民办非学校档案管理制度

PAGE民办非学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强民办非学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校管理、教育教学、科研等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各教学单位及全体教职员工在工作中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指本校在招生、教学、管理、科研、财务、人事等活动中直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室归口管理全校档案，各部门、各教学单位指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。2.真实性原则：档案内容应真实反映学校各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集学校在各项活动中形成的各类档案，确保档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.准确性原则：档案的整理、分类、编目等应准确规范，便于查找和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的集中统一管理，接收、收集、整理、保管全校各类档案，维护档案的完整与安全。3.对全校档案进行分类、编目、检索工具编制等工作，建立档案信息化管理系统，实现档案信息的快速查询和利用。4.开展档案的鉴定、销毁工作，按照规定对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁，并做好相关记录。5.负责向学校各部门、各教学单位提供档案查阅、借阅服务，根据档案的密级和利用范围，履行审批手续，做好登记和跟踪管理工作。6.参与学校重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导和咨询服务，确保档案工作与各项业务工作同步进行。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全校教职员工的档案意识和档案管理水平。8.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断完善档案管理制度和工作流程，提高档案管理工作质量和效率。（二）各部门、各教学单位档案管理职责1.负责本部门、本教学单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，按照学校档案管理制度的要求，做好档案的分类、整理、编目等基础工作，并及时将整理好的档案移交学校综合档案室。3.在各项工作活动中，及时形成和积累档案资料，对重要文件、资料进行妥善保管，防止丢失和损坏。4.配合学校综合档案室做好档案的查阅、借阅、鉴定、销毁等工作，按照规定办理相关手续。5.接受学校综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加学校组织的档案业务培训和活动，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党群工作类：包括学校党组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、党员名册、组织关系介绍信等。2.行政管理类：学校行政部门的各类文件、规章制度、会议纪要、工作计划与总结、人事任免文件、行政事务处理记录等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教学课件、学生成绩册、教学质量评估材料、教学改革与研究成果等。4.学生管理类：学生学籍档案、学生奖惩材料、学生综合素质评价材料、毕业生档案等。5.科研管理类：科研项目申报书、研究成果报告、学术论文、科研奖励材料等。6.财务管理类：财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等。7.后勤管理类：校园建设规划、房产档案、物资采购与管理记录、设备档案、维修记录等。8.外事工作类：外事活动文件、协议、合同、外宾来访记录等。9.其他类：学校举办的各类活动资料、校友信息、捐赠记录等具有保存价值的文件和资料。（二）收集要求1.各部门、各教学单位应明确档案收集责任人，定期对本部门工作中形成的文件和资料进行收集整理，并按照档案分类要求进行初步分类。2.档案收集应做到及时、完整，确保重要文件和资料不遗漏。对于一些临时性工作或项目，应在工作结束后及时将相关档案资料移交本部门档案管理人员。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、剪裁、抽取或丢失文件内容。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制。4.电子文件的收集应与纸质文件同步进行，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应按照规定的格式和命名方式进行存储，并定期进行备份。（三）整理原则和方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案分类方案进行分类，将档案分为一级类目、二级类目等，依次排列编号。分类应科学合理，符合学校工作实际和档案管理要求。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用流水号或分类号与流水号相结合的方式。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。档案目录应打印成册或录入电子系统，便于查询和利用。5.对档案进行装订，装订应整齐、牢固，保持文件的原貌。对于纸张规格不一致或破损严重的文件，应进行裱糊或粘贴处理后再装订。四、档案的保管（一）保管场所1.学校综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗门窗、遮光窗帘等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架排列，同一类目的档案应集中存放，便于查找和管理。2.纸质档案应采用档案盒或档案柜进行保管，档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息，档案柜应定期进行检查和维护，确保档案存放安全。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。电子档案应分类存储，建立相应的索引和目录，便于快速查询和利用。4.声像档案应按照载体类型分别进行保管，如照片档案应冲印成照片后装入相册或档案盒，录像带、录音带等应存放在专用的磁带盒中，并注明相关信息。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如学校的重大决策文件、重要会议记录、历史沿革资料、财务审计报告等。长期保管的档案：在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为30年。如教学计划、教学大纲、科研项目成果、学生学籍档案等。短期保管的档案：在较短时间内对学校工作有参考价值的档案，保管期限一般为10年。如一般性的行政文件、临时性的工作记录等。2.各部门、各教学单位应按照档案保管期限的规定，对本部门档案进行初步鉴定，确定档案的保管期限，并在档案整理过程中注明。学校综合档案室在接收档案时应对保管期限进行审核，如有不符，应及时与移交部门沟通调整。（四）档案的定期检查1.学校综合档案室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。一般每年进行一次全面检查，对重点档案或易损档案应增加检查次数。2.检查过程中应详细记录档案的状况，如发现档案有破损、褪色、霉变、虫蛀等情况，应及时采取相应的修复措施。对于电子档案，应检查存储设备的运行状况，确保电子档案的可读性和完整性，并及时进行备份更新。3.对检查中发现的问题应及时分析原因，采取有效措施加以解决。同时，应总结经验教训，完善档案保管制度和措施，不断提高档案保管质量和水平。五、档案的利用（一）利用范围1.本校教职员工因工作需要查阅、借阅档案，可在学校综合档案室办理相关手续后进行利用。利用范围包括与本人工作相关的档案资料，如教学档案、科研档案、人事档案等。2.外单位因工作需要查阅本校档案，须持有单位介绍信，并经学校相关部门负责人批准后，方可到学校综合档案室查阅。查阅范围应严格限定在与该单位工作相关的档案资料内。3.涉及个人隐私或其他特殊情况需要查阅本人档案的，本人可凭有效身份证件到学校综合档案室查阅。（二）利用方式1.查阅：本校教职员工和外单位人员可在学校综合档案室查阅档案。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记和收费。2.借阅：本校教职员工因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到学校综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换文件，确保档案的安全和完整。3.档案利用过程中如需摘录、引用档案内容，应经档案管理人员审核同意，并注明档案的出处和页码。（三）利用审批1.本校教职员工查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。审批应严格把关，确保档案利用符合工作需要，不涉及保密等问题。2.外单位查阅本校档案，须经学校分管领导批准。学校综合档案室应审核外单位介绍信的真实性和查阅内容的相关性，并按照规定办理查阅手续。3.涉及个人隐私查阅本人档案的，可直接到学校综合档案室办理查阅手续，但档案管理人员应做好登记和监督工作。（四）利用登记1.学校综合档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、审批人、归还日期等信息。2.档案利用登记应做到及时、准确、完整，便于对档案利用情况进行统计和分析。登记记录应妥善保存，以备查阅和审计。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合考量，结合学校的历史发展、工作需要和社会利用价值，确定档案的保存价值。（二）鉴定组织1.学校成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导担任组长，综合档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成。2.档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批，并监督档案销毁工作的实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和价值，确定是否具有保存价值。2.文件分析法：对一组相关文件进行综合分析，判断其整体价值，确定是否需要保存。3.价值评估法：根据档案的重要性、稀有性、完整性等因素，对档案价值进行量化评估，确定保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组定期对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见。对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，注明档