档案管理制度及考核

PAGE档案管理制度及考核一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理与考核。（三）基本原则1.集中统一原则公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实完整原则各部门及员工应按照规定及时、准确地将工作中形成的各类文件材料收集齐全，保证档案内容的真实、完整，不得擅自销毁或隐匿档案。3.方便利用原则档案管理应遵循方便利用的原则，建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。4.安全保密原则加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等基础工作，建立健全档案管理台账。3.负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境符合要求，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。4.负责档案信息的数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。5.负责组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报经公司领导批准后组织实施。6.负责组织开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高公司档案管理水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，确保档案的完整和安全。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的各类文件材料移交综合管理部门归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。3.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，提供必要的协助和支持，如档案查阅、借阅等。4.负责对本部门员工进行档案管理知识的宣传和教育，提高员工对档案管理工作的认识和重视程度。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架、保管、统计等，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.熟悉档案业务知识，掌握档案管理的新技术、新方法，不断提高档案管理水平和工作效率。4.严格遵守档案安全保密制度，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案信息的泄露。5.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供优质、高效的档案服务，及时准确地提供档案查阅、借阅等信息。6.负责档案库房的日常管理，做好库房的清洁卫生、温湿度记录等工作，确保档案存放环境良好。三、档案的收集与整理（一）收集范围公司档案的收集范围包括但不限于以下几类：1.行政管理类公司设立、变更、注销等相关文件；公司规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结等；公司内部组织机构设置、人员任免、薪酬福利等文件材料。2.业务经营类市场调研、营销策划、合同协议、招投标文件、客户资料等；产品研发、生产管理、质量管理等方面的文件材料；财务报表、审计报告、税务资料等。3.人力资源类员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等文件材料；员工劳动合同、社保缴纳记录、人事档案等。4.基本建设类公司基本建设项目的可行性研究报告、立项批复、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。5.其他类公司获得的荣誉证书、资质证书、知识产权文件等；公司与外部单位往来的重要文件材料；其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围的要求，及时将本部门工作中形成的各类文件材料收集齐全，不得遗漏。2.收集的文件材料应保持其真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.文件材料应字迹清晰、内容完整，载体应符合档案保管要求，如纸张应采用A4规格，电子文件应采用通用格式并确保其可读性。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为行政管理类、业务经营类、人力资源类、基本建设类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级、三级类目等。2.编号对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。编号方法可采用全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等组成。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包含案卷号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目；卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。装订时应去除文件材料上的金属物，破损的文件材料应进行修补。四、档案的保管（一）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司设立、变更、注销文件；公司章程；重要会议纪要；重大合同协议；公司发展规划等。2.长期保管凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。如公司年度工作计划、工作总结；一般性合同协议；员工年度考核记录等。3.短期保管凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的会议文件；一般性的通知、通报等。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。档案应分类存放，排列整齐，便于查找。库房应保持清洁卫生，温湿度适宜，定期进行检查和维护。2.电子档案保管建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）档案库房管理1.档案库房应专人负责管理，无关人员不得擅自进入。2.库房内应保持整洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查和维护。4.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。档案存放应遵循从左到右、从上到下的顺序，按照档案编号依次排列。5.建立档案库房出入登记制度，严格记录档案的出入库时间、数量、借阅人等信息，确保档案的安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提、便于利用的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员及相关业务人员。鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司档案管理制度的要求，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对已过保管期限的档案进行重点审查，判断其是否仍具有保存价值。对于仍具有重要价值的档案，应延长其保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，形成档案销毁清册，清册应详细记录档案的题名、年度、保管期限、卷号、文号、责任者、销毁原因等信息。2.将档案销毁清册报经公司领导批准后，方可组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息的泄露。销毁完毕后，监销人应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为公司档案管理工作的重要记录。六、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应遵循规定的程序，办理相关手续。（二）利用方式1.查阅员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、年度、保管期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。综合管理部门档案管理人员应根据查阅申请表提供的信息，及时准确地提供档案供查阅，并做好查阅登记工作。查阅档案应在档案查阅室进行，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅员工因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、年度、保管期限、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、伪造或销毁档案。借阅期满后，应及时归还档案。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容应包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、年度、保管期限、查阅（借阅）目的、归还日期等信息。档案利用登记册应定期整理归档，作为公司档案管理工作的重要资料保存。七、档案管理考核（一）考核目的为加强公司档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化，特制定本考核办法。（二）考核对象公司各部门及档案管理人员。（三）考核内容1.档案管理制度执行情况考核各部门及档案管理人员是否严格执行公司档案管理制度，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节。2.档案管理工作质量考核档案的整理是否规范、分类是否准确、编号是否唯一、编目是否齐全；档案的保管是否安全、完整，库房环境是否符合要求；档案的鉴定是否准确，销毁是否及时、彻底；档案的利用是否方便、高效，利用登记是否完整等。3.档案管理工作效率考核档案管理人员在档案管理工作中的工作效率，如档案的收集、整理、归档时间是否及时，档案查阅、借阅的响应速度是否快捷等。4.档案管理创新工作考核各部门及档案管理人员在档案管理工作中是否积极探索创新，采用新技术、新方法提高档案管理水平，如电子档案管理、档案信息化建设等。（四）考核方式1.定期考核综合管理部门每年定期对各部门及档案管理人员的档案管理工作进行考核，考核时间一般为每年[具体时间]。2.不定期抽查综合管理部门不定期对各部门的档案管理工作进行抽查，检查档案管理工作的实际情况，发现问题及时督促整改。3.自评与互评各部门应定期对本部门的档案管理工作进行自评，总结经验，查找不足。同时，综合管理部门可组织各部门之间进行互评，促进档案管理工作的交流与学习。（五）考核评分标准考核采用百分制评分，具体评分标准如下：1.档案管理制度执行情况（30分）严格执行档案管理制度，各项工作符合要求得2530分；基本执行档案管理制度，存在个别问题得1524分；执行档案管理制度不严格，存在较多问题得014分。2.档案管理工作质量（40分）档案整理规范、分类准确、编号唯一编目齐全，保管安全完整，鉴定准确销毁及时，利用方便高效，利用登记完整得3040分；档案管理工作基本符合要求，存在一些小问题得2029分；档案管理工作存在较多问题，影响档案管理质量得019分。3.档案管理工作效率（15分）档案收集、整理、归档及时，查阅、借阅响应速度快捷得1215分；档案管理工作效率一般，基本能满足工作需要得811分；档案管理工作效率低下，影响工作开展得07分。4.档案管理创新工作（15分）积极探索创新档案管理工作，采用新技术、新方法取