比亚迪采购制度规定

PAGE比亚迪采购制度规定一、总则1.目的本采购制度旨在规范比亚迪公司（以下简称“公司”）的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障公司生产经营的顺利进行，实现公司利益最大化。通过建立科学合理的采购流程和严格的管理制度，加强采购过程的监督与控制，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险。2.适用范围本制度适用于比亚迪公司各部门涉及的所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒任何一方，保证竞争的公平性。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益的最大化，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购价格，提高资金使用效率。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的责任和义务，确保采购合同的顺利履行。内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购过程各个环节的监督和管理，防范采购风险，确保采购活动的规范运作。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和完善公司采购管理制度、流程和标准，并组织实施。依据公司生产经营计划和需求，编制采购计划，明确采购物资和服务的种类、数量、规格、质量要求、采购时间等内容。开展供应商开发、评估、选择和管理工作，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价，确保供应商的供货能力和质量水平。组织采购谈判，签订采购合同，负责合同的执行、跟踪和结算工作，确保采购合同的顺利履行。负责采购物资的验收工作，对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通协调，提出处理意见。收集、整理采购相关信息，分析采购数据，为公司采购决策提供支持。配合公司内部审计、监察等部门对采购活动进行监督检查，及时整改发现的问题。人员配备及分工采购经理：全面负责采购部门的管理工作，制定采购战略和计划，协调与其他部门的关系，监督采购流程的执行情况，对采购团队的绩效负责。采购专员：根据采购计划，具体负责采购物资和服务的寻源、询价、比价、谈判等工作，协助签订采购合同，并跟踪合同执行情况，及时处理采购过程中的问题。供应商管理专员：负责供应商的开发、评估、选择、考核等工作，建立和维护供应商档案，与供应商保持良好沟通，确保供应商的供货质量和服务水平。2.需求部门职责根据本部门的生产经营需求，及时、准确地向采购部门提交采购申请，明确采购物资和服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间等信息。参与采购过程中的技术交流、质量检验、验收等工作，提供专业技术支持和意见，确保采购物资和服务符合本部门的实际需求。负责对采购物资和服务的使用情况进行跟踪和反馈，协助采购部门解决使用过程中出现的问题。人员配备及分工需求部门负责人：对本部门的采购需求进行整体规划和审核，协调与采购部门的工作，确保采购活动满足本部门的生产经营需要。需求专员：具体负责向采购部门提交采购申请，配合采购部门开展采购工作，提供技术支持和使用反馈。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。对于紧急采购需求，需求部门应在申请表中注明紧急原因，并通过电话、邮件等方式及时通知采购部门，采购部门应优先处理。2.采购审批采购部门收到采购申请后，对申请内容进行初步审核，包括采购需求的合理性、规格型号的准确性、数量的必要性等。根据公司的采购审批权限规定，对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交公司相关领导进行审批。审批通过后，采购部门方可开展采购工作。3.供应商选择与采购寻源供应商选择采购部门根据采购物资和服务的类别，从公司已有的供应商档案中筛选出潜在供应商，并结合采购需求和供应商的综合实力、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确定参与本次采购的供应商名单。对于新的采购项目，采购专员应通过多种渠道进行供应商开发，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，收集供应商信息，并对其进行初步评估，符合要求的纳入潜在供应商名单。采购寻源采购专员向确定的供应商发送询价函或采购邀请，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等内容，要求供应商在规定时间内报价。采购专员收集供应商的报价信息，进行整理和分析，对比不同供应商的价格、产品质量、交货期等因素，选择至少三家供应商进行进一步的谈判。4.采购谈判采购专员组织与选定的供应商进行谈判，谈判内容包括价格、质量、交货期、售后服务、付款方式等条款。在谈判过程中，采购专员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，运用谈判技巧争取有利的采购条件，同时也要关注供应商的合理诉求，寻求双方都能接受的解决方案。谈判结束后，采购专员应整理谈判结果，形成谈判纪要，经双方签字确认后作为采购合同的附件。5.采购合同签订根据谈判结果，采购专员起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同经采购部门负责人审核后，提交公司法务部门进行合法性审查。法务部门对合同条款进行审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。经法务部门审核通过的采购合同，由公司授权代表与供应商签订。签订后的采购合同应加盖公司公章或合同专用章，并及时归档保存。6.采购订单下达采购部门根据签订的采购合同，生成采购订单，明确采购物资和服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容，并发送给供应商。采购订单下达后，采购专员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行订单义务。7.物资验收采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验，需求部门配合进行验收。