建设期公司采购制度

PAGE建设期公司采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范建设期公司采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司项目建设的顺利推进，合理控制采购成本，保证所采购物资和服务的质量，维护公司的合法权益。2.适用范围本制度适用于建设期公司内所有与项目建设相关的物资采购、服务采购等活动，包括但不限于工程设备、原材料、办公用品、咨询服务、劳务外包等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及行业相关标准，确保采购行为合法合规。效益原则：在保证质量的前提下，通过科学的采购管理，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，确保竞争的充分性和透明度。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购的物资和服务符合项目建设要求。内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购流程各环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责1.采购决策机构采购决策小组：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，负责对重大采购项目进行决策，审议采购计划、采购预算、采购合同等重要事项。职责：审批采购制度、采购计划和预算。决策重大采购项目的供应商选择、采购方式等。协调解决采购过程中出现的重大问题。2.采购执行部门采购部门：负责具体采购业务的实施，包括采购计划的制定、供应商的寻找与评估、采购谈判、合同签订与执行等。职责：根据项目需求，编制采购计划，明确采购物资和服务的规格、数量、时间等要求。广泛收集供应商信息，建立供应商数据库，对供应商进行资格审查和评估。组织采购谈判，与供应商协商价格、交货期、质量标准等条款，签订采购合同。跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。定期统计采购数据，分析采购成本和效益，为采购决策提供依据。3.其他相关部门需求部门：提出项目建设所需物资和服务的具体需求，参与采购计划的制定和供应商的评估，配合采购部门进行验收等工作。质量部门：负责对采购物资和服务的质量进行检验和验收，确保符合相关标准和项目要求。财务部门：负责审核采购预算、支付货款等财务工作，对采购成本进行核算和控制，监督采购资金的使用情况。三、采购流程1.采购申请需求部门根据项目建设进度和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预计采购时间等信息，并提交至采购部门。采购申请表应经需求部门负责人审核签字，重大采购申请需经公司相关领导审批。2.采购计划制定采购部门收到采购申请后，结合库存情况、项目进度等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资和服务的名称、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。采购计划需报采购决策小组审批，经批准后的采购计划作为采购工作的执行依据。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对潜在供应商进行资格审查，收集其营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等相关资料，评估其是否具备供应能力和资质条件。采用实地考察、问卷调查、参考其他客户评价等方式，对供应商的生产能力、质量控制、售后服务等方面进行综合评估。根据评估结果，建立供应商名录，选择合格的供应商作为采购对象。对于重要物资和服务的供应商，应定期进行重新评估和更新。4.采购谈判采购部门与选定的供应商就采购物资和服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。谈判过程中应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判纪要，明确双方达成的共识和各项条款，并经双方代表签字确认。5.采购合同签订根据谈判达成的协议，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务，包括物资和服务的规格、数量、价格、交货期、质量验收标准、付款方式、违约责任等。采购合同经公司法律部门审核后，由采购部门与供应商签订。重大采购合同需经采购决策小组审批后签订。6.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达订单，明确交货时间、地点等具体要求，并跟踪订单执行情况。供应商应按照合同约定及时组织生产和供应，采购部门应与供应商保持密切沟通，协调解决可能出现的问题，确保物资按时、按质、按量交付。在物资交付前，采购部门提前通知质量部门准备验收工作。质量部门按照相关标准和合同要求对采购物资进行检验和验收，出具验收报告。如验收不合格，采购部门应及时与供应商协商处理，要求其采取补货、换货、退货等措施。7.付款结算财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项支付申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。采购部门应及时与财务部门核对采购业务相关信息，确保付款准确无误，并保存好付款凭证等相关资料。四、采购方式1.招标采购适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目，采用招标采购方式。招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标供应商。向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。2.竞争性谈判采购适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。谈判程序：成立谈判小组，由采购部门、需求部门、技术专家等人员组成。制定谈判文件，明确谈判项目的技术、商务要求等内容。邀请符合条件的供应商参加谈判，向其提供谈判文件。组织谈判，谈判小组与供应商就采购项目的价格、技术、服务等条款进行谈判。确定成交供应商，谈判小组根据谈判结果，推荐成交候选人，经采购决策小组确定成交供应商，并签订采购合同。3.询价采购适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价程序：向多家供应商发出询价通知书，明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求等内容。供应商在规定时间内报价，采购部门收集各供应商的报价文件。对供应商的报价进行比较和评估，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购程序：由采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。采购申请经采购决策小组审批同意后，与供应商进行协商，签订采购合同。五、采购预算管理1.预算编制采购部门根据项目建设计划和采购需求，结合市场价格行情，编制采购预算草案。采购预算应包括采购物资和服务的名称、规格、数量、预计单价、总价等内容。采购预算草案经财务部门审核后，提交采购决策小组审批。审批通过后的采购预算作为控制采购支出的依据。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序办理预算调整手续。财务部门对采购预算的执行情况进行监控，定期分析预算执行差异，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.预算调整当项目建设需求发生变化、市场价格波动较大等原因导致原采购预算无法满足实际采购需要时，采购部门应提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整内容及预计增加或减少的采购金额等，并附相关证明材料。采购预算调整申请经采购决策小组审批后，由财务部门对采购预算进行相应调整。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购过程中可能面临的风险进行识别，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。2.风险应对措施供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或银行保函；定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。质量风险：严格执行质量验收标准，加强对采购物资和服务的质量检验；选择质量信誉良好的供应商，要求供应商提供质量合格证明文件；与供应商签订质量保证协议，明确质量问题的处理方式。价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制；采用套期保值、签订长期合同等方式，锁定采购价格；在采购谈判中争取合理的价格调整条款。法律风险：加强对采购法律法规的学习和培训，确保采购行为合法合规；在采购合同签订前，由法律部门进行审核，防范合同法律风险。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门定期对采购制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等。采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，防止违规操作和腐败行为的发生。2.供应商监督对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行监督评价，定期向供应商反馈评价结果，要求其改进不足之处。建立供应商投诉处理机制，及时处理供应商和公司内部相关部门对采购活动的投诉和举报。3.考核