政府采购流程管理制度

PAGE政府采购流程管理制度一、总则（一）目的为了规范本公司/组织的政府采购行为，加强政府采购管理，提高政府采购资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护政府采购当事人的合法权益，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。本制度所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。本制度所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。本制度所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。本制度所称服务，是指除货物和工程以外的其他政府采购对象，包括交通、信息、医疗、教育、金融、保险、租赁、咨询等。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明原则，采购信息应及时、准确、完整地向社会公开，确保采购过程和结果的公开性，接受社会监督。2.公平竞争原则通过公平竞争机制，为所有符合条件的供应商提供平等参与政府采购活动的机会，促进市场竞争，提高采购质量和效率。3.公正原则政府采购活动应严格按照法律法规和相关规定进行，确保采购程序和结果的公正性，维护各方当事人的合法权益。4.诚实信用原则政府采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。（四）职责分工1.采购部门负责政府采购项目的组织实施，包括编制采购计划、制定采购文件、组织采购活动、签订采购合同等。2.需求部门提出采购需求，参与采购文件的编制和审核，协助采购部门进行采购活动，负责采购项目的验收等工作。3.财务部门负责政府采购资金的预算管理、支付审核和账务处理，对采购项目的资金使用情况进行监督检查。4.监督部门对政府采购活动进行全过程监督，受理供应商的质疑和投诉，查处采购活动中的违法违规行为。二、采购计划管理（一）采购需求的提出1.需求部门应根据本公司/组织的业务发展需要和实际工作需求，及时提出采购项目的需求。2.采购需求应明确、具体、合理，包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求等内容。（二）采购计划的编制1.采购部门应根据需求部门提出的采购需求，结合本公司/组织的采购预算和采购政策，编制采购计划。2.采购计划应包括采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容，并按照规定的格式和要求进行填报。（三）采购计划的审批1.采购计划编制完成后，应按照本公司/组织的内部审批程序进行审批。2.审批部门应根据采购项目的性质、金额大小等因素，对采购计划进行严格审核，确保采购计划的合理性和合规性。（四）采购计划的调整1.在采购项目实施过程中，如因特殊原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，并说明调整的原因和内容。2.采购部门应根据需求部门的申请，对采购计划进行调整，并按照规定的程序进行审批。三、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式，适用于采购货物、工程和服务的项目。2.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照规定在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.招标公告应包括采购项目的名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。（六）采购方式的选择与审批1.采购部门应根据采购项目的特点、采购预算、采购时间等因素，合理选择采购方式。2.采购方式的选择应按照本公司/组织的内部审批程序进行审批，审批部门应严格审核采购方式的选择是否符合法律法规和相关规定。四、采购文件管理（一）采购文件的编制1.采购部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。2.采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购程序、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件的审核1.采购文件编制完成后，应提交需求部门、财务部门、监督部门等相关部门进行审核。2.审核部门应重点审核采购文件的合法性、合规性、合理性和公正性，确保采购文件符合法律法规和相关规定的要求。（三）采购文件的发售1.采购文件审核通过后，采购部门应按照规定的时间和方式发售采购文件。2.采购文件的发售应向供应商提供采购文件的纸质版和电子版，并收取相应的费用。（四）采购文件的澄清与修改1.在采购文件发售期间，如供应商对采购文件有疑问的，采购部门应及时给予澄清和解答。2.在采购项目开标前，如需要对采购文件进行修改的，采购部门应按照规定的程序进行修改，并及时通知所有已获取采购文件的供应商。五、采购活动管理（一）采购活动的组织1.采购部门应按照采购文件规定的时间、地点和程序，组织采购活动。2.采购活动应包括开标、评标、谈判、询价等环节，确保采购活动的公开、公平、公正。（二）开标1.开标应在采购文件规定的时间和地点进行，由采购部门主持，邀请所有投标人参加。2.开标时，应首先检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（三）评标1.评标应按照采购文件规定的评标标准和方法进行，由评标委员会负责评标工作。2.评标委员会应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（四）谈判1.谈判应按照采购文件规定的谈判程序和方法进行，由谈判小组负责谈判工作。2.谈判小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（五）询价1.询价应按照采购文件规定的询价程序和方法进行，由询价小组负责询价工作。2.询价小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（六）中标、成交供应商的确定1.评标、谈判、询价结束后，评标委员会、谈判小组、询价小组应按照规定的程序和方法，确定中标、成交供应商。2.采购部门应及时向中标、成交供应商发出中标、成交通知书，并将中标、成交结果通知所有未中标的投标人。（七）采购活动的记录1.采购部门应做好采购活动的记录工作，包括采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购文件、开标记录、评标记录、谈判记录、询价记录、中标、成交供应商等内容。2.采购活动记录应妥善保存，保存期限不得少于十五年。六、采购合同管理（一）采购合同的签订1.采购部门应在中标、成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件和中标、成交供应商的投标文件，与中标、成交供应商签订采购合同。2.采购合同应包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、质量要求、服务要求、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等内容，确保采购合同的合法性、合规性和完整性。（二）采购合同的审核1.采购合同签订前，应提交需求部门、财务部门、监督部门等相关部门进行审核。2.审核部门应重点审核采购合同的条款是否符合采购文件和中标、成交供应商的投标文件的要求，是否符合法律法规和相关规定的要求。（三）采购合同的履行1.采购合同签订后，采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购部门应及时跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。（四）采购合同的变更与终止1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或终止采购合同的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。2.采购合同的变更或终止应按照本公司/组织的内部审批程序进行审批，审批部门应严格审核变更或终止的原因和内容是否符合法律法规和相关规定的要求。（五）采购合同的验收1.采购项目完成后，需求部门应按照采购合同的约定和相关标准，对采购项目进行验收。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知供应商进行整改，直至验收合格。七、采购资金管理（一）采购资金的预算管理1.财务部门应根据本公司/组织的采购计划，编制采购资金预算，并纳入年度预算管理。2.采购资金预算应明确采购项目的名称、采购金额、资金来源等内容，确保采购资金预算的合理性和准确性。（二）采购资金的支付管理1.采购合同签订后，财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购资金。2.支付采购资金时，财务部门应严格审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保支付资金的合法性、合规性和准确性。（三）采购资金的核算与监督1.财务部门应按照财务会计制度的规定，对采购资金进行核算和管理，确保采购资金的安全和完整。2.监督部门应加强对采购资金使用情况的监督检查，查处采购资金使用过程中的违法违规行为。八、质疑与投诉管理（一）质疑1.供应商对政府采购活动事项有疑问的，可以向采购部门提出质疑。2.供应商提出质疑时，应提交质疑函，并说明质疑的事项、理由及证据等内容。3.采购部门应在收到质疑函后七个工作日内作出答复，并