山东文书档案管理制度

PAGE山东文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强山东地区文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用、保护和传承，为公司/组织的发展提供有力的信息支持，特制定本管理制度。（二）适应范围本制度适用于山东地区公司/组织内各部门形成的各类文书档案管理工作，包括但不限于纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责文书档案管理工作，对各类文书档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各项工作中形成的各类文书档案，确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要文件。4.保密性原则对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，科学分类、合理编号、规范整理，便于档案的查阅、检索和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构公司/组织设立档案管理部门（档案室），负责文书档案的集中管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司/组织的档案管理制度，制定和完善本部门档案管理工作的具体细则和流程。2.负责接收、收集、整理、分类、编号、装订、编目等工作，确保档案资料的齐全、完整、规范。3.建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存储。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁和移交工作。5.负责档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表，为公司/组织提供档案信息服务。6.积极开展档案利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案查阅、借阅等服务，做好利用登记和反馈工作。7.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。8.参与公司/组织的重大活动和重要项目，做好相关档案的收集、整理和归档工作。（三）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门文书档案的收集、整理和移交工作，确保档案资料及时、准确地移交至档案管理部门。2.在日常工作中，各部门应严格按照档案管理要求，规范文件的形成、办理和保管，确保文件材料的质量。3.积极配合档案管理部门开展档案管理工作，提供必要的支持和协助，共同做好公司/组织的档案管理工作。三、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与公司/组织有关的文件、指示、通知等。2.公司/组织内部形成的各类文件，包括但不限于公司章程、制度、会议纪要、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、合同协议、人事档案、财务档案等。3.下级单位上报的文件、报表、总结等。4.与公司/组织业务相关的外部文件，如合作协议、来往信函、调研报告等。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，定期移交至档案管理部门。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏或丢失。3.对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时移交档案管理部门进行处理。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于档案的管理和利用。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理，一般分为党群工作类、行政管理类、经营管理类（包括财务、合同等）、生产技术管理类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类等类别。3.采用年度机构（问题）保管期限的分类方法，对档案进行分类编号。例如，某份文件的编号为“2023行政部长期”，表示该文件是2023年行政部形成的，保管期限为长期。4.对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等信息，确保档案信息的准确、完整。5.对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保装订牢固、整齐美观。6.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行整理，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的可读性和可利用性。四、文书档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、除湿机、防虫药品、灭火器等。3.档案室应保持清洁、整齐、通风良好，严禁在档案室吸烟、存放易燃、易爆物品。（二）保管期限划分文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，列为永久保管。主要包括公司章程、制度、重要会议纪要、重大决策文件、重要合同协议、财务决算报告、人事任免文件等。2.长期保管的档案凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限一般为16年至50年。主要包括一般性会议纪要、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、合同协议、人事档案等。3.短期保管的档案凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限一般为5年以下。主要包括临时性文件、一般性报表、简报等。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、质量完好。2.发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失或损坏。4.严格执行档案借阅制度，借阅档案时应办理借阅手续，确保档案的安全归还。5.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁，销毁档案时应填写销毁清册，经批准后进行监销。五、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。3.对拟销毁的档案，应填写档案销毁鉴定表，详细说明档案的名称、文号、责任者、日期、保管期限、销毁原因等信息。4.档案销毁鉴定表经档案鉴定小组审核签字后，报公司/组织主管领导审批。（三）销毁程序1.经批准销毁的档案，应按照规定进行销毁。销毁纸质档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁；销毁电子档案时，应采用数据擦除等技术手段进行销毁，确保电子档案无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、文号、数量、销毁时间、销毁方式、监销人员等信息，销毁清册应永久保存。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。六、文书档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因工作需要查阅、借阅档案，须经公司/组织主管领导批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案公司/组织内部人员查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、文号、查阅目的等信息。档案管理人员应根据查阅登记表提供档案，并在查阅现场进行监督。2.借阅档案借阅档案时，借阅人应填写档案借阅申请表，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、借阅档案名称、文号、借阅期限、借阅目的等信息。档案借阅申请表经部门负责人签字同意后，报档案管理部门负责人审批。档案管理人员应根据审批结果办理借阅手续，向借阅人提供档案，并告知借阅人档案的保管要求和归还期限。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得随意涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。2.如需复印、拍照档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行操作。复印、拍照的档案资料应妥善保管，不得用于其他用途。3.借阅档案应按时归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应处理。4.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将本部门形成的电子文件收集齐全，按照规定的格式和命名规则进行整理，定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门应按照文书档案的分类方法，对电子文件进行分类整理，建立电子文件目录数据库，确保电子文件的有序存储和检索利用。3.对电子文件应进行元数据采集，元数据应包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、格式、大小、密级等信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在专用的存储设备上，存储设备应定期进行备份，备份存储介质应异地存放。2.电子档案存储环境应保持适宜的温度、湿度，防止电子设备因环境因素损坏。3.建立电子档案保管制度，定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的安全存储。（三）电子档案的利用1.电子档案的利用应通过公司/组织内部的档案管理系统进行，档案