少年宫学校档案管理制度

PAGE少年宫学校档案管理制度一、总则（一）目的为加强少年宫学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、管理、科研及各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于少年宫学校各部门、各班级及全体教职工和学生在工作、学习、活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指少年宫学校在教育教学、行政管理、师资队伍建设、学生成长记录等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集学校工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定学校档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。4.开展档案信息开发利用工作，为学校各项工作提供档案资料查询、借阅等服务。5.组织档案人员的业务培训，提高档案管理水平。6.负责向教育主管部门和相关部门报送档案统计报表。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门在工作中形成的各类文件材料的收集、整理、立卷，并定期移交学校综合档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的完整和安全。3.配合学校综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行岗位职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。4.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关颁发的与学校有关的文件、指示、规定、通知等。2.学校制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.学校党、政、工、团等组织的会议文件、记录、纪要等。4.学校教学、科研、师资队伍建设等方面的文件、资料、成果等。5.学校招生、学生学籍管理、奖惩等方面的文件、材料。6.学校基本建设、固定资产管理等方面的文件、图纸、合同等。7.学校外事活动、对外交流等方面的文件、资料。8.教职工个人业务档案，包括学历证书、学位证书、职称评定材料、培训记录、考核材料等。9.学生个人档案，包括入学登记表、成绩单、体检表、奖惩记录等。10.学校举办的各类活动的文件、照片、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件内容真实、字迹清晰、签字盖章齐全。3.对于重要文件和资料，应及时备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案：按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.教学档案：按照教学管理、教学研究、教师业务、学生学籍等类别进行分类整理。3.科研档案：按照科研项目、科研成果等类别进行分类整理。4.基建档案：按照工程项目、阶段进行分类整理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等。5.设备档案：按照设备型号、类别进行分类整理，包括设备购置文件、安装调试文件、使用维护文件等。6.声像档案：按照载体形式、内容进行分类整理，编制目录和说明。7.实物档案：按照实物类别进行分类整理，建立实物档案清单。四、档案的保管（一）保管场所学校综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等要求，保持适宜的温度和湿度。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。（三）档案上架档案整理完毕后，应及时上架保管，按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少一次，检查档案的保管状况，发现问题及时采取措施解决。对破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。五、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因教学、科研、个人业务等需要查阅档案。3.学生因学籍管理、成绩查询等需要查阅档案。4.外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校主管领导批准。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要确需借出档案的，须办理借阅手续，注明借阅期限，按时归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。（三）利用手续1.校内人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.校外人员查阅档案，需持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校主管领导批准后，方可查阅。3.借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如有特殊情况需要延长，须办理续借手续。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等进行详细登记，以便统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合学校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从学校工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校主管领导、综合档案室负责人及相关部门负责人组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件逐页进行审查，分析其内容和价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、保管期限、利用情况等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经学校主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并进行现场监督。销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字。4.《档案销毁清册》应永久保存。七、电子档案管理（一）电子档案定义电子档案是指少年宫学校在各项工作中形成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）电子档案收集与整理1.各部门应及时收集本部门工作中形成的电子文件，确保电子文件的齐全完整。2.电子文件应按照档案整理原则进行分类整理，建立电子档案目录数据库。3.对电子文件应进行格式转换、加密等处理，确保电子文件的可读性和安全性。（三）电子档案保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放。2.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可用性。3.建立电子档案访