小学档案管理制度文库

PAGE小学档案管理制度文库一、总则（一）目的为加强我校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各班级在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集学校工作中形成的各类档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以校长为组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹规划学校档案工作，制定档案工作发展规划和规章制度，协调解决档案工作中的重大问题。（二）档案室学校设立档案室，配备专职档案管理人员。档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全学校档案管理制度。2.负责接收、整理、保管学校各部门移交的档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，编制检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定进行档案的销毁工作。5.积极开展档案信息开发利用工作，为学校各项工作提供服务。6.负责档案管理设备的维护和管理，确保档案管理工作的正常开展。（三）各部门兼职档案员各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应接受学校档案室的业务指导和培训，按照学校档案管理制度的要求，做好本部门档案的管理工作。三、档案的收集（一）收集范围1.上级机关文件：包括上级教育主管部门、政府部门发来的与学校工作相关的文件、通知、通报等。2.学校行政文件：学校制定的各项规章制度、工作计划、工作总结、会议记录、请示报告等。3.教学档案：教学计划、教学大纲、教案、课件、学生成绩册、教学质量分析报告等。4.学生档案：学生入学登记表、学籍卡片、成绩单、奖惩记录、毕业生登记表等。5.教师业务档案：教师个人基本情况、教学工作量、教学成果、科研成果、进修培训记录等。6.学校财务档案：财务预算、决算、会计凭证、账簿、报表等。7.学校基建档案：学校建设项目的规划、设计、施工图纸、竣工验收报告等。8.学校设备档案：学校购置的各类设备的说明书、合格证、保修卡、维修记录等。9.学校荣誉档案：学校获得的各级各类荣誉证书、奖杯、奖牌等。10.其他档案：学校组织的各类活动的相关资料、照片、录像等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的档案材料，确保档案的齐全和完整。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行整理和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。4.各部门兼职档案员应定期将收集的档案材料移交学校档案室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.教学档案：按照学科年级类别进行分类。3.学生档案：按照年级班级进行分类。4.教师业务档案：按照教师个人进行分类。5.财务档案：按照年度类别进行分类。6.基建档案：按照项目阶段进行分类。7.设备档案：按照设备名称型号进行分类。8.荣誉档案：按照荣誉类别年度进行分类。（三）编号规则1.文书档案：年度代号采用公元纪年，如“20XX”；保管期限分为“永久”“长期”“短期”；机构（问题）代码根据学校实际情况编制。2.教学档案：学科代码按照教育部规定的学科分类标准编制；年级代码用阿拉伯数字表示；类别代码根据教学档案的具体内容编制。3.学生档案：年级代码用阿拉伯数字表示；班级代码按照学校班级编号编制。4.教师业务档案：教师编号按照学校教师管理系统中的编号编制。5.财务档案：年度代号采用公元纪年，如“20XX”；类别代码根据财务档案的具体内容编制。6.基建档案：项目代码按照学校建设项目的编号编制；阶段代码根据基建项目的不同阶段编制。7.设备档案：设备名称代码根据设备的名称编制；型号代码按照设备的型号编制。8.荣誉档案：荣誉类别代码根据荣誉的类别编制；年度代号采用公元纪年，如“20XX”。（四）编目要求1.编制档案目录：按照分类编号顺序，编制档案目录，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目。2.编写档号章：档号章应填写档案编号、年度、保管期限等内容，盖在档案首页的右上角。3.装订档案：按照档案的分类顺序，对档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。五、档案的保管（一）保管条件1.档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、除湿机、空调、灭火器等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案存放1.按照档案的分类编号顺序，将档案存放在档案柜或档案架上，确保档案存放有序，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份存储设备应异地存放。（三）档案保管期限1.永久保管：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映学校局部工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）档案定期检查1.档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。2.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、更换防虫药物、调整库房温湿度等。3.每年应对档案进行一次全面检查，并做好检查记录。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行定期鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由学校档案室负责人、各部门兼职档案员和相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定档案的存毁。2.综合鉴定法：结合档案的形成时间、来源、保管期限、利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定档案的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清册，注明档案的编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清册经学校档案管理领导小组审核批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应在指定地点，由专人负责监销。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。七、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案。2.学校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案。3.外单位因工作需要，经学校档案管理领导小组批准，可查阅、借阅学校相关档案。（二）利用手续1.校内查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等内容，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅、借阅。2.外单位查阅、借阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、日期、用途等内容，经学校档案管理领导小组批准后，到档案室查阅、借阅。3.查阅、借阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案，应经档案室负责人同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、拆散档案。（三）利用反馈1.档案利用者应在利用档案后，及时将档案归还档案室，并填写档案利用效果反馈表，反馈档案利用的情况和效果。2.档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，总结档案利用工作的经验和不足，不断改进档案利用工作。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立学校档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化档案采集1.对学校现有的纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.对电子文件进行规范整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、存储。（三）档案管理信息系统功能1.档案录入：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等内容。2.档案查询：提供多种查询方式，如按档案编号、题名、责任者、日期等进行查询，方便用户快速查找所需档案。3.档案借阅：实现档案借阅的在线申请、审批和管理，记录借阅人员、借阅时间、归还时间等信息。4.档案统计：对档案的数量、种类、利用情况等进行