法院执行档案保管制度

PAGE法院执行档案保管制度一、总则（一）目的为加强法院执行档案的科学管理，确保执行档案的完整与安全，充分发挥执行档案在司法工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院执行工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本院执行局在执行各类案件过程中形成的具有保存价值的档案材料，包括执行案件的立案、执行实施、结案等各个环节产生的文件、文书、证据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则执行档案由本院档案管理部门集中统一保管，执行局应指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实完整原则执行档案应如实反映执行案件的全过程，保证档案内容的真实性、完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案材料。3.方便利用原则在确保档案安全的前提下，应建立科学合理的档案检索体系，方便执行人员及其他相关人员查阅和利用档案，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院执行档案管理的具体规章制度和操作流程。2.负责接收、整理、保管本院执行档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索系统。3.定期对执行档案进行检查、鉴定，对已超过保管期限的档案，按照规定进行销毁或移交。4.为执行人员及其他相关人员提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。5.开展档案管理业务培训和指导，提高执行人员的档案意识和档案管理水平。（二）执行局职责1.执行案件承办人负责案件执行过程中各类档案材料的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.在案件执行完毕后，按照档案管理部门要求的时间和标准，及时将执行档案移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要信息和协助。三、档案收集与整理（一）收集范围1.执行案件立案阶段的材料，包括立案审批表、申请执行书、执行依据、立案通知书等。2.执行实施阶段的材料，如执行通知书、报告财产令、财产查询反馈表、查封扣押冻结裁定书及清单、拍卖变卖裁定书、执行笔录、谈话笔录、协助执行通知书及回执等。3.被执行人财产状况调查材料，包括银行账户查询资料、房产土地登记信息、车辆登记信息、工商登记信息等。4.执行和解协议、执行担保书、执行听证材料等。5.执行结案阶段的材料，如结案审批表、结案报告、执行款物发放凭证等。6.其他与执行案件有关的材料，如司法拘留决定书、罚款决定书、执行裁定书补正裁定等。（二）收集要求1.执行案件承办人应在案件执行过程中及时收集相关档案材料，确保材料的真实性和完整性。2.对于重要的档案材料，如原件、关键证据等，应妥善保管，防止丢失、损坏或涂改。3.收集的档案材料应字迹清晰、纸张完好，不符合要求的应进行复制或补充。（三）整理方法1.执行档案应按照一案一卷、一卷多册的原则进行整理。2.每卷档案应编制页码，页号从“l”开始，标注于有文字页面正面的右上角和背面的左上角。3.卷内材料应按照文件形成的时间顺序排列，依次为立案材料、执行实施材料、财产调查材料、执行和解材料、结案材料等。4.对于同一事项的多份材料，应按照重要程度和时间先后顺序排列。5.卷内材料应去除金属物，破损的材料应进行修补或复制，纸张大于A4的应折叠成A4大小。6.每卷档案应编写卷内目录，目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等项目，序号应按照卷内材料排列顺序编写。四、档案保管（一）保管场所执行档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。（二）保管方式1.执行档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照年度、类别、案号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质应采用光盘、磁带等可靠存储设备，并定期进行检查和更新。电子档案应按照相关标准进行分类、命名和存储，建立电子档案管理系统，方便检索和查阅。3.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的执行档案，应严格按照保密规定进行保管，采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。（三）保管期限执行档案的保管期限分为短期、长期和永久三种。1.短期保管的执行档案，保管期限为10年，主要包括一般性执行案件的档案材料。2.长期保管的执行档案，保管期限为30年，主要包括重大、复杂执行案件的档案材料，以及涉及重要当事人权益、社会影响较大的执行案件档案。3.永久保管的执行档案，主要包括具有历史查考价值、涉及国家重大利益、对社会有广泛影响的执行案件档案，以及上级法院要求永久保管的档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对执行档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或查找。3.清查结果应形成书面报告，对发现的问题进行分析总结，并提出改进措施和建议。五、档案查阅与借阅（一）查阅程序1.本院执行人员因工作需要查阅执行档案的，应填写《执行档案查阅申请表》，注明查阅目的、案件信息等内容，经执行局负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.其他单位或个人因工作需要查阅本院执行档案的，应持单位介绍信或有效身份证件，向本院档案管理部门提出申请。档案管理部门应审核查阅申请，报经本院分管领导批准后，方可查阅。3.查阅执行档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。（二）借阅程序1.本院执行人员因工作需要借阅执行档案的，应填写《执行档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等内容，经执行局负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.其他单位或个人因工作需要借阅本院执行档案的，除按照查阅程序办理审批手续外，还应与档案管理部门签订《执行档案借阅承诺书》，承诺遵守档案管理规定，按时归还档案。3.借阅执行档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或用于其他非借阅目的。（三）查阅、借阅登记档案管理部门应建立执行档案查阅、借阅登记制度，对查阅、借阅的时间、人员、档案名称、数量、用途等信息进行详细记录。查阅、借阅登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织本院成立执行档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、执行局业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对执行档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和是否需要销毁。（二）鉴定标准1.执行档案鉴定工作应依据国家有关档案保管期限的规定，结合执行案件的性质、重要程度、社会影响等因素进行综合判断。2.对于保管期限已满且确无保存价值的执行档案，经鉴定工作小组审核批准后，可以予以销毁。对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，应按照规定进行延长保管期限或进行特殊处理。（三）销毁程序1.执行档案鉴定工作小组应定期对达到保管期限的执行档案进行清理，提出销毁意见，并填写《执行档案销毁申请表》。2.《执行档案销毁申请表》应报经本院分管领导批准后，方可进行销毁。3.执行档案销毁时，应指定专