验收合格的物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。采购部门应建立物资验收记录档案，详细记录验收过程、结果及处理情况，以备后续查询和追溯。8.采购付款采购部门根据采购合同约定的付款方式和时间节点，收集相关发票、验收报告、入库单等付款凭证，并进行审核。审核无误后，采购部门填写《付款申请表》，经采购部门负责人、财务部门审核后，提交公司相关领导审批。公司财务部门根据审批通过的《付款申请表》，按照规定的付款流程进行付款操作。付款后，财务部门应及时进行账务处理，并将付款情况反馈给采购部门。四、供应商管理1.供应商开发采购部门根据公司业务发展需求和采购计划，制定供应商开发计划，明确供应商开发的目标、范围、方法和时间进度。通过多种渠道收集潜在供应商信息，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、行业协会介绍等，对潜在供应商进行初步筛选和评估，确定符合基本条件的供应商名单。采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、生产设备、人员素质、信誉等方面的情况，评估其是否具备成为公司供应商的条件。对于考察合格的潜在供应商，采购部门与其进行沟通洽谈，介绍公司的采购需求、合作要求和采购流程等内容，邀请其提交相关资料，如营业执照、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等，建立供应商档案。2.供应商评估采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行全面评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、技术支持、合同履行情况、环保要求等方面。采购部门收集供应商的相关数据和信息，如质量检验报告、交货记录单、发票、客户反馈等，作为评估的依据。采用定性与定量相结合的评估方法，对供应商进行打分评价。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于评估结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，整改仍不合格的，取消其供应商资格。3.供应商选择在采购项目实施前，采购部门根据采购需求和供应商评估结果，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素，优先选择质量可靠、价格合理、交货及时、服务优质的供应商。对于重要物资和关键设备的采购，应选择多家供应商进行比较和竞争，确保采购的质量和效益。4.供应商考核采购部门建立供应商考核机制，对供应商的日常表现进行跟踪和考核。考核内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。采购部门定期（每月或每季度）对供应商的考核结果进行汇总和分析，对于考核成绩优秀的供应商，给予表扬和奖励；对于考核成绩较差的供应商，发出书面警告，要求其限期整改。供应商考核结果作为供应商评估和选择的重要依据，对于连续考核不合格的供应商，采购部门应及时与其终止合作关系。5.供应商关系维护采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，及时传达公司的采购政策、需求变化等信息，了解供应商的生产经营情况和合作需求，共同探讨解决合作过程中出现的问题。采购部门对供应商提供的优质产品和服务给予肯定和感谢，对于供应商提出的合理建议和意见，及时进行反馈和采纳，建立良好的合作关系。在供应商遇到困难时，采购部门应积极协调公司内部资源，为供应商提供必要的支持和帮助，增强供应商的合作意愿和忠诚度。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。分析风险产生的原因、可能造成的影响以及风险发生的可能性，确定风险的等级和优先级。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略和措施。2.风险应对措施市场风险应对关注市场动态，及时了解原材料、零部件等物资的价格波动情况，通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，锁定采购价格，降低市场价格波动对采购成本的影响。建立市场信息收集和分析机制，加强与行业协会、市场研究机构等的合作，获取市场最新信息，为采购决策提供参考。供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和考核体系，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商的供货能力和质量水平。与主要供应商签订战略合作协议，建立长期稳定的合作关系，共同应对市场变化和风险挑战。对于单一供应商依赖度较高的物资，寻找替代供应商，降低因供应商问题导致的供应中断风险。质量风险应对严格采购物资的质量标准，在采购合同中明确质量要求和验收标准，加强对采购物资的检验和验收工作，确保采购物资符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对供应商的质量管理体系进行审核和监督，督促供应商不断提高产品质量。建立质量反馈机制，及时处理采购物资质量问题，对出现质量问题的供应商进行严肃处理，要求其采取整改措施，防止类似问题再次发生。合同风险应对加强采购合同管理，严格合同签订流程，确保合同条款合法、合规、明确、具体，避免合同漏洞和风险。定期对采购合同进行审查和清理，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，确保合同的顺利履行。加强与公司法务部门的沟通协作，对重大采购合同进行法律审查，防范合同法律风险。付款风险应对严格采购付款流程，加强对付款凭证的审核，确保付款依据充分、合法。合理安排付款时间和方式，避免因付款不当导致的财务风险和供应商关系问题。建立供应商信用评估体系，对供应商的信用状况进行评估和监控，根据供应商的信用等级调整付款方式和额度。六、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行监督检查，审查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门应建立内部自查机制，定期对采购工作进行自我检查和评估，发现问题及时纠正，不断完善采购管理工作。公司监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督和查处，严肃追究相关人员的责任。2.外部审计