敬老院档案管理制度模板

PAGE敬老院档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强敬老院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在敬老院管理、服务、决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于敬老院各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指敬老院在各项工作活动中直接形成的对国家、社会和本院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。敬老院档案工作由院长统一领导，实行综合档案室集中管理与各部门分散管理相结合的体制。2.完整、准确、系统、安全原则。确保档案内容真实、全面、系统，妥善保管，防止档案损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善敬老院档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全院各类档案，包括文书档案、人事档案、财务档案、医疗档案、服务档案等，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目、上架等工作。3.建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，便于档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期检查档案保管状况，对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。5.组织开展档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行鉴定和销毁。6.积极开发档案信息资源，为敬老院的管理、服务、决策提供档案信息支持，开展档案编研工作，编写大事记、组织沿革、基础数字汇编等资料。7.负责对各部门档案管理工作进行业务指导和监督检查，定期组织档案工作培训，提高全院档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。2.按照档案管理制度的要求，对本部门档案进行分类、编号、装订，定期向综合档案室移交档案。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用工作，负责提供本部门档案利用的相关信息。4.负责本部门档案保管设施的日常维护和管理，确保档案安全。5.接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极参加档案工作培训，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与敬老院工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.敬老院制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、统计报表、会议记录、简报等。3.人事档案，包括员工的招聘、录用、考核、晋升、奖惩、培训、工资福利等方面的材料。4.财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务预决算等。5.医疗档案，包括老人的健康档案、病历、体检报告、护理记录等。6.服务档案，包括老人入住登记表、服务协议、服务记录、满意度调查等。7.设备档案，包括敬老院各类设施设备的购置合同、说明书、维修记录、报废处理等资料。8.基建档案，包括敬老院建设项目的立项批复、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。9.其他具有保存价值的文件、资料、照片、音像等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压、拖延。3.对重要文件、资料应实行双套制或多套制保存，确保档案的安全。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得随意涂改、伪造、损毁。（三）整理方法1.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，采用“件”装订方式，以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，来文与复文为一件等。2.人事档案按照干部档案管理规定进行分类整理，建立规范的档案目录和索引。3.财务档案按照会计档案管理办法进行分类整理，分年度、类别装订成册。4.医疗档案按照老人个体进行分类整理，建立健康档案专册。5.服务档案按照服务项目和时间顺序进行整理，便于查询和统计。6.设备档案按照设备类别进行整理，建立设备档案清单。7.基建档案按照项目建设阶段进行分类整理，包括项目前期、施工过程、竣工验收等资料。8.照片档案应注明拍摄时间、地点、人物、事件等要素，进行分类整理并编号。9.音像档案应进行文字说明，注明录制时间、内容、时长等，按照载体类型进行分类整理。四、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、经营管理类等类别。2.人事档案分为履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资福利材料、出国（境）材料、其他材料等类别。3.财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别。4.医疗档案分为基本信息、健康体检、疾病诊疗、护理记录、康复治疗等类别。5.服务档案分为入住登记、服务协议、服务记录、投诉处理、满意度调查等类别。6.设备档案分为设备购置、安装调试、运行维护、报废处理等类别。7.基建档案分为项目立项、规划设计、施工管理、竣工验收等类别。8.照片档案分为工作照片、活动照片、人物照片等类别。9.音像档案分为录音档案和录像档案。（二）编号1.文书档案编号采用“年度保管期限流水号”的方式，如“2023永久001”。2.人事档案编号按照干部档案管理规定执行。3.财务档案编号采用“年度类别流水号”，如“2023会计凭证001”。4.医疗档案编号以老人身份证号为基础，按照一定规则进行编制。5.服务档案编号采用“服务对象编号服务项目编号时间顺序号”，如“0010120230101001”。6.设备档案编号以设备购置合同编号为基础，按照设备类别和顺序进行编制。7.基建档案编号以项目编号为基础，按照建设阶段和资料类别进行编制。8.照片档案编号采用“年度照片类别流水号”，如“2023工作照片001”。9.音像档案编号采用“年度音像类别流水号”，如“2023录像档案001”。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（二）保管要求1.档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同载体的档案应分别保管，如纸质档案、照片档案、音像档案等。3.定期对档案进行清点、核对，确保档案的数量和质量。4.对破损、褪色、字迹模糊的档案应及时进行修复和复制。5.建立档案保管台账，记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况。（三）保护措施1.加强档案库房的安全管理，安装防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.做好档案的防火工作，配备足够的灭火器材，严禁在库房内使用明火。4.控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。5.采取防虫、防霉措施，定期投放防虫药品，保持库房清洁卫生。6.对电子档案应进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行检查和维护。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本院工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.法律规定的其他查阅情形。（二）查阅程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.《档案查阅申请表》经部门负责人签字同意后，提交综合档案室。3.综合档案室对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责查阅服务。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅时应爱护档案，不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案。5.需要复印、拍照、摘录档案内容的，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用规定1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息安全。2.档案利用后应及时归还综合档案室，由专人进行核对和验收。3.对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的档案，应严格控制查阅范围和利用方式。4.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应注明出处，并由综合档案室统一保管。七,档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和档案保管期限表为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的观点，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析档案的形成背景、历史意义、现实利用价值等。2.参考档案保管期限表，结合实际情况，确定档案的保管期限。3.对已过保管期限且确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》。（四）销毁程序1.