武汉高校采购制度

PAGE武汉高校采购制度一、总则（一）目的为规范武汉高校采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合武汉高校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于武汉高校各部门、各学院（系）、各直属单位在教学、科研、行政及后勤保障等活动中进行的货物、工程和服务采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，提高采购效率，降低采购成本，实现资金使用效益最大化。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购工作领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议学校采购工作的规章制度和年度采购计划。2.审批采购项目的采购方式、采购预算、采购文件等重要事项。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购与招投标管理办公室（以下简称“采购办”），作为学校采购工作的执行机构，负责组织实施学校的采购活动。采购办的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购制度。2.制定和完善采购工作流程和操作规范。3.编制学校年度采购计划，并组织实施。4.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。5.负责采购合同的签订、履行、验收等工作。6.建立和管理采购档案。7.对采购活动进行监督检查，受理采购投诉。（三）采购需求部门各采购需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的论证、评审等工作，并配合采购办做好采购项目的实施和验收工作。其主要职责包括：1.根据教学、科研、行政及后勤保障等工作需要，提出采购需求。2.对采购需求进行论证，确保采购需求的合理性和必要性。3.参与采购项目的评审工作，提供专业意见和建议。4.配合采购办做好采购项目的实施和验收工作，及时反馈项目实施过程中的问题。（四）监督部门学校监察审计部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规、公开透明。其主要职责包括：1.制定采购监督检查制度，明确监督检查的内容、方式和程序。2.对采购项目的采购方式、采购过程、采购结果等进行监督检查。3.受理采购投诉，对违规违纪行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.各采购需求部门应根据学校年度工作计划和本部门实际工作需要，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购办负责汇总各采购需求部门的采购预算，编制学校年度采购预算草案，并报学校采购工作领导小组审议。3.学校年度采购预算草案经学校采购工作领导小组审议通过后，报学校财务部门审核，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算管理规定办理相关审批手续。2.采购办应加强对采购预算执行情况的监控，定期向学校采购工作领导小组报告采购预算执行情况。（三）预算调整在采购项目实施过程中，如因市场价格波动、政策调整、采购需求变更等原因需要调整采购预算的，采购需求部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，并附相关证明材料。采购办对申请进行审核后，报学校采购工作领导小组审批。经批准的采购预算调整事项，应及时通知学校财务部门，并按照调整后的预算执行。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：1.货物类采购项目：单项或批量采购预算金额达到公开招标数额标准的。2.工程类采购项目：施工单项合同估算价在公开招标数额标准以上的。3.服务类采购项目：单项采购预算金额达到公开招标数额标准的。（二）邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。2.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。4.不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价询价是指采购人向三家以上潜在供应商发出询价通知书，对供应商一次性报出的价格进行比较，最后按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各采购需求部门根据工作需要，填写《武汉高校采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、技术要求、售后服务等内容，并经部门负责人签字盖章后，报采购办。（二）采购审批采购办收到采购申请表后，对采购项目进行初审，审核采购项目的采购需求是否合理、采购预算是否合规、采购方式是否符合规定等。初审通过后，报学校采购工作领导小组审批。学校采购工作领导小组根据采购项目的性质和金额大小，按照规定的审批程序进行审批。（三）采购文件编制采购办根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的采购需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容。采购文件应经学校采购工作领导小组审核后发布。（四）供应商选择与采购实施1.采购办按照采购文件规定的程序和方式，组织供应商报名、资格审查、投标、谈判、询价等采购活动。2.采购需求部门应配合采购办做好供应商选择和采购实施工作，提供必要的技术支持和服务。3.在采购活动中，采购办应严格按照采购文件规定的评审标准进行评审，确保评审过程公平公正、评审结果客观准确。（五）合同签订采购项目确定成交供应商后，采购办应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容，并经学校授权代表签字盖章后生效。采购合同签订后，采购办应将合同副本送学校财务部门、监察审计部门备案。（六）采购验收采购项目完成后，采购需求部门应按照采购合同的约定，组织对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准、技术性能等，工程的建设质量、施工进度、工程结算等，服务的服务内容、服务质量、服务期限等。验收合格后，采购需求部门应填写《武汉高校采购验收报告》，并经部门负责人签字盖章后，报采购办。采购办对验收报告进行审核后，作为支付采购款项的依据。六）采购付款采购项目验收合格后，采购需求部门应按照采购合同的约定，及时向采购办提交付款申请。采购办对付款申请进行审核后，报学校财务部门审批。学校财务部门按照学校财务管理制度和采购合同的约定，办理采购款项的支付手续。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购申请表、采购审批文件、采购文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、供应商资格审查文件、采购合同、采购验收报告、付款申请等与采购项目有关的所有文件和资料。（二）档案整理与归档采购办应指定专人负责采购档案的整理和归档工作。采购项目结束后，采购办应及时将采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订，并归档保存。采购档案应保存至少[具体年限]年。（三）档案查阅与借阅因工作需要查阅或借阅采购档案的，应填写《武汉高校采购档案查阅申请表》或《武汉高校采购档案借阅申请表》，经采购办负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅采购档案时，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料。查阅或借阅人员应妥善保管档案资料，按时归还。八、监督检查与责任追究（一）监督检查学校监察审计部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购项目的采购方式、采购过程、采购结果等是否符合法律法规和学校采购制度的规定。采购办应配合监察审计部门做好监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（二）投诉处理供应商对采购活动有异议的，可以向采购办提出质疑。采购办应在规定的时间内对质疑事项进行调查核实，并将处理结果书面通知供应商。供应商对质疑处理结果不满意的，可以向学校监察审计部门投诉。学校监察