河南省学生用品采购制度

PAGE河南省学生用品采购制度总则目的为规范河南省学生用品采购行为，确保学生用品质量安全，保障学生的合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于河南省内各级各类学校、幼儿园及其他教育机构（以下统称“学校”）采购学生用品的活动。基本原则1.质量安全原则：采购的学生用品应符合国家相关质量安全标准，保障学生的身心健康。2.公开公平公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。3.集中采购与分散采购相结合原则：根据实际情况，对于通用的、批量较大的学生用品实行集中采购，以提高采购效率、降低成本；对于具有特殊需求的学生用品，可采用分散采购方式。4.勤俭节约原则：在满足教学和学生需求的前提下，合理控制采购成本，避免浪费。采购组织与职责采购决策机构学校应成立采购决策机构，如采购工作领导小组等，负责审议采购计划、采购方式、采购预算等重大事项，确保采购活动符合学校整体利益和发展需求。采购执行部门学校应明确采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，具备相应的业务知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。相关部门职责1.教学部门：根据教学需求，提出学生用品的采购需求建议，参与采购产品的质量验收等工作。2.财务部门：负责采购预算的编制、审核和执行监督，确保采购资金的合理使用和安全。3.质量监督部门：对采购的学生用品进行质量抽检，参与质量问题的处理，保障学生用品质量符合要求。采购预算管理预算编制1.学校应根据教学计划、学生人数、课程设置等因素，合理编制学生用品采购预算。采购预算应涵盖各类学生用品的采购数量、规格、预计价格等详细信息。2.采购预算应按照学校财务管理制度的要求进行编制和审批，确保预算的科学性和合理性。预算执行与调整1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照学校规定的程序进行申报和审批。调整后的预算应及时通知相关部门，确保采购工作的顺利进行。采购方式公开招标1.对于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的学生用品采购项目，应采用公开招标方式。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，确定中标供应商。邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标、评标和定标。竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；使用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，在谈判中达成一致后确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定的程序进行审批，并与供应商就采购价格、质量、服务等条款进行协商，确定成交供应商。询价1.采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的学生用品采购项目，可以采用询价方式。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购程序采购需求申报1.各教学部门或相关使用部门应根据教学和学生实际需求，填写学生用品采购需求申报表，详细说明采购产品的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购需求申报表应经部门负责人审核签字后提交给采购执行部门。采购计划制定1.采购执行部门收到采购需求申报表后，应进行汇总和分析，结合采购预算、库存情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等内容，并报采购决策机构审批。供应商选择与管理1.采购执行部门应根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对拟参与采购项目的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。3.选择供应商时，应优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。对于长期合作的供应商，应定期进行评估和考核。采购文件编制1.根据采购方式的不同，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的规范性和透明度。采购实施1.按照批准的采购方式和采购文件的要求，组织开展采购活动。2.在采购过程中，采购执行部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。3.开标、评标、谈判、询价等采购活动应按照规定的程序和要求进行，确保采购过程的公正、公平、公开。合同签订1.确定成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同应符合法律法规的要求，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，应及时报学校财务部门备案。验收与付款1.采购的学生用品到货后，采购执行部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量、外观等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购执行部门应填写验收报告，并提交给财务部门。财务部门根据验收报告和采购合同的约定，办理付款手续。3.如发现采购的学生用品存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至问题得到妥善解决。监督与管理内部监督1.学校应建立健全内部监督机制，加强对学生用品采购活动的全过程监督。采购决策机构、采购执行部门、财务部门、质量监督部门等应各司其职，相互配合，确保采购活动合法合规。2.定期对采购项目进行内部审计，检查采购程序的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时整改。外部监督1.主动接受教育行政部门、财政部门、审计部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，如实提供采购活动的有关资料和情况。2.鼓励社会公众对学生用品采购活动进行监督，对举报和投诉的问题及时进行调查处理，并将处理结果向社会公开。违规处理1.对于在学生用品采购活动中违反本