小学档案管理员制度规范

PAGE小学档案管理员制度规范一、总则（一）目的为加强小学档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、管理及各项工作中的作用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于本校全体档案管理人员以及涉及档案管理工作的各部门和人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映学校各项工作的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校各项工作提供便捷服务。二、档案管理人员职责（一）档案管理员岗位主要职责1.负责学校各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目、上架，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.积极开展档案信息开发利用工作，为学校领导决策、教学科研、行政管理等提供档案资料支持。7.指导各部门兼职档案员做好档案收集、整理和归档工作。（二）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作。2.在规定时间内将整理好的文件材料移交学校档案管理员。3.协助档案管理员开展档案管理相关工作，如档案清查、统计等。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关文件：包括上级教育主管部门、政府部门发来的与学校有关的各类文件、通知、通报等。2.学校行政文件：学校党、政、工、团等组织形成的各类文件，如会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等。3.教学文件：教学计划、教学大纲、教案、教材、试卷、学生成绩册等。4.科研文件：科研项目申报书、研究报告、学术论文、获奖证书等。5.人事档案：教职工履历表、工资档案、考核材料、职称评定材料、奖惩材料等。6.学生档案：学生登记表、学籍卡、成绩单、毕业生登记表等。7.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。8.基建档案：学校基本建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件材料。9.设备档案：学校购置的教学设备、办公设备等的购置合同、说明书、维修记录等。10.声像档案：学校重大活动、会议、教学实践等形成的照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、签署完备、格式规范。3.对电子文件应同时收集其存储载体，并确保其可读性和完整性。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案的类别和保管期限进行分类整理。3.采用年度机构（问题）保管期限的分类方法。年度：以文件形成的年度为依据进行划分。机构（问题）：按照学校内部机构或问题进行分类。保管期限：根据文件的重要程度和保存价值，分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种保管期限。4.对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表。5.装订成册的文件材料，应拆除金属物，采用三孔一线的方法装订。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.各部门兼职档案员将整理好的文件材料定期移交学校档案管理员。2.档案管理员对移交的档案进行检查、核对，符合要求的予以接收。3.对接收的档案进行进一步整理、编目，编制档案检索工具，然后上架存放。（二）保管期限划分1.永久保管的档案：学校制定的重要规章制度、会议记录、工作计划、工作总结等。学校历史沿革、大事记等。上级机关颁发的属于学校主管业务并要贯彻执行的重要文件。学校重要的请示、报告、批复等文件。学校机构设置、撤并、名称更改等文件材料。教职工的任免、奖励、处分等重要文件。学校基本建设项目的重要文件材料。学校获得的重要荣誉证书、奖杯等。2.长期保管的档案：学校一般性的规章制度、会议记录、工作计划、工作总结等。教学、科研、人事、财务等方面的重要文件材料。学校与外单位签订的重要合同、协议等。学生学籍档案、毕业生档案等。学校设备购置、维修等文件材料。3.短期保管的档案：学校一般性的文件材料，如一般性通知、简报等。临时性的工作计划、总结等。学生的一般性成绩册、健康档案等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。2.档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引。3.对纸质档案应采取防潮、防虫、防鼠等措施，定期进行检查和消毒。4.对电子档案应定期进行备份，存储载体应妥善保管，防止损坏和丢失。5.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全。五、档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅档案。2.教职工因教学、科研、职称评定等需要查阅本人或相关档案。3.学生因转学、升学、就业等需要查阅本人档案。4.校外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校主管领导批准。（二）利用手续1.校内查阅档案，需填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理员处查阅。2.查阅本人档案，由本人直接到档案管理员处办理查阅手续。3.校外单位查阅档案时，需持单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容等，经学校主管领导批准后，由档案管理员陪同查阅。4.查阅档案应在档案阅览室进行，如需借出，须经档案管理员同意，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过两周。归还时，档案管理员应认真检查档案是否完好无损。（三）利用登记与统计1.档案管理员应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为学校档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则。2.成立档案鉴定小组，由学校分管领导、档案管理员、相关部门负责人等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定方法与标准1.对保管期满的档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保存意义，确定其存毁。2.对仍有保存价值但已失去继续保存意义的档案，可进行缩微、数字化等处理后继续保存。3.对已无保存价值的档案，经档案鉴定小组审核，报学校主管领导批准后予以销毁。（三）销毁程序1.编制销毁清册，注明档案的名称、卷号、保管期限、数量等。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁彻底。3.监销人应