机关单位档案三合一制度

PAGE机关单位档案三合一制度()一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及行业标准，结合本机关单位实际情况，制定本档案三合一制度。（二）适用范围本制度适用于本机关单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则机关单位档案工作实行统一领导，由办公室负责集中管理，各部门按照职责分工，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并接受办公室的监督指导。2.完整准确原则全面收集和整理本机关单位在各项工作中形成的档案，确保档案内容真实、准确、完整，能够客观反映工作全貌和历史过程。3.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值，为机关单位各项工作提供有效的支持和服务。4.安全保密原则加强档案的安全保护措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本机关单位档案管理制度并组织实施。2.负责本机关单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，定期对各部门档案工作进行检查和考核。3.集中管理本机关单位各类档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.组织开展档案工作人员的业务培训，提高档案管理水平。5.负责与上级档案行政管理部门和同级档案业务机构的联系与沟通，及时报送档案工作相关材料。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案材料的齐全、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的具体实施，并接受办公室的业务指导。3.按照档案管理制度的要求，定期向办公室移交应归档的档案，并办理交接手续。4.积极配合办公室做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案收集（一）收集范围1.机关单位在履行职能活动中形成的各种文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事档案、业务档案等。2.机关单位开展重大活动、重点项目、专项工作等形成的具有保存价值的文件材料。3.机关单位在对外交往中形成的各类文件材料，如合同协议、信函、证书等。4.机关单位工作人员在工作中形成的个人业务材料、科研成果、获奖证书等。5.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案材料的完整性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况应及时进行修复或复制。3.对电子文件应按照相关规定进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性，同时做好电子文件的备份工作。4.各部门档案管理人员应定期对收集的文件材料进行整理和核对，发现问题及时处理。（三）收集时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年完成收集归档工作。2.对于重大活动、重点项目、专项工作等形成的文件材料，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。3.人事档案等应按照规定的时间节点进行收集归档。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。将整理好的文件装订成册，填写案卷封面，编制案卷目录。2.科技档案整理按照项目、专业、阶段等进行分类。对科技文件材料进行编号、编目，绘制竣工图等。建立科技档案卷内目录、备考表和总目录。3.人事档案整理按照干部人事档案管理规定进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等。对每份材料进行编号、编目，填写档案目录和备考表。按照规定的格式和要求装订档案。4.会计档案整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行编号、装订，填写凭证封面和封底。对会计账簿进行整理、编目，建立账簿目录。对财务报告进行整理、编目，填写报告封面和目录。（三）整理要求1.整理后的档案应分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.档案装订应牢固整齐，便于保管和查阅。3.电子档案应按照相关标准进行整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和本机关单位档案管理制度为依据，准确判定档案的价值。2.坚持全面的、历史的、发展的观点，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素。3.确保鉴定结果客观、公正、准确。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由办公室负责人、档案管理人员、相关业务部门人员等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对机关单位工作的查考利用价值、历史研究价值、凭证价值等。3.档案的保管期限，根据档案的价值确定永久、长期、短期保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法对每份档案进行逐件审查，分析其价值和保管期限。2.综合评估法综合考虑档案的形成背景、内容性质、利用情况等因素，对档案价值进行综合评估。（五）鉴定程序1.档案管理人员对拟鉴定的档案进行初步整理和统计，列出清单。2.鉴定工作小组对档案清单进行审查，确定鉴定范围和重点。3.鉴定工作小组对档案进行逐件鉴定，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。4.根据鉴定意见，确定档案的保管期限，对不需要保存的档案进行销毁，并办理相关手续。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案应分类上架存放，排列有序，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、专人保管等。（三）保管期限1.永久保管的档案反映机关单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案在较长时间内对本机关单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案在较短时间内对本机关单位工作有查考利用价值的档案，保管期限为15年以下。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况、载体质量等，发现问题及时处理。3.对破损、褪色、霉变等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。3.档案库房的温湿度、设备运行等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案相关数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总、分析，形成统计报表。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整。2.统计报表应及时报送，为档案管理决策提供依据。八、档案编研（一）编研内容1.根据机关单位工作需要和档案利用需求，编写档案参考资料，如大事记、组织沿革、专题概要等。2.对重要档案进行汇编，如政策文件汇编、会议文件汇编等。3.开展档案信息资源的开发利用，如撰写档案利用案例分析、档案信息简报等。（二）编研要求编研成果应内容准确、结构合理、形式规范，具有较高的实用价值和参考价值。（三）编研程序1.确定编研题目和内容。2.收集相关档案资料，进行筛选、整理和分析。3.编写编研初稿，征求意见后进行修改完善。4.审核编研成果，经批准后印发或存档。九、档案利用（一）利用范围1.机关单位内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、社会组织等因工作需要查阅档案。4.其他符合规定的查阅利用情况。（二）利用方式1.查阅纸质档案利用者可到档案库房查阅纸质档案，档案管理人员应提供必要的协助。2.查阅电子档案利用者可通过档案管理系统查阅电子档案，档案管理人员应指导利用者正确操作。3.复制档案利用者因工作需要可复制档案，档案管理人员应按照规定办理复制手续。（三）利用手续1.利用者需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交办公室审批。3.办公室审批通过后，档案管理人员按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。4.查阅结束后，利用者