档案馆档案接收工作制度

PAGE档案馆档案接收工作制度一、总则（一）目的为加强本档案馆档案接收工作的规范化、制度化建设，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的凭证和参考作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆接收各类机关、团体、企事业单位及其他组织形成的具有保存价值的档案。（三）基本原则1.依法接收原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，依法开展档案接收工作。2.真实完整原则：确保接收的档案内容真实、准确、完整，全面反映立档单位的历史面貌和工作活动。3.规范有序原则：按照规定的程序、标准和要求，有序进行档案接收工作，保证接收工作的质量和效率。4.安全保密原则：加强档案接收过程中的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定。二、档案接收范围（一）文书档案1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等。2.本单位在行政管理、业务工作、党群工作等方面形成的具有保存价值的文件材料。3.与本单位相关的重要会议、重大活动、重要事件形成的文件材料。（二）科技档案1.本单位在科研、生产、基建等活动中形成的具有保存价值的文件材料，如科研项目立项、研究、验收等文件，产品设计图纸、工艺文件，工程建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。2.引进技术、设备的文件材料，包括技术合同、引进设备的说明书、操作规程、维修记录等。（三）会计档案1.本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。2.其他与财务活动相关的文件材料，如财务审计报告、税务申报资料等。（四）声像档案1.本单位在各项工作活动中形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等声像资料。2.反映本单位重要历史事件、重大活动、先进人物事迹等具有保存价值的声像资料。（五）电子档案1.本单位形成的电子文件，包括办公自动化系统、业务管理系统等产生的电子文件。2.经过数字化处理的纸质档案、声像档案等形成的电子副本。三、档案接收要求（一）质量要求1.档案应齐全完整，文件材料应收集齐全，无遗漏、破损、褪色等情况。2.档案内容应真实准确，与实际工作活动相符，不得弄虚作假。3.档案整理应符合国家有关档案整理的标准和规范，分类科学、编号准确、装订整齐。（二）载体要求1.纸质档案应使用符合质量要求的纸张，字迹清晰、耐久性好。2.声像档案应图像清晰、声音清楚，载体质量符合要求，无损坏、变形等情况。3.电子档案应格式规范、元数据齐全，存储载体安全可靠，便于长期保存和利用。（三）移交要求1.立档单位应按照规定的时间和要求，将应移交的档案整理好，编制移交清单，一式两份，双方签字确认。2.移交的档案应进行编目，编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、档号、文号、题名、日期、责任者等项目，便于查找和利用。3.立档单位应确保移交的档案所有权明确，无权属争议。四、档案接收程序（一）接收准备1.制定年度档案接收计划，明确接收档案的范围、数量、时间等要求，并通知立档单位。2.组建接收工作小组，明确小组成员的职责分工。3.准备接收所需的场地、设备、工具等，如档案库房、档案装具、计算机、扫描设备等。4.对接收工作小组成员进行培训，使其熟悉档案接收的程序、标准和要求。（二）档案移交1.立档单位按照接收计划，将应移交的档案按时送达档案馆。2.档案馆接收人员对移交的档案进行初步检查，核对移交清单与档案的数量、内容是否相符，档案质量是否符合要求。3.如发现问题，应及时与立档单位沟通，要求其补充或整改。（三）档案验收1.组成档案验收小组，对移交的档案进行全面验收。2.验收内容包括档案的齐全完整性、整理质量、载体质量、编目情况等。3.验收小组应按照验收标准进行检查，填写验收记录，对验收合格的档案签署验收意见。4.如验收不合格，应向立档单位出具整改通知书，要求其限期整改，整改后重新进行验收。（四）档案入库1.验收合格的档案，按照档案分类方案和库房管理要求，进行上架排列，存入档案库房。2.建立档案入库登记台账，记录档案的入库时间、全宗号、年度、保管期限、档号、数量等信息。五、档案整理要求（一）文书档案整理1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类，编制分类方案。3.对每份文件进行编号，编制档号，档号应具有唯一性。4.填写文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。5.对文件进行装订，去除金属物，采用三孔一线或缝纫机装订等方式，确保文件整齐牢固。6.按照分类方案和编号顺序，将文件装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。（二）科技档案整理1.按照项目、专业等进行分类，建立科技档案分类体系。2.对每个项目或专业的档案进行编号，编制档号，档号应体现项目或专业的特征。3.整理科研项目档案时，应按照项目立项、研究、验收等阶段，分别整理相关文件材料。4.整理产品档案时，应包括产品设计、工艺、生产、销售等方面的文件材料。5.整理工程建设项目档案时，应按照项目前期、设计、施工、竣工验收等阶段，分别整理相关文件材料。6.填写科技档案卷内目录和备考表，卷内目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目，备考表应记录卷内文件的整理情况、缺损情况等。7.按照分类方案和编号顺序，将科技档案装入档案卷盒，填写档案卷盒封面、盒脊等项目。（三）会计档案整理1.按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。2.对会计凭证进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2.5厘米。3.填写会计凭证封面，包括单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止号码、凭证张数、附件张数等项目。4.整理会计账簿时，应按照总账、明细账、日记账等顺序排列，填写账簿封面和扉页。5.整理财务报告时，应按照年度、季度、月度等顺序排列，填写报告封面和目录。6.填写会计档案卷内目录和备考表，卷内目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目，备考表应记录卷内文件的整理情况、缺损情况等。7.按照分类方案和编号顺序，将会计档案装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。（四）声像档案整理1.