学生档案建立与管理制度

PAGE学生档案建立与管理制度一、总则（一）目的为了规范学生档案的建立与管理工作，确保学生档案的真实、完整、准确和安全，为学校教育教学、学生管理、升学就业等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生档案的建立、整理、保管、查阅、转递等工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映学生的学习、生活、成长等实际情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的信息资料，确保档案资料的齐全。3.准确性原则：档案信息准确无误，避免虚假、错误信息。4.保密性原则：严格保护学生档案的隐私，防止信息泄露。二、档案内容（一）学生基本信息1.个人基本情况：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.学籍信息：入学时间、毕业时间、所在班级、学号、学籍变动情况等。（二）学习成绩1.各学期课程考试成绩，包括必修课、选修课成绩。2.学业水平测试成绩、各类竞赛获奖成绩等。（三）奖惩情况1.校内表彰奖励，如三好学生、优秀学生干部、奖学金获得者等。2.校内违纪处分，如警告、严重警告、记过、留校察看等。3.校外表彰奖励与违纪情况。（四）综合素质评价1.思想道德素质评价，包括政治表现、道德品质、行为规范等。2.学业水平评价，如学习态度、学习能力、学习效果等。3.身心健康评价，包括体育锻炼、心理健康状况等。4.艺术素养评价，如艺术特长、艺术作品等。5.社会实践与创新能力评价，包括社会实践活动、科技创新成果等。（五）社会实践活动记录1.志愿服务活动记录，包括服务时间、服务内容、服务对象等。2.社区实践活动记录，如社区调研、社区服务项目等。3.学校组织的各类社会实践活动记录。（六）体质健康测试记录1.每年的体质健康测试成绩，包括身高、体重、肺活量、视力、体能测试等项目成绩。2.体质健康测试的异常情况记录及处理情况。（七）毕业生就业信息1.就业意向、就业单位、就业时间等。2.就业协议签订情况、就业报到证信息等。（八）其他重要资料1.学生的获奖证书、荣誉证书复印件。2.学生的体检报告、心理健康评估报告等。3.学生的特殊情况说明及相关证明材料。三、档案建立（一）档案材料收集1.班主任负责收集本班学生的各项档案材料，在每学期开学初和学期末定期进行整理。2.任课教师负责提供学生的学习成绩等相关材料，并及时交至班主任处。3.学校各职能部门负责提供涉及学生的奖惩、综合素质评价、社会实践活动等相关材料，并按规定时间报送至档案管理部门。（二）档案材料审核1.班主任对收集到的档案材料进行初步审核，确保材料的真实性和完整性。2.档案管理部门对各班级报送的档案材料进行集中审核，对不符合要求的材料及时反馈给相关部门或个人进行补充或修正。（三）档案整理与装订1.审核通过的档案材料按照类别和时间顺序进行整理，每类材料用标签注明。2.采用统一规格的档案袋或档案盒进行装订，在档案袋或档案盒上注明学生姓名、班级、学号等信息。（四）档案录入与电子化管理1.建立学生档案电子数据库，将档案中的重要信息录入系统，实现档案信息的电子化管理。2.定期对电子档案进行备份，确保数据安全。四、档案保管（一）保管场所1.学校设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度调节设备等。2.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，确保档案安全。（二）保管期限1.学生在校期间的档案永久保存。2.毕业生档案在学生毕业后按照相关规定保管一定期限，一般为[X]年。（三）档案保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制。五、档案查阅（一）查阅权限1.学生本人有权查阅自己的档案，但需填写查阅申请表，经班主任和档案管理部门批准后，在指定地点查阅。2.学校内部因工作需要查阅学生档案的，需经相关部门负责人批准，并办理查阅登记手续。3.校外单位或个人因特殊原因需要查阅学生档案的，必须持有单位介绍信或相关证明，经学校主管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经审批后，档案管理人员按照规定提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后应及时归还档案。（三）查阅记录1.建立档案查阅登记台账，详细记录查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅登记台账应妥善保管，以备查询。六、档案转递（一）转递范围1.学生毕业时，档案按照规定转递至就业单位、升学学校或生源地档案管理部门。2.学生转学、休学、退学等学籍变动时，档案相应进行转递。（二）转递程序1.档案管理部门根据学生的转递信息，开具档案转递通知单。2.档案采用机要交通或专人送取的方式进行转递，确保档案安全、及时送达。3.接收单位收到档案后，应在档案转递通知单回执上签字盖章，并及时反馈给学校档案管理部门。（三）转递记录1.建立档案转递记录台账，记录档案转递时间、转递方式、转递去向、接收单位等信息。2.档案转递记录台账应长期保存，以备查询。七、档案安全与保密（一）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备，确保档案安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，减少损失。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保