政府单位采购内控制度

PAGE政府单位采购内控制度一、总则（一）目的为了加强政府单位采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，防范采购风险，根据国家有关法律法规和相关政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本政府单位使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须符合国家法律法规和相关政策要求。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受社会监督。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保供应商平等参与采购活动。5.公正原则：采购过程和结果应公正，维护各方合法权益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划、组织采购活动、签订采购合同等工作。2.财务部门负责审核采购预算资金、支付采购款项、监督采购资金使用等工作。3.需求部门提出采购需求，参与采购项目的验收等工作。4.内部审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度执行情况。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门应根据本单位工作需要和事业发展规划，提出年度采购需求。2.采购管理部门会同财务部门对需求部门提出的采购需求进行审核，结合财政预算安排情况，编制年度采购预算。3.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定程序报经批准。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序报经批准。（三）预算监督1.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，定期通报预算执行情况。2.内部审计部门应对采购预算执行情况进行审计监督，发现问题及时督促整改。三、采购计划管理（一）计划制定1.采购管理部门应根据采购预算和工作实际需要，制定年度采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。（二）计划审批采购计划应报经单位领导审批后实施。（三）计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，采购管理部门应提出调整申请，报经单位领导批准后实施。2.调整后的采购计划应及时通知相关部门和人员。四、采购方式管理（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。2.公开招标应按照规定程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照规定程序进行公示、审批等。（五）询价1.采购的货物规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。（六）采购方式审批1.采用非公开招标采购方式的，应按照规定程序报经财政部门批准。2.采购管理部门应在采购活动开始前，将采购方式及相关审批文件报单位内部审计部门备案。五、采购文件管理（一）招标文件编制1.采购管理部门应根据采购项目特点和采购需求，编制招标文件。2.招标文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。（二）投标文件接收与保存1.采购管理部门应指定专人负责接收投标文件，并做好登记工作。2.投标文件应妥善保存，保存期限按照国家有关规定执行。（三）采购文件归档采购活动结束后，采购管理部门应将采购文件整理归档，包括招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等。六、采购活动实施（一）采购公告发布1.采用公开招标方式采购的，应按照规定在指定媒体上发布招标公告。2.招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）开标评标1.采购管理部门应按照招标文件规定的时间、地点组织开标评标活动。2.开标应邀请所有投标人参加，开标过程应记录并存档。3.评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标结果应当场宣布。（三）中标成交结果公示1.采购项目中标成交后，采购管理部门应按照规定在指定媒体上发布中标成交结果公示。2.中标成交结果公示应包括采购项目名称、中标成交供应商名称、中标成交金额、主要中标成交标的规格型号等内容。（四）合同签订1.采购管理部门应在中标成交结果公示期满无异议后，与中标成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。七、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目完成后，需求部门应组织成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应由需求部门、采购管理部门、财务部门等相关人员组成。（二）验收标准与程序1.验收小组应按照采购合同约定的验收标准进行验收。2.验收程序包括资料审查、实物查验、性能测试等环节。（三）验收报告1.通过验收的采购项目，验收小组应出具验收报告。2.验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。（四）验收问题处理1.验收过程中发现采购项目存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，验收小组应及时通知供应商进行整改。2.供应商拒不整改或整改后仍不符合要求的，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。八献（一）支付申请1.供应商按照采购合同约定履行交货义务后，采购管理部门应及时向财务部门提交支付申请。2.支付申请应包括采购合同编号、供应商名称、采购项目名称、支付金额、支付方式等内容，并附验收报告、发票等相关资料。（二）支付审核1.财务部门应按照规定对采购管理部门提交的支付申请进行审核。2.审核内容包括采购合同约定的付款条件、验收情况、发票真实性等。（三）支付执行1.财务部门审核通过支付申请后，应按照规定及时办理支付手续。2.支付方式应符合国家有关规定和采购合同约定。九、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素。2.风险因素包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险等。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，应制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施包括加强政策学习、建立供应商评估机制、完善合同管理等。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立风险监控机制，对采购活动中的风险进行实时监控。2.当发现风险因素可能导致风险事件发生时，应及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。十、监督检查与责任追究（一）监督检查1.内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度执行情况。2.财政部门等相关部门应按照职责分工