢失或损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类，一般分为文书档案、业务档案、人事档案、会计档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.排列：按照编号顺序对档案进行排列，确保档案的有序存放。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案室应对接收的档案进行认真核对，确保档案的质量符合要求。3.对归档的档案应及时进行上架存放，按照分类和编号顺序排列整齐。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久保管、长期保管（16年至50年）和短期保管（15年以下）三种。2.确定档案保管期限的原则是：根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素综合考虑。（三）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固耐用，便于存放和查找档案。3.档案室应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，湿度控制在45%60%之间。（四）档案清查1.档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量和质量准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行处理，并查明原因，追究相关人员的责任。3.清查结果应形成书面报告，报看守所领导审阅，并作为档案管理工作考核的依据。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，并严格履行审批手续。2.充分发挥档案的信息资源作用，为看守所的工作决策、案件办理、历史研究等提供服务。（二）利用方式1.查阅：看守所工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和用途，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.复制：对于需要复制的档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，由档案室工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案室印章，并注明复制日期和用途。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。2.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。3.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需引用档案内容，应经档案室负责人同意，并注明档案来源。4.借阅的档案到期后应及时归还档案室，档案室工作人员应认真核对档案的完整性和准确性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定，防止误判和漏判。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务骨干和相关部门负责人组成。2.档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管期限等进行全面审查，分析档案的现实利用价值和历史保存价值。2.参考同类档案的鉴定情况，结合看守所的工作实际，综合判断档案是否需要继续保存。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报看守所领导审批。2.档案销毁申请表应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。3.经领导批准后，由档案室会同纪检监察部门共同对拟销毁的档案进行清点、登记，并在指定地点进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。监销人员应在销毁清单上签字确认。5.销毁清单应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立看守所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、借阅和统计分析，为看守所的工作提供更加便捷的服务。（二）信息化管理要求1.档案管理信息系统应具备档案录入、修改、删除、查询、统计、打印等功能，满足档案管理工作的实际需要。2.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保档案数据的准确录入和及时更新。3.加强档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。（三）电子档案管理1.将纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并按照档案管理的要求进行分