照片档案归谁管理制度

PAGE照片档案归谁管理制度一、总则（一）目的为了加强公司照片档案的管理，确保照片档案的完整、准确、系统和安全，便于照片档案的保管、利用和统计，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的照片档案的管理。（三）定义1.照片档案：公司在各项工作活动中形成的，具有保存价值的以感光材料为载体的历史记录。2.归档照片：按照本制度规定，经过整理、鉴定、编号等程序，纳入公司照片档案管理的照片。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司照片档案由公司综合管理部门集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门照片档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：归档照片应真实反映公司各项工作活动的实际情况，不得进行任何形式的篡改、伪造。3.完整性原则：归档照片应包括照片的底片、冲印照片及相关文字说明等，确保照片档案的完整性。4.分类管理原则：按照照片档案的形成时间、内容、来源等进行分类管理，便于查找和利用。二、职责分工（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司照片档案管理制度，并组织实施。2.负责对公司各部门照片档案管理工作进行指导、监督和检查。3.负责收集、整理、鉴定、编号、存储和保管公司照片档案。4.负责建立公司照片档案目录数据库，为公司各部门提供照片档案查阅服务。5.负责按照国家有关规定，定期向档案行政管理部门报送公司照片档案统计报表。（二）各部门职责1.负责本部门照片档案的收集、整理和初步鉴定工作。2.负责将本部门整理好的照片档案及时移交公司综合管理部门。3.负责配合公司综合管理部门做好照片档案的查阅、利用等工作。（三）拍摄人员职责1.负责按照本制度规定，及时拍摄工作活动中的照片，并确保照片的质量和真实性。2.负责将拍摄的照片及时整理，并按照要求填写照片文字说明。3.负责将整理好的照片及时移交本部门指定的照片档案管理人员。三、照片档案的收集（一）收集范围1.公司重要会议、重大活动、重要项目建设等形成的照片。2.公司领导参加重要活动、接待重要来宾等形成的照片。3.公司各类产品研发、生产、销售等过程中形成的照片。4.公司获得的各类荣誉、奖项等相关照片。5.公司与外部单位合作、交流等活动中形成的照片。6.反映公司历史变迁、发展历程等具有纪念意义的照片。（二）收集要求1.拍摄的照片应主题明确，图像清晰，画面完整，能够准确反映拍摄内容。2.照片应具有一定的代表性和历史价值，能够为公司的工作和发展提供参考。3.照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件简要说明等信息。4.数码照片应保存原始数据，不得进行后期过度修饰，确保照片的真实性。（三）收集时间1.对于重要会议、重大活动等形成的照片，拍摄人员应在活动结束后[X]个工作日内将照片整理好并移交本部门指定的照片档案管理人员。2.对于日常工作中形成的照片，拍摄人员应定期（每月/每季度）将照片整理好并移交本部门指定的照片档案管理人员。四、照片档案的整理（一）整理原则1.遵循照片档案的形成规律，保持照片之间的有机联系。2.便于保管和利用，按照照片的类别、时间、内容等进行分类整理。（二）整理步骤1.筛选：对收集到的照片进行筛选，剔除不符合归档要求的照片。2.编号：按照一定的编号规则，对筛选后的照片进行编号，确保每张照片有唯一的编号。3.分类：根据照片的内容、时间、来源等进行分类，如分为会议照片类、活动照片类、产品照片类等。每个类别下可再根据具体情况进行细分。4.编写文字说明：对每张照片编写文字说明，内容应包括照片的拍摄时间、地点、人物、事件简要说明等，文字说明应准确、简洁。5.装订：将照片与文字说明一起装订成册，或采用其他合适的方式进行固定。（三）整理要求1.整理后的照片档案应排列有序，便于查找和利用。2.照片档案的编号应连续，不得重复或遗漏。3.文字说明应与照片内容相符，不得出现虚假信息。五、照片档案的鉴定（一）鉴定原则1.全面审查照片档案的内容、价值和保管期限。2.坚持历史唯物主义观点，从公司的实际情况出发，准确判定照片档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由综合管理部门、相关业务部门及档案专家组成的照片档案鉴定小组，负责对公司照片档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.照片的真实性、完整性和准确性。2.照片所反映的工作活动的重要性和历史价值。3.照片的保管期限，根据照片的重要程度和保存价值，确定为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）鉴定程序1.各部门将整理好的照片档案移交公司综合管理部门后，由综合管理部门组织鉴定小组对照片档案进行初步审查。2.鉴定小组根据鉴定原则和内容，对照片档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对于保存价值不高或已失去保存意义的照片档案，经鉴定小组讨论通过后，予以销毁。4.对于确定为永久、长期保存的照片档案，应进行进一步的整理和完善，确保其质量。六、照片档案的编号（一）编号规则照片档案的编号采用“年度+类别+流水号”的形式，具体如下：1.年度：用四位数字表示照片档案形成的年份，如“2023”。2.类别：根据照片档案的分类，用两位字母表示，如“HY”表示会议照片类，“HD”表示活动照片类等。3.流水号：用四位数字表示该类别下照片档案的顺序号，从“0001”开始依次编号。例如，2023年会议照片类的第一张照片编号为“2023HY0001”。（二）编号要求1.编号应清晰、准确，易于识别和记忆。2.编号应保持唯一性，不得重复或混淆。3.编号应与照片档案的分类、整理等工作相配合，确保编号的一致性。七、照片档案的存储（一）存储方式1.数码照片应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。2.冲印照片应按照编号顺序进行整理，装入照片档案盒或相册中，并在盒/册上标注相应的编号、类别、年度等信息。（二）存储环境1.存储数码照片的存储设备应放置在温度适宜、干燥通风的环境中，避免阳光直射和潮湿环境。2.存储冲印照片的档案盒/相册应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，防止照片发霉、褪色等。（三）存储安全1.建立严格的存储设备使用管理制度，确保存储设备的安全。2.对存储的照片档案进行定期检查，发现问题及时处理，确保照片档案的安全存储。八、照片档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在工作中需要查阅照片档案的。2.公司对外宣传、展示公司形象等需要使用照片档案的。3.公司开展各类研究、总结经验等需要参考照片档案的。（二）利用程序1.公司内部各部门因工作需要查阅照片档案的，应填写《照片档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经本部门负责人签字后，提交给公司综合管理部门。2.公司综合管理部门收到申请表后，对查阅申请进行审核，审核通过后，为查阅人员提供相应的照片档案。3.查阅人员应在指定地点查阅照片档案，不得擅自将照片档案带出公司或进行复制。如需复制照片档案，应按照公司相关规定办理审批手续。4.查阅人员查阅结束后，应及时将照片档案归还公司综合管理部门，并在《照片档案查阅登记表》上签字确认。（三）利用要求1.利用照片档案时，应注意保护照片档案的安全和完整，不得损坏、涂改照片档案。2.利用照片档案的人员应严格遵守公司的保密制度，不得将照片档案泄露给无关人员。九、照片档案的销毁（一）销毁条件1.经过鉴定，确定为无保存价值的照片档案。2.保管期限已满，且已完成利用价值的照片档案。（二）销毁程序1.由综合管理部门填写《照片档案销毁申请表》，注明销毁照片档案的编号、类别、数量等信息，经公司领导审批后，方可进行销毁。2.销毁照片档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