法院采购规章制度

PAGE法院采购规章制度一、总则（一）目的为了规范法院采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据相关法律法规及行业标准，结合本院实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本院各部门使用财政性资金及自有资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应当公开透明，采购程序应当公平公正，所有供应商均享有平等参与竞争的权利。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。4.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，严格履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购管理部门设立专门的采购管理部门，负责本院采购工作的统一管理和协调。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和政策，制定本院采购规章制度并组织实施。2.编制年度采购预算，报经批准后组织实施。3.建立和管理采购信息系统，发布采购信息，受理供应商报名和投标。4.组织采购项目的招标、评标、谈判等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。5.签订采购合同，监督合同履行，组织验收采购项目。6.负责采购文件的整理、归档和保管。7.对采购活动进行监督检查，处理采购过程中的投诉和纠纷。（二）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格、质量标准等的制定，配合采购管理部门进行采购活动，并负责采购项目的验收工作。其主要职责包括：1.根据工作需要，提出采购申请，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准等内容。2.参与采购项目的技术方案论证、招标文件编制等工作，提供专业意见和建议。3.协助采购管理部门组织采购活动，如参加开标、评标、谈判等会议，对供应商的资质、产品质量、服务能力等进行评价。4.在采购合同签订前，对合同条款进行审核，提出修改意见。5.负责采购项目的验收工作，组织相关人员按照合同约定和验收标准对采购项目进行验收，出具验收报告。（三）监督部门设立监督部门，对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.监督采购管理部门和采购需求部门执行采购规章制度的情况。2.参与采购项目的开标、评标、谈判等重要环节的监督，确保采购程序合法合规。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。4.定期对采购工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应当根据工作实际需要和事业发展规划，按照财政部门的要求，编制年度采购预算。采购预算应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。2.采购管理部门应当对采购需求部门提交的采购预算进行审核，汇总编制本院年度采购预算草案，报经院长办公会审议通过后，按照规定程序报财政部门审批。（二）预算执行1.采购项目应当严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应当按照规定程序报经批准。2.采购管理部门应当根据采购预算和采购计划，合理安排采购资金，确保采购项目按时、足额支付。（三）预算监督1.监督部门应当加强对采购预算执行情况的监督检查，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.采购管理部门应当定期向院长办公会报告采购预算执行情况，接受内部监督。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家和地方有关规定执行。3.公开招标程序：采购管理部门编制招标文件，明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标方法等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格供应商名单。组织开标、评标活动，按照评标方法确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购管理部门确定邀请招标的供应商名单，向其发出投标邀请书。供应商按照投标邀请书的要求编制投标文件，在规定时间内提交投标文件并参加投标。组织开标、评标活动，按照评标方法确定中标供应商。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判文件。供应商按照谈判文件的要求提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购需求部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的名称、规格型号、数量、金额、理由等内容，并提供相关证明材料。采购管理部门对采购需求部门提交的单一来源采购申请进行审核，提出审核意见，报院长办公会审议批准。采购管理部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价单，对其一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购管理部门编制询价通知书，明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、询价要求等内容。向不少于三家的潜在供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内提交报价文件。对供应商的报价文件进行评审，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应当及时与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目的名称、规格型号、数量、金额、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同应当采用书面形式，由采购管理部门负责人和供应商法定代表人或授权代表签字并加盖单位公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门应当及时将合同副本送采购需求部门和监督部门备案。采购需求部门和监督部门应当按照职责分工，对合同履行情况进行监督检查。2.供应商应当按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，按时交付货物、工程或提供服务。采购需求部门应当及时组织验收，对验收合格的采购项目，应当按照合同约定支付采购资金。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同内容的，采购管理部门应当与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，采购管理部门应当按照法律法规的规定办理相关手续，并及时通知供应商。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购管理部门应当及时与供应商协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。2.在合同纠纷处理过程中，采购管理部门应当及时向院长办公会报告情况，并配合有关部门做好相关工作。六、采购验收管理（一）验收组织采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员按照合同约定和验收标准对采购项目进行验收。验收人员应当包括采购需求部门代表、技术专家、质量管理人员等。（二）验收标准采购项目的验收标准应当以采购合同约定的技术规格、质量标准等内容为依据。如合同没有约定的，应当按照国家和行业相关标准进行验收。（三）验收程序1.采购需求部门在收到供应商提交的货物、工程或服务后，应当及时组织验收。验收前，采购需求部门应当通知采购管理部门和监督部门派人参加验收。2.验收人员应当按照验收标准对采购项目进行逐一检查、测试和评估，填写验收报告。验收报告应当包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容，并由验收人员签字确认。3.如采购项目验收合格，采购需求部门应当出具验收合格证明，并按照合同约定支付采购资金。如采购项目验收不合格，采购需求部门应当及时通知供应商限期整改或退换货物、工程或服务。供应商整改或退换后，采购需求部门应当重新组织验收。（四）验收监督监督部门应当对采购项目的验收过程进行监督检查，确保验收程序合法合规，验收结果真实可靠。如发现验收过程中存在违规行为或验收结果不真实的，监督部门应当及时责令改正，并依法追究相关人员的责任。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应当包括采购项目的采购申请、采购预算批复、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购管理部门应当按照档案管理的要求，对采购档案进行整理、分类、编号、装订，并建立电子档案。采购档案应当妥善保管，不得擅自销毁或丢失。（三）档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应当按照规定程序办理查阅手续。查阅人员应当遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。八、监督检查与责任追究（一）监督检查1.监督部门应当定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购规章制度执行情况、采购程序合法性、采购合同履行情况、采购资金使用效益等。2.监督部门可以通过查阅采购文件、合同、账目、验收报告等资料，实地检查采购项目实施情况，询问相关人员等方式进行监督检查。（二）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以在规定时间内提出投诉。投诉应当以书面形式