招商银行采购制度

PAGE招商银行采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范招商银行各项采购活动，确保采购工作合法、合规、高效、透明，保障采购质量，控制采购成本，防范采购风险，满足招商银行经营管理和业务发展的需求。（二）适用范围本制度适用于招商银行总行及各分支机构、附属机构（以下统称“本行”）所进行的各类物资采购、服务采购以及工程项目采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规、政策以及本行内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照相关行业标准和监管要求开展采购工作，确保采购过程符合程序规范。3.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，所有符合条件的供应商均可参与竞争，不得歧视任何潜在供应商，确保采购结果公平公正。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，优化采购流程，提高采购效益，实现资源的合理配置。5.风险防范原则：识别、评估和控制采购过程中的各类风险，建立健全风险防范机制，确保采购活动安全可靠。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，负责审议重大采购项目，对采购战略、政策、计划等进行决策。采购决策委员会成员包括行领导、相关部门负责人等，具体组成人员由行内规定明确。（二）采购执行部门设立专门的采购部门，负责具体采购项目的组织实施。采购部门职责如下：1.制定采购计划，根据本行需求和预算安排，编制年度、季度和月度采购计划。2.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，选择合适的供应商。3.负责采购合同的起草、审核、签订、履行和管理，确保合同的有效执行。4.建立供应商管理档案，对供应商进行评价、考核和动态管理。5.协调采购过程中的各方关系，处理采购纠纷和投诉。6.收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术规格制定、供应商选择等工作，并配合采购部门完成采购项目的验收等工作。需求部门应确保所提需求准确、合理、符合业务实际需要。（四）监督部门内部审计、风险管理等监督部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险，对违规行为进行调查和处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、交付时间等内容。2.采购申请表需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，判断其是否符合采购计划和相关规定。2.对于金额较小的采购项目，按照本行内部授权规定，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，提交采购决策委员会审议批准。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目；邀请招标适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目；竞争性谈判适用于技术复杂、时间紧迫或招标失败后需要重新采购的项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购或发生不可预见的紧急情况等项目；询价采购适用于采购规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。（四）采购文件编制1.采购部门根据选定的采购方式，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。（五）供应商选择与采购实施1.发布采购信息：通过本行官方网站、采购平台、媒体等渠道发布采购公告，邀请潜在供应商参与采购活动。2.供应商报名与资格审查：采购部门对报名的供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉等是否符合要求。3.采购评审：组织评审小组对供应商的投标文件或响应文件进行评审，按照评审标准进行打分或评选，确定中标候选人或成交供应商。4.采购合同签订：采购部门与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购标的、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（六）采购验收1.采购项目完成后，需求部门负责组织验收工作，采购部门、监督部门等参与验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对采购标的的数量、质量、规格等进行检查，填写验收报告。3.如验收合格，需求部门在验收报告上签字确认；如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或重新提供货物/服务，直至验收合格。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交至财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，核实采购项目的真实性、合同执行情况、发票等相关凭证的合规性后，按照本行财务制度和合同约定办理付款手续。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，加强市场调研，合理安排采购时间和数量，采用套期保值等金融工具降低市场价格波动风险。2.供应商风险应对：建立严格的供应商筛选和评价机制，选择信誉良好。五、供应商管理（一）供应商准入1.制定供应商准入标准，明确供应商应具备的资质、业绩、信誉、财务状况等条件。2.供应商申请准入时，需提交营业执照、资质证书、业绩证明、税务登记证、法人授权书等相关资料，采购部门对其进行审核。3.通过审核的供应商纳入本行供应商名录，作为合格供应商参与本行采购活动。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。2.评价方式包括实地考察、问卷调查、数据分析、客户反馈等。3.根据评价结果对供应商进行考核，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，并采取相应的奖惩措施。（三）供应商动态管理1.对考核不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，暂停或取消其参与本行采购活动的资格。2.对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会和优惠政策，建立长期稳定的合作关系。3.定期更新供应商名录，并向本行内部相关部门通报供应商的评价和考核情况。六、采购信息管理（一）采购信息收集1.采购部门负责收集各类采购信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。2.通过多种渠道收集信息，如网络平台、行业协会、供应商主动提供、市场调研等。（二）采购信息整理与分析1.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.运用数据分析工具和方法，对采购信息进行分析，为采购决策、成本控制、供应商管理等提供支持。（三）采购信息共享与发布1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与需求部门、监督部门等内部各部门之间的信息共享。2.根据本行规定