掇刀区档案管理制度汇编

PAGE掇刀区档案管理制度汇编一、总则（一）目的为加强掇刀区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护历史真实面貌，特制定本档案管理制度汇编。（二）适用范围本制度适用于掇刀区各机关、团体、企事业单位及其他社会组织在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：掇刀区档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整无缺。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）档案管理职责1.掇刀区档案局贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全区档案工作规章制度并组织实施。对全区档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。负责接收、征集、整理、保管全区重要档案资料，开展档案编研工作，为社会提供档案利用服务。2.各立档单位建立健全本单位档案管理工作制度，明确档案管理职责，配备必要的档案管理人员。负责收集、整理、保管本单位在工作活动中形成的各类档案，按规定向掇刀区档案局移交应进馆的档案。积极开展档案的开发利用工作，为单位各项工作提供支持。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括上级文件、本单位文件、下级文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、重要合同协议等。2.科技档案：涵盖科研项目档案、基本建设项目档案、设备仪器档案等。3.会计档案：如会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。4.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、工资、奖惩、培训等材料。5.声像档案：照片、录音、录像等记录单位重要活动和事件的资料。6.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.对归档的文件材料，应进行认真筛选，剔除无关材料，保证档案质量。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得随意涂改、剪裁。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.文书档案整理采用年度机构（问题）保管期限的分类方法；科技档案按项目、阶段进行整理；会计档案按年度、类别整理；人事档案按干部职工个人进行整理；声像档案按时间顺序或主题进行整理；电子档案应进行分类存储，并建立相应的元数据。（四）整理流程1.文书档案分类：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。装订：去除文件上的金属物，对破损文件进行修复，采用左侧装订方式。编目：编制卷内文件目录，填写备考表，装订成册后编写案卷封面、案卷目录。2.科技档案项目分类：按科研项目、基本建设项目、设备仪器项目等进行分类。阶段整理：根据项目进展阶段，收集整理各个阶段形成的文件材料。编号：为每个项目、文件材料等编制唯一的编号。编目：编制项目档案目录、卷内文件目录等。3.会计档案分类：按年度、会计凭证、账簿、报表等类别进行整理。装订：会计凭证按月装订成册，账簿、报表按年度整理。编目：编制会计档案目录。4.人事档案材料分类：按履历、考核、任免、工资、奖惩、培训等类别进行分类。排序：按材料形成时间顺序排列。编目：编制档案目录，填写档案盒封面等。5.声像档案分类标注：按时间、主题等进行分类，并注明拍摄时间、地点、人物、事件梗概等。整理存储：将照片冲印或扫描，录音、录像进行数字化处理后存储，并建立相应的索引。6.电子档案分类命名：按照档案类型、年度等进行分类，文件名应规范准确。元数据录入：为电子档案添加必要的元数据，如文件题名、日期、作者等。存储备份：采用安全的存储设备进行存储，并定期备份。三、档案的保管（一）保管场所1.掇刀区档案局应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗、防光、防尘。2.各立档单位应根据实际情况，设置档案保管室，确保档案存放安全。（二）档案装具1.档案柜、档案架应坚固耐用，符合档案保管要求，便于档案的存放和查找。2.档案盒应采用统一规格，质地优良，能够有效保护档案。（三）档案保管要求1.按照档案的分类、编号顺序排列上架，便于管理和查找。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案破损、霉变、褪色等应及时修复或复制。3.做好档案库房的温湿度记录，采取有效措施调节温湿度，一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.加强对档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和防盗设备，严禁无关人员进入档案库房。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和档案的实际价值，对档案进行科学鉴定，准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查分析，确定其价值和保管期限。2.参考有关规定和标准：依据国家档案保管期限表等相关规定，结合本单位实际情况进行鉴定。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：分为30年、10年两种。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.经过鉴定，确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。3.档案销毁清册经单位分管领导审批后，报掇刀区档案局备案。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本制度规定提供档案利用服务。2.方便利用原则：简化利用手续，提高服务效率，为利用者提供便利。3.安全保密原则：在提供档案利用的同时，确保档案信息安全，防止泄密。（二）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经批准查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案。（三）利用手续1.本单位人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅目的、档案名称、档号等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅档案需持单位介绍信，注明查阅、借阅目的、档案名称、档号等，经掇刀区档案局或立档单位分管领导批准后，方可办理查阅、借阅手续。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案，应出具相关法律文书或行政公文，经批准后办理查阅、借阅手续。（四）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者需求，提供相应档案供其查阅，并做好查阅登记。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。2.借阅：借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应对所借档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。（五）利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督检查，发现问题及时处理。对违反档案利用规定的行为，应依法依规追究责任。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现掇刀区档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，实现档案信息资源的共享利用。（二）信息化基础设施建设1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，满足档案信息化管理的需求。2.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理编目、存储、检索、利用等功能的信息化管理。（三）档案数字化1.对重要档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库。2.数字化档案应保证图像清晰、数据准确，并建立相应的元数据。3.加强对数字化档案的存储管理，定期进行备份，确保数据安全。（四）信息安全管理1.建立健全档案信息化安