工程档案管理体系制度

PAGE工程档案管理体系制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和安全，便于工程建设、维护、管理及日后查阅利用，特制定本管理体系制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划、设计、施工、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集工程建设各阶段形成的文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.系统性原则：对档案进行科学分类、组卷，保持档案之间的有机联系。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案管理规章制度，并组织实施。2.对工程档案管理工作进行统筹规划、指导和监督检查。3.集中统一管理公司工程档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.组织开展工程档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目档案工作的组织、协调和指导，确保项目档案工作与工程建设同步进行。2.明确项目档案管理责任人，负责收集、整理本项目各阶段形成的档案资料，并及时移交档案管理部门。3.对项目档案的完整性、准确性和系统性负责，配合档案管理部门做好档案的审核、验收工作。（三）各参建单位职责1.按照合同要求，负责本单位承担工程项目档案的收集、整理、归档工作，并向项目建设部门移交。2.接受项目建设部门和档案管理部门的监督、检查，确保档案工作符合相关规定。（四）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度。2.负责工程档案的日常管理工作，做好档案的收集、整理、编目、上架、保管等工作，确保档案的安全和完整。3.积极开展档案利用工作，为公司工程建设、维护、管理等提供及时、有效的档案信息服务。4.定期对档案进行清查、核对，对破损、褪色的档案及时进行修复、复制。5.做好档案管理的统计工作，及时准确地填报各类档案统计报表。三、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案分为工程前期文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等四大类。1.工程前期文件项目立项文件：包括项目建议书、可行性研究报告、项目立项批复等。建设用地文件：如土地使用证、建设用地规划许可证等。勘察设计文件：工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。招投标文件：招标文件、投标文件、中标通知书等。合同文件：工程承包合同、监理合同、材料设备采购合同等。2.施工文件施工管理文件：施工组织设计、施工方案、技术交底等。施工技术文件：工程测量记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。施工物资资料：原材料、构配件、设备的质量证明文件、进场检验记录等。施工记录：工程日志、施工大事记等。施工试验记录：各种材料的试验报告、混凝土试块抗压强度试验报告等。3.竣工图建筑竣工图：包括建筑、结构、装饰装修等专业竣工图。安装竣工图：包括电气、给排水、消防、通风与空调等专业竣工图。4.竣工验收文件工程竣工验收报告：由建设单位组织设计、施工、监理等单位编制的工程竣工验收报告。工程质量保修书：明确工程质量保修范围、期限和责任等内容的文件。工程竣工结算文件：工程竣工结算书、结算审核报告等。（二）编号工程档案编号采用“项目编号分类代码流水号”的方式。1.项目编号：按照公司工程项目编号规则编制，用于标识具体工程项目。2.分类代码：根据工程档案分类，分别赋予不同的代码，如工程前期文件为“A”，施工文件为“B”，竣工图为“C”，竣工验收文件为“D”。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排流水号。例如：某工程项目的一份施工技术文件，其编号为“[项目编号]B001”。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.项目建设部门和各参建单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对工程建设过程中形成的电子文件，应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的格式规范、可读性强。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准对收集到的档案资料进行分类整理。2.每份档案应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。3.卷内文件应按照排列顺序依次编写页号，单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件正面在右下角、背面在左下角编写页号。4.不同载体的文件应分别整理，相互之间应建立关联标识。5.工程档案应编制案卷封面、卷内备考表等，案卷封面应包括档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级等内容。五、工程档案的归档与保管（一）归档1.项目建设部门应在工程建设项目完成后，及时组织对项目档案进行整理、审核，并向档案管理部门移交。2.档案管理部门在接收工程档案时，应按照归档要求进行认真核对，对不符合要求的档案应退回项目建设部门重新整理。3.工程档案应一式两份归档，一份由档案管理部门保管，一份由项目建设部门或相关部门留存备用。（二）保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.对纸质档案应进行分类上架保管，标识清晰，便于查找。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查、维护，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。六、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已归档的工程档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门及相关专业人员参加。3.鉴定小组应根据工程档案的重要性、保存价值等因素，按照国家有关规定和公司档案保管期限表，对档案进行逐卷鉴定。4.对保管期限已满或确无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，并填写档案鉴定销毁清册。（二）销毁1.档案鉴定销毁清册经公司主管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案丢失或泄密。3.销毁完毕后，监销人员应在档案鉴定销毁清册上签字，并将销毁情况报告公司主管领导。七、工程档案的利用（一）利用范围公司内部各部门因工程建设、维护、管理、审计、查阅历史资料等工作需要，可查阅利用工程档案。（二）利用程序1.查阅人应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合要求的予以批准，并提供相应的档案查阅服务。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档