政府档案管理相关制度

PAGE政府档案管理相关制度一、总则（一）目的为加强政府档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构及所属事业单位的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则政府档案管理工作在政府统一领导下，实行分级负责、归口管理。各部门应明确档案管理机构或指定专人负责本部门的档案管理工作，并接受政府档案管理部门的监督和指导。2.完整准确、系统安全原则档案管理工作应确保档案的收集齐全、整理规范、编目准确、保管安全，维护档案的真实性和完整性，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.便于利用原则档案管理工作应遵循便于利用的原则，优化档案管理流程，提高档案检索效率，为政府各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）政府档案管理部门政府设立专门的档案管理部门，负责统筹管理政府的档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定政府档案管理的规章制度和业务标准。2.对政府各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织开展档案业务培训和交流活动。3.负责接收、收集、整理、保管政府各部门形成的重要档案，建立健全档案信息资源库，提供档案查阅利用服务。4.组织开展档案鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。5.参与政府重大活动和重要项目的档案管理工作，指导相关部门做好档案的收集、整理和归档工作。（二）部门档案管理机构各部门应设立档案管理机构或指定专人负责本部门的档案管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行政府档案管理的规章制度和业务标准，制定本部门档案管理的具体办法和措施。2.负责组织本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确和系统。3.建立本部门档案检索工具，提供档案查阅利用服务，积极开发档案信息资源，为部门工作提供支持。4.定期向政府档案管理部门报送档案工作情况，接受政府档案管理部门的监督和指导。5.组织开展本部门档案鉴定、销毁工作，按照规定程序办理档案销毁手续。三、档案的收集与归档（一）收集范围政府各部门应按照国家有关规定和本制度要求，及时收集本部门在履行职能活动中形成的各种门类和载体的档案，包括但不限于以下内容：1.文书档案：反映本部门工作活动的各类文件、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。2.科技档案：本部门在科研、工程建设、设备仪器等方面形成的档案，如科研项目立项报告、研究成果报告、工程设计图纸、设备说明书等。3.人事档案：本部门工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、福利等方面的档案材料。4.财务档案：本部门的财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等档案。5.声像档案：本部门在工作活动中形成的照片、录音、录像等档案资料。6.电子档案：本部门以电子数据形式存在的各类文件、资料、信息等档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人员，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案形成部门或个人应在规定时间内将办理完毕、具有保存价值的档案移交本部门档案管理机构。3.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的档案，应实行同步收集、全程跟踪，确保档案的完整和准确。4.收集的档案应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。（三）归档要求1.档案管理机构应按照档案分类方案和编号规则，对收集的档案进行分类整理、编目编号。2.归档的档案应齐全完整，文件材料应符合质量要求，字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.归档的档案应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类排列，编制归档文件目录，建立档案检索体系。4.电子档案应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法政府档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度分类按照文件形成的年度进行分类，不同年度的文件分别整理。2.机构（问题）分类按照政府部门的内设机构或职能分工，结合文件内容所反映的问题进行分类。3.保管期限分类根据档案的保存价值，将档案划分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管的档案：凡是反映政府主要职能活动和基本历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映政府一般工作活动，在较长时间内对本部门工作有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映政府一般性工作活动，在较短时间内对本部门工作有查考利用价值的档案。保管期限为15年以下。（三）整理要求1.档案整理应按照分类方案进行，保持分类的一致性和稳定性。2.归档文件应逐件进行整理，去除文件上的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。3.归档文件应按照排列顺序依次编写页号或件号，在文件首页上端的空白处加盖归档章，并填写相关内容。4.归档文件应编制归档文件目录，目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。5.电子档案应按照纸质档案的整理要求进行整理，建立电子档案目录数据库，确保电子档案与纸质档案的对应关系。五、档案的保管与保护（一）保管场所政府档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，确保档案的安全保管。档案库房应符合以下要求：1.档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材和应急照明设备。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架排列，便于查找和利用。2.纸质档案应采用卷盒、卷皮等形式进行装订保管，电子档案应采用光盘、磁带等载体进行存储保管，并定期进行备份。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.做好档案的防虫、防鼠工作，定期投放防虫、防鼠药物，防止档案被虫蛀、鼠咬。4.加强对电子档案的管理，定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的安全和有效利用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织政府档案管理部门应成立档案鉴定小组，负责对档案的鉴定工作。鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务人员和档案专家组成。（三）鉴定内容档案鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值、现实利用情况等因素，对档案进行全面审查，确定档案的存毁。鉴定内容主要包括：1.档案是否反映本部门的主要职能活动和基本历史面貌。2.档案是否具有查考利用价值，包括对当前工作的参考价值和对历史研究的价值。3.档案是否符合保管期限的规定，是否存在保管期限过长或过短的情况。4.档案的完整性和准确性，是否存在重要文件缺失或内容失真的情况。（四）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，清册应包括档案的题名、文号、日期、保管期限、数量等内容。2.档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核签字，并报政府分管领导批准。3.档案销毁工作应在指定的地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应认真核对档案销毁清册，确保销毁的档案与清册一致。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告政府档案管理部门。七、档案的查阅与利用（一）查阅原则档案查阅利用工作应遵循依法依规、方便快捷、安全保密的原则，确保档案信息的合理利用和安全。（二）查阅范围政府各部门及所属单位因工作需要，可以查阅本部门及所属单位形成的档案。外单位因特殊情况需要查阅政府档案的，应按照规定办理查阅手续。（三）查阅手续1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅的目的、内容、范围等，并经本部门负责人签字同意。2.外单位查阅政府档案的，应持单位介绍信，注明查阅的目的、内容、范围等，并经政府档案管理部门负责人批准。3.查阅档案应在指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。（四）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。提供复印件的，应加盖档案管理部门印章。2.查阅人员可以对档案进行摘录、复制，但不得擅自涂改、伪造或销毁档案材料。3.档案管理部门应建立档案查阅利用登记制度，对查阅利用的时间、人员、内容、目的等进行详细记录。（五）保密规定1.查阅人员应对查阅的档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。2.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关保密规定进行管理和利用，严禁擅自公开或传播。八、档案信息化建设（一）建设目标政府档案管理部门应积极推进档案信息化建设，建立健全档案信息管理系统平台，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案信息管理系统建设建立涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、查阅利用等全过程的档案信息管理系统，实现档案业务流程的自动化和信息化。2.档案数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。3.档案信息资源开发利用利用档案信息管理系统，开发档案信息资源，为政府决策、社会公众提供档案信息服务。（三）安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息管理系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改和丢失。2.定期对档案信息管理系统进行安全检查和评估，及时发现和消除安全隐患。3.加强对档案数字化加工过程的质量控制，确保数字化档案的准确性和完整性。九、监督与考核（一）监督检查政府档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集归档情况、档案整理分类情况、档案保管保护情况、档案查阅利用情况以及档案