档案存储管理制度范本

PAGE档案存储管理制度范本一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、销毁等过程中的管理活动。（三）档案定义本制度所称档案是指公司在各项工作中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集公司各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.有效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司的各项工作提供服务。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司档案的集中统一管理，接收、收集、整理、分类、编目、存储、保管公司各类档案。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.定期对公司档案进行鉴定，提出档案保管期限的调整意见，对已到保管期限的档案进行销毁处理。5.负责组织开展档案的查阅、借阅工作，按照规定提供档案利用服务，确保档案的合理利用。6.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。7.负责公司档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。8.参与公司重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案的完整和准确。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的真实、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合管理部门集中保管。3.负责建立本部门档案的检索工具，便于档案的查找和利用。4.严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自扩大档案查阅、借阅范围，确保档案安全。5.配合综合管理部门做好档案管理的其他相关工作。（三）档案管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，热爱档案工作，具备良好的职业道德和业务素质。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管、查阅、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整，发现问题及时报告并采取措施解决。4.积极开展档案的信息化管理工作，熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，提高档案管理效率。5.为档案利用者提供优质服务，按照规定及时准确地提供档案资料，解答有关档案利用的问题。6.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容，确保档案信息安全。三、档案的形成与收集（一）档案形成1.公司各部门及员工在各项工作中应及时形成档案，确保档案的原始性和真实性。2.档案形成过程中应使用规范的书写材料和记录工具，保证档案字迹清晰、图表准确、声像资料完整。（二）档案收集1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。2.收集的档案应包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、录音、录像等各种形式的资料。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的完整性。4.档案收集过程中应注意核对档案的内容和数量，发现问题及时与相关人员沟通解决。四、档案的整理与分类（一）档案整理1.档案管理人员应按照档案整理的原则和方法，对收集到的档案进行分类、排序、编目等整理工作。2.整理档案时应保持档案之间的有机联系，区分不同的保管期限和密级，便于档案的保管和利用。3.对于破损、褪色的档案应进行修复或复制，确保档案的可读性。（二）档案分类1.公司档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、职工人事档案类等十大类。2.每大类档案可根据实际情况进一步细分小类，具体分类如下：行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照印章、信访接待、行政事务等档案。党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会工作、共青团工作等档案。经营管理类：包括市场营销、合同管理、财务管理、审计监督、风险管理、人力资源管理等档案。生产技术类：包括生产计划、工艺流程、质量控制、技术研发、设备管理、安全生产等档案。产品研发类：包括产品设计、研发项目管理、技术创新、知识产权等档案。基本建设类：包括工程项目规划、设计、施工、竣工验收等档案。设备仪器类：包括设备采购、安装调试、运行维护、报废处置等档案。会计档案类：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等档案。职工人事档案类：包括员工入职、调动、晋升、奖惩、培训、工资福利等档案。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.公司档案采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行定期备份，确保电子档案的安全和完整。（二）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、重要合同协议、财务审计报告等对公司具有重要历史价值和法律意义的档案。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括公司年度工作计划与总结、各类规章制度、生产技术资料、设备档案等对公司生产经营和管理具有重要参考价值的档案。4.短期保管的档案保管期限为1年至10年，主要包括一般性的文件、报表、会议记录等对公司工作具有一定参考价值但保管期限较短的档案。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏或丢失应及时报告并采取措施处理。4.对电子档案应建立严格的访问控制机制，设置不同的用户权限，防止电子档案被非法篡改或删除。5.定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的可读性和可用性。六、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，档案管理人员应按照规定提供档案资料，并在现场监督查阅，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后方可查阅。4.需要复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并在复印件或摘录件上加盖档案查阅专用章。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.借阅档案期限一般不得超过[X]天，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得在档案上涂改、标记、污损或拆卷。4.借阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准后方可借阅。5.借阅期满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人员的责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合管理部门应定期对公司档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人等组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出档案保管期限的调整意见和销毁意见。3.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）销毁1.对已到保管期限且确无保存价值或已失去利用价值的档案，经公司分管领导批准后，由综合管理部门