徐州市医院档案管理制度

PAGE徐州市医院档案管理制度一、总则（一）目的为加强徐州市医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于徐州市医院各科室、部门以及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实完整原则：档案应如实反映医院各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的真实性和完整性。3.方便利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率，为医院各项工作提供有力支持。4.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密，维护医院的合法权益。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置医院设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员，负责医院档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的齐全、完整和规范。3.建立健全医院档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。5.开展档案的开发利用工作，为医院医疗、教学、科研、管理等工作提供档案信息服务，积极主动地为医院各项工作服务。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高医院员工的档案意识和档案管理水平。7.负责对医院各科室、部门档案工作进行监督、指导和考核，确保医院档案工作的顺利开展。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.医疗档案：包括门诊病历、住院病历、手术记录、检查检验报告、护理记录等医疗活动中形成的各类文件材料。2.教学档案：涵盖教学计划、教学大纲、教案、讲稿、学生成绩考核记录、教学实习材料等教学活动相关的档案。3.科研档案：包含科研项目申请书、研究方案、实验数据、科研成果报告、论文发表等科研活动过程中产生的文件材料。4.行政管理档案：涉及医院行政公文、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等行政管理工作形成的档案。5.其他档案：如医院文化建设、对外交流合作、突发事件处理等活动中形成的具有保存价值的文件材料。（二）归档要求1.各科室、部门应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案材料的及时、准确收集。2.归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.按照档案分类方案，对收集的档案材料进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列。4.定期将整理好的档案移交医院档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法：先将档案按年度分开，再按形成档案的科室、部门等机构进行分类，最后根据档案的重要程度和保存价值确定保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期：永久保存的档案是对医院具有长远利用价值的重要档案；长期保存的档案是在较长时间内对医院工作有查考利用价值的档案，一般保管期限为15年至50年；短期保存的档案是在较短时间内对医院工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。（三）编号与编目1.对整理好的档案进行编号，编号应科学、规范、便于查找。编号方法可采用全宗号目录号案卷号件号的四级编号方式。2.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限等内容，以便于档案的检索和利用。五、档案的保管（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗门窗等，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.档案应分类存放，不同类别、保管期限的档案应分别存放，便于查找和管理。2.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。3.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。（三）档案的清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确无误。清点工作每年至少进行一次，并做好记录。2.对档案的保管状况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等方面。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好记录。3.根据档案的保管期限和实际情况，对超过保管期限的档案进行鉴定和销毁，确保档案库房的整洁和档案信息的安全。六、档案的利用（一）利用范围及方式1.医院员工因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅医院档案。利用方式包括现场查阅、复印档案资料等。2.外部单位因工作需要查阅医院档案的，应按照相关规定办理查阅手续。查阅方式一般为现场查阅，特殊情况需复印档案资料的，应经医院档案管理部门负责人批准。（二）利用手续1.医院员工查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等，经所在科室、部门负责人签字同意后，报医院档案管理部门审批。2.档案管理部门对查阅、借阅申请进行审核，批准后发放档案查阅、借阅凭证，并按照规定提供档案查阅、借阅服务。3.查阅、借阅人员应严格遵守档案查阅、借阅规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案等。查阅、借阅结束后，应及时归还档案，并办理归还手续。（三）档案的保密与安全1.严格遵守档案保密制度，对涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案，应严格限制查阅范围，确保档案信息不被泄露。2.档案查阅、借阅场所应保持安静、整洁，无关人员不得进入。查阅、借阅人员离开查阅、借阅场所时，应将档案整理好，不得随意放置。3.加强对档案利用过程的监督管理，发现违规行为应及时制止，并按照相关规定进行处理。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由医院档案管理部门、相关业务科室负责人及档案专家组成的档案鉴定小组，负责对医院档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判定档案的保存价值。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，经档案鉴定小组鉴定后，编制档案销毁清册。（三）销毁程序1.档案销毁清册应经医院分管领导审批后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁工作应指定专人负责，在指定地点进行销毁。销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，无法恢复。3.销毁档案时，应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的医院档案信息化管理系统，实现档案的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化处理1.对医院纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰、完整。2.对数字化档案进行图像处理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高图像质量。3.建立数字化档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的集中存储和管理。（三）系统功能1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，方便档案管理人员进行日常工作。2.提供多种检索方式，如按关键词、题名、责任者、日期等检索，提高档案检索效率。3.具备档案权限管理功能，根据不同人员的职责和权限，设置相应的档案访问级别，确保档案信息安全。（四）数据安全与维护1.加强对档案信息化管理系统的数据安全保护，采取数据备份、数据加密、防火墙等技术措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.对档案数字化设备进行定期检查和维护，确保设备的正常使用。九、档案工作人员职责（一）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和医院档案管理制度，做好档案管理的各项工作。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的质量。3.做好档案的安全保管工作，定期检查档案库房的设施设备，确保档案的安全。4.开展档案的开发利用工作，为医院员工提供档案信息服务，积极主动地为医院各项工作服务。5.负责档案信息化管理系统的操作和维护，确保系统的正常运行。6.参与档案鉴定和销毁工作，按照规定做好档案鉴定和销毁的相关工作。7.完成医院领导交办的其他档案管理工作任务。（二）各科室、部门兼职档案员职责1.负责本科室、部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全、完整。2.定期将整理好的档案移交医院档案管理部门，并协助