检察院完善档案管理制度

PAGE检察院完善档案管理制度一、总则（一）目的为加强检察院档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在检察工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合检察院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于检察院机关各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则。档案应如实反映检察工作的历史面貌，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为检察工作和社会提供优质服务。4.安全保密原则。加强档案安全防护，确保档案信息不泄露、不丢失，维护国家和检察机关的安全与利益。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责全院档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善本院档案管理制度，并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本院各类档案，确保档案的质量和安全。3.指导、监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和宣传教育，提高全院档案管理水平。4.推进档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统，实现档案的数字化存储和网络化利用。5.参与档案的编研工作，开发档案信息资源，为检察工作和社会提供有价值的档案资料。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，确保档案材料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案整理、鉴定、统计等工作，提供有关档案利用的信息。4.对本部门人员进行档案管理知识的宣传教育，督促本部门人员做好文件材料的归档工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本院工作有关的文件、指示、规定等。2.本院形成的各类文件、材料，包括党组文件、检察业务文件、行政管理文件、人事文件、财务文件等。3.检察业务工作中形成的各类案件材料，如立案决定书、起诉书、判决书、裁定书等。4.本院召开的重要会议文件、记录、纪要等。5.本院开展的各类专项工作、活动形成的文件、材料、照片、音像资料等。6.本院工作人员在工作中形成的个人业务档案、荣誉证书、培训记录等。7.其他与本院工作有关的具有保存价值的文件、材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对于重要文件、紧急文件，应及时收集并送交档案管理部门。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。4.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同年度、不同保管期限、不同来源、不同内容，进行分类整理。3.便于保管和利用，确保档案的系统性和规范性。（四）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类，采用“件”装盒的方式整理，每盒内的文件按照顺序排列，并编制页码。2.案件档案按照案件类别、年度、保管期限进行分类，采用卷内文件排列有序、卷内目录清晰、备考表填写完整的方式整理，每卷装订成册。3.照片档案按照年度问题保管期限进行分类，照片应配有文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并按照顺序编号，装入相册或照片档案盒。4.音像档案按照年度内容保管期限进行分类，音像资料应配有文字说明，注明录制时间、地点、内容等信息，并按照顺序编号，装入光盘盒或磁带盒。5.电子档案按照年度保管期限类别进行分类，建立电子档案数据库，对电子文件进行分类存储，并按照规定进行备份。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.文书档案采用符合国家标准的档案盒进行装盒，档案盒应标明年度、保管期限、机构（问题）等信息。2.案件档案采用符合国家标准的档案卷皮进行装订，档案卷皮应标明案件类别、年度、保管期限等信息。3.照片档案采用相册或照片档案盒进行装存，相册或照片档案盒应标明年度、问题、保管期限等信息。4.音像档案采用光盘盒或磁带盒进行装存，光盘盒或磁带盒应标明年度、内容、保管期限等信息。5.电子档案采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并配备相应的存储设备和存储环境。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、质量完好。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对已到保管期限的档案应及时进行鉴定和处理。3.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。4.做好档案库房的安全保卫工作，配备必要的消防器材和安全设施，确保档案库房的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本院实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，确定档案的保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合本院工作实际，制定本院档案保管期限表。3.根据档案保管期限表，对档案进行逐卷、逐件鉴定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.对已到保管期限且无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等信息，并经档案管理部门负责人、分管检察长审核签字。3.经批准销毁的档案，应在指定地点进行销毁，并由档案管理人员和监销人员共同监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应定期报送档案管理部门负责人和分管检察长，并抄送有关部门。3.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.本院撤销或合并时，应按照国家有关规定，将档案移交给有关部门或单位。2.档案移交时，应编制档案移交清册，详细注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并办理交接手续。交接双方应在档案移交清册上签字确认。3.对移交的档案，接收单位应按照本制度的要求进行管理。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本院档案管理制度。2.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高档案利用效率，为利用者提供优质服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，应确保档案信息的安全保密，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.有关单位和个人因工作需要查阅、借阅本院档案，应按照规定办理相关手续。3.司法机关因办案需要查阅、借阅本院档案，应按照法律程序办理相关手续。（三）利用手续1.本院工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅、借阅本院档案，应持单位介绍信，填写档案查阅、借阅申请表，经本院分管检察长批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。3.司法机关查阅、借阅本院档案，应持相关法律文书，填写档案查阅、借阅申请表，经本院检察长批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。4.查阅、借阅档案时，利用者应按照规定的时间和地点进行查阅、借阅，不