审计署机关档案管理制度

PAGE审计署机关档案管理制度一、总则1.1目的为加强审计署机关档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为审计工作及各项事业发展提供有力支持，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于审计署机关各部门及所属单位的档案管理工作。1.3基本原则档案管理遵循集中统一管理、真实完整、科学分类、安全保密、方便利用的原则。1.4管理职责审计署办公厅负责机关档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导。各部门指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。档案管理人员负责档案的日常管理、维护及提供利用服务。二、档案的收集与整理2.1收集范围1.审计业务档案：包括审计项目计划、审计通知书、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计移送处理书等与审计项目实施全过程相关的文件材料。2.行政管理档案：涵盖机关各类会议文件、工作计划与总结、规章制度、请示与批复、统计报表、人事档案、财务档案、外事档案等行政管理活动中形成的文件材料。3.基建档案：涉及机关新建、改建、扩建工程项目的立项审批文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。4.设备档案：有关机关购置的各类设备的申购审批文件、合同协议、技术资料、维护记录等。5.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据、图表等，包括办公自动化系统生成的文件、审计业务软件产生的数据等。2.2收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保齐全完整。2.对于重要会议、重大审计项目等形成的临时文件材料，应在活动结束后及时整理收集，避免散失。3.电子文件应按照相关规定进行实时收集和备份，确保数据的真实性、完整性和可读性。2.3整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等特征进行分类。一般分为审计业务类、行政管理类、基建类、设备类、电子档案类等一级类目，在一级类目下再根据具体情况设置二级及以下类目。2.编号：对每份档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码和件号组成。全宗号由审计署办公厅统一设定；年度为文件形成的自然年度；保管期限分为永久、长期、短期；机构（问题）代码根据档案所属部门或问题类别确定；件号为每份档案在其分类排列中的顺序号。3.编目：编制档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，以便于查找和管理。三、档案的保管3.1保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施条件，并保持适宜的温度和湿度。3.2档案装具采用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，应根据档案的类别、保管期限等进行合理排列，便于存取和管理。3.3档案整理与上架档案整理完成后，应及时上架存放，做到排列有序、标识清晰。同时，建立档案存放位置索引，方便快速查找档案。3.4档案保管期限划分1.永久保管：凡是反映审计署主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：主要是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管：主要是在较短时间内对本机关有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。3.5档案定期清查每年定期对档案进行清查，检查档案的数量、质量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好清查记录。四、档案的利用4.1利用范围本机关工作人员因工作需要查阅档案；外单位因工作需要，依照国家有关规定查阅审计署机关档案。4.2利用手续1.本机关工作人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容、范围等，经审计署办公厅负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。4.3利用方式1.查阅：档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案供利用者查阅。查阅时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制：利用者如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误后提供给利用者。4.4利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、内容、期限、归还情况等，以便对档案利用进行跟踪和统计分析。五、档案的鉴定与销毁5.1鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由审计署办公厅负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。5.2鉴定标准依据档案保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行全面鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁意见。5.3鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的档号、文号、题名、责任者、日期、保管期限等信息。5.4销毁审批《档案销毁清册》经审计署办公厅负责人审核，报审计署主要领导批准后，方可实施销毁。5.5销毁实施档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。监销人员应对销毁过程进行严格监督，确保档案彻底销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。六、电子档案管理6.1电子档案的收集与整理1.各部门应按照电子文件归档要求，及时将办理完毕、具有保存价值的电子文件收集齐全，并进行整理。2.电子文件应按照其形成规律和特点，进行分类、编号、编目等整理工作，确保电子档案的系统性和完整性。6.2电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和可用性。2.对重要的电子档案应进行备份，备份方式可采用异地存储、磁带备份等多种形式，备份数据应定期进行恢复测试，确保备份数据的完整性和可恢复性。6.3电子档案的利用1.建立电子档案利用系统，为利用者提供便捷的查阅和利用服务。利用者可通过网络远程查阅电子档案，但需遵守相关的利用规定和权限管理。2.对电子档案的利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、查阅时间、内容等，以便进行统计分析和审计监督。电子档案的鉴定与销毁1.电子档案的鉴定工作应与纸质档案鉴定工作同步进行，按照相同的鉴定标准和程序，确定电子档案的存毁。2.对拟销毁的电子档案，应在确保数据彻底删除且无法恢复的情况下进行销毁，并做好销毁记录。七、档案信息化建设7.1建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为审计工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。7.2基础设施建设加强档案信息化基础设施建设，配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等，满足档案管理信息化的需求。7.3档案管理系统建设1.选用功能完善、安全可靠的档案管理系统，实现档案的收集整理、存储保管、查阅利用、鉴定销毁等全过程的信息化管理。2.对档案管理系统进行持续优化和升级，不断完善系统功能，提高系统的稳定性和易用性。7.4数据资源建设1.加强档案数据的采集和录入工作，确保档案数据的准确、完整。2.建立档案数据库，对各类档案数据进