按照载体类型、形成时间、内容等进行分类。2.对照片档案进行整理，应编写照片说明，包括照片编号、题名、拍摄时间、拍摄地点、人物、背景等信息，按照照片编号顺序排列，装入照片册或档案盒。3.对录音带、录像带、光盘等档案进行整理，应编写文字说明，包括载体编号、题名、录制时间、录制地点、内容摘要等信息，按照载体编号顺序排列，装入档案盒。4.填写声像档案卷内目录和备考表，卷内目录应包括文件编号、责任者、题名、日期、载体编号、内容摘要等项目，备考表应记录卷内文件的整理情况、缺损情况等。5.按照分类方案和编号顺序，将声像档案装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。（五）电子档案整理1.按照电子文件的来源、内容、用途等进行分类，建立电子档案分类体系。2.对电子文件进行编号，编制档号，档号应体现电子文件的特征。3.整理电子文件时，应确保元数据齐全，元数据应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、格式、大小、存储位置等信息。4.对电子文件进行存储，应采用安全可靠的存储设备，如磁带、磁盘、光盘等，按照存储方案进行存储，确保电子文件的长期保存。5.填写电子档案卷内目录和备考表，卷内目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、格式、大小、存储位置等项目，备考表应记录卷内文件的整理情况、缺损情况等。6.按照分类方案和编号顺序，将电子档案信息进行存储和管理，建立电子档案数据库，便于检索和利用。六、档案编目要求（一）全宗卷编目1.全宗卷是档案馆在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。2.全宗卷应按照全宗管理过程中形成的文件材料的时间顺序进行整理，包括全宗介绍、立档单位历史沿革、全宗内档案数量与状况统计、档案整理说明、档案鉴定报告、档案销毁清册、档案利用情况统计等材料。3.对全宗卷内的文件材料进行编号，编制档号，档号应具有唯一性。4.填写全宗卷目录，包括文件编号、责任者、题名、日期、页数等项目。5.按照编号顺序，将全宗卷内的文件材料装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊等项目。（二）档案目录编制1.根据档案整理情况，编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、档号、文号、题名、日期、责任者、页数等项目。2.档案目录应一式多份，分别用于档案管理、档案检索、档案利用等。3.档案目录应按照一定的顺序排列，如按照全宗号、年度、保管期限、档号等顺序排列，便于查找和利用。4.对档案目录进行打印或电子存储，电子存储的档案目录应建立索引，便于快速检索。七、档案保管要求（一）库房管理1.档案库房应符合安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求，确保档案的实体安全。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，保持库房整洁、通风良好。4.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格控制库房的出入，确保库房安全。（二）档案装具管理1.档案装具应符合档案保管的要求，如档案盒、档案卷盒、档案架等应坚固耐用、便于存放和查找。2.定期对档案装具进行检查和维护，如检查档案盒、档案卷盒是否破损，档案架是否牢固等，及时更换或维修损坏的装具。3.按照档案分类方案和库房管理要求，合理安排档案装具的摆放位置，确保档案存放有序便于查找。(三)档案保管期限管理1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位的实际情况，确定各类档案的保管期限。2.对保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行鉴定，确定是否继续保存或销毁，并填写档案鉴定报告。3.对需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，经批准后进行销毁，并在档案销毁清册上签字确认。4.对保管期限未满但已失去保存价值的档案，也可按照规定的程序进行鉴定和处理。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强档案接收、整理、保管、利用等环节的安全管理，确保档案的实体安全和信息安全。2.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和安全技能，掌握安全防范措施和应急处理方法。3.加强档案库房的安全防范工作，安装安全监控设备，设置门禁系统，配备消防器材等，确保库房安全。4.对电子档案的存储和传输进行安全管理，采取加密、备份等措施，防止电子档案信息泄露、丢失或损坏。5.定期对档案安全情况进行检查和评估，及时发现和消除安全隐患，确保档案安全。八、档案利用要求（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。2.外单位因工作需要，经本单位批准，可查阅、借阅本单位的相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密等档案的利用，应按照国家有关保密规定进行审批和管理。（二）利用方式1.查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅档案的全宗号、年度、保管期限、档号、题名、查阅目的等信息。2.档案管理人员应按照查阅登记表的要求，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.借阅档案时，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的全宗号、年度、保管期限、档号、题名、借阅期限、借阅目的等信息，经本单位负责人批准后，办理借阅手续。4.借阅档案应使用专门的档案借阅证，借阅证应注明借阅者姓名、单位、借阅档案的全宗号、年度、保管期限、档号等信息。5.借阅者应按照借阅申请表的要求，按时归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应办理延期手续。6.利用者不得擅自涂改、伪造、损毁、丢失档案，如需复制档案，应经本单位负责人批准，并按照规定的程序进行复制。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用档案的全宗号、年度、保管期限、档号、题名、利用方式、利用目的、归还时间等信息。3.档案利用登记应定期进行整理和统计，分析档案利用情况，为档案管理和决策提供依据。九、监督检查与责任追究（一）监督检查1.建立档案接收工作监督检查制度，定期对档案接收工作进行检查和评估，确保档案接收工作符合规定的程序、标准和要求。2.监督检查内容包括档案接收计划执行情况、