工程档案归档交接制度

PAGE工程档案归档交接制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，规范工程档案归档交接工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项至竣工验收全过程中形成的各类档案资料的归档交接管理。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等相关法律法规及行业标准制定。（四）定义1.工程档案：指在工程项目建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括项目前期文件、施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等。2.归档：将工程建设过程中形成的应归档保存文件材料，按照规定的归档范围、分类标准和组卷方法，整理成案卷，向公司档案管理部门移交的过程。3.交接：指工程档案在形成部门与档案管理部门之间以及档案管理部门内部不同环节之间的传递与接收过程。二、工程档案归档要求（一）归档范围1.项目前期文件项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。工程地质勘察报告、水文地质勘察报告等。建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工过程文件施工组织设计、施工方案、技术交底等。工程图纸会审记录、设计变更通知、工程洽商记录等。原材料及构配件质量证明文件、试验检测报告等。隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程质量事故报告及处理记录等。施工日志、工程进度报表及统计资料等。3.竣工图建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业竣工图。竣工图应加盖竣工图章，并由编制人、审核人签字确认。4.竣工验收文件工程竣工验收报告、工程质量评估报告、勘察设计质量检查报告等。工程竣工结算报告、工程决算审计报告等。工程竣工验收备案表、工程质量保修书等。（二）归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.施工过程文件应随工程进度同步整理归档，每月底前将当月形成的文件资料移交档案管理部门。3.竣工图应在工程竣工验收合格后三个月内归档。4.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内归档。（三）归档质量要求1.归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应分类准确，组卷合理，卷内文件排列有序。3.归档文件应采用耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。4.竣工图应与工程实际相符，图面整洁，线条清晰，标注规范。三、工程档案交接流程（一）交接准备1.档案形成部门应在文件资料整理完毕后，填写《工程档案交接清单》，详细列出档案的名称、数量、形成时间、整理情况等信息。2.档案管理部门应提前做好接收档案的准备工作，包括安排接收人员、准备存放场地和设备等。（二）交接手续1.档案形成部门与档案管理部门应在规定时间内进行交接，交接双方应在《工程档案交接清单》上签字确认。2.交接过程中，档案形成部门应向档案管理部门介绍档案的形成过程、内容及整理情况，档案管理部门应对档案进行核对检查，如发现问题应及时提出整改意见。（三）交接后的处理1.档案管理部门接收档案后，应按照本制度的要求进行分类、编号、装订、上架等整理工作，并录入档案管理系统，建立电子档案。2.档案管理部门应定期对工程档案进行清查盘点，确保档案资料的安全完整。四、工程档案管理职责（一）档案形成部门职责1.负责本部门工程项目档案资料的收集、整理、归档工作，确保档案资料的完整、准确、系统。2.按照本制度的要求，及时将整理好的档案资料移交档案管理部门，并办理交接手续。3.配合档案管理部门做好工程档案的查阅、利用等工作。（二）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、整理、保管公司所有工程项目档案资料，建立健全档案管理台账。3.负责对工程档案进行分类、编号、装订、上架等整理工作，并录入档案管理系统，建立电子档案。4.负责按照规定提供工程档案的查阅、利用服务，做好档案利用登记工作。5.负责对工程档案的安全保管情况进行检查，确保档案资料的安全完整。6.负责对档案形成部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案业务培训。（三）项目负责人职责1.负责本项目工程档案管理工作的组织领导，确保档案管理工作与工程建设同步进行。2.督促项目各部门及时做好档案资料的收集、整理工作，协调解决档案管理工作中存在的问题。3.对本项目工程档案的完整性、准确性、系统性负责。（四）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案资料的日常收集、整理、保管、查阅、利用等工作，确保档案资料的安全完整。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平和工作能力。五、工程档案查阅与利用（一）查阅范围公司内部人员因工作需要，可查阅与其工作相关的工程档案资料。（二）查阅手续1.查阅人应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并提供查阅服务。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门同意，并办理相关手续。（三）利用规定1.工程档案资料仅供公司内部使用，未经公司领导批准，不得向外单位提供或泄露。2.查阅人应爱护档案资料，不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。3.查阅人查阅档案后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。六、工程档案保密与安全管理（一）保密管理1.工程档案涉及公司商业秘密和技术秘密，档案管理人员应严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。2.档案管理人员应与查阅人签订保密协议，明确查阅人的保密义务。3.档案管理部门应采取必要的保密措施，如设置保密场所、限制查阅人员范围等，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应加强档案安全管理，建立健全档案安全管理制度，确保档案资料的安全完整。2.档案管理部门应配备必要的安全设施和设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期对档案进行检查和维护。3.档案管理人员应严格遵守档案管理操作规程，防止档案资料损坏、丢失。4.如发生档案安全事故，档案管理部门应及时报告公司领导，并采取有效措施进行处理，最大限度地减少损失。七、工程档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司工程档案管理信息系统，实现工程档案的电子化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案录入档案管理人员应将工程档案资料按照规定的格式录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.档案检索利用档案管理信息系统的检索功能，方便快捷地查找所需档案资料。3.档案利用通过档案管理信息系统，实现工程档案的在线查阅、下载、打印等功能，提高档案利用效率。4.数据备份定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.档案管理信息系统应具备完善的安全防护措施，防止数据泄露和被篡改。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的功能和性能满足公司档案管理工作的需要。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门工程档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司内部审计部门应定期对工程档案管理工作进行审计，检查档案管理工作是否符合本制度的要求，是否存在违规行为。（二）考核评价1.将工程档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对档案形成部门和档案管理人员的工作进行考核